Checklist para organizar un mercado de antigüedades

Un mercado de antigüedades necesita más coordinación que una simple fila de puestos. Antes de anunciarlo, debes tener cerrados el recinto, los permisos, el seguro y las condiciones de venta. Después vienen las inscripciones, la distribución de los expositores, los pagos y la logística de carga, aparcamiento y electricidad. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios del mercado
2 personas
Reservar el recinto y el terreno del mercado
2 personas
Solicitar permisos y notificaciones
Comprobar los datos del seguro
Hacer el plano de los puestos del recinto
2 personas
Fijar las condiciones de venta
2 personas
Crear el formulario de inscripción para los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el mercado en línea
Repartir folletos y pósters
3 personas
Contactar con los expositores
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar puestos a los expositores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Elaborar la lista de contactos de los expositores
Elaborar el plan de aparcamiento y carga
2 personas
Definir los puntos de corriente y el recorrido de cables
2 personas
Reservar el catering
Reservar instalaciones de aseo
Confirmar los materiales de alquiler
Determinar la forma de pago para los expositores
2 personas
Pedir cambio en efectivo
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
Enviar información a los expositores
Comprobar el pronóstico del tiempo y el plan
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Llevar materiales al lugar
4 personas
Preparar la caja y el material de pago
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
4 personas
Delimitar y señalizar el recinto
3 personas
Montar puestos y mesas
6 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Montar el punto de café y bebidas
3 personas
Preparar aperitivos y bocadillos
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Revisar el recinto y los stands
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger residuos y envases vacíos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar ventas y caja
2 personas
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos y las mesas
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Llevar los materiales al almacén
4 personas
Dejar el recinto libre de residuos
4 personas
Lavar la vajilla y el material de cocina
2 personas
Limpiar el recinto y el área sanitaria
3 personas
Retirar los residuos por separado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Retirar las señales de tráfico y de información
2 personas
Gestionar la fianza y los pagos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
Registrar objetos perdidos
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 18
Mesascant. 8
Sillascant. 30
Mesas plegablescant. 4
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 6
Cubos expositorescant. 12
Mesas con mantelcant. 2

Equipo

Datáfonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Lámparas móvilescant. 8
Linternascant. 4
Cajas de efectivocant. 3
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Banners de mercadocant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Carteles con número de standcant. 20
Etiquetas de preciocant. 300
Pizarrascant. 6
Decoración de mesacant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 6

Cocina

Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Bolsas isotérmicascant. 6
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenajecant. 10

Limpieza

Papeleracant. 10
Pinzas para residuoscant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y el recinto antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 8 semanas para tramitar permisos, revisar el seguro y preparar el plano de los puestos.
Envía a cada expositor la información operativa al menos 7 días antes: número de puesto, hora de descarga, acceso, aparcamiento, forma de pago y normas de venta.
Prepara el plano pensando también en las mesas, percheros, cubos expositores y pasillos. Deja definidos los puntos de corriente y el recorrido de los cables antes de montar las carpas.
No dejes los pagos para el día del mercado. Confirma con antelación si aceptarás datáfonos o efectivo y pide cambio suficiente para las primeras horas.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y comunica el plan alternativo. Comprueba también aseos, materiales de alquiler, iluminación, señalización y el acceso para la carga.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de antigüedades?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha prevista. Ese margen permite reservar el recinto, solicitar permisos, confirmar el seguro y captar expositores sin concentrar todo el trabajo en los últimos días.
¿Cuándo debo enviar la información a los expositores?: Envíala al menos 7 días antes del mercado y vuelve a confirmar los datos 48 horas antes. Incluye el número de puesto, la hora de llegada, las instrucciones de carga, el aparcamiento, los pagos y el contacto de la organización.
¿Qué hay que preparar para la electricidad de los puestos?: Define los puntos de corriente y el recorrido de los cables antes de elaborar el montaje. Prevé alargadores, enrollacables y regletas, y comprueba cada conexión durante el montaje, como mínimo 2 horas antes de abrir.
¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y activar el plan alternativo?: Haz una primera revisión 48 horas antes y una última la víspera. Si el pronóstico compromete las carpas, la carga o la seguridad de los visitantes, comunica el cambio a los expositores antes de que salgan hacia el recinto.

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