Checklist pour organiser un marché asiatique

Un marché asiatique demande plus qu’une liste d’exposants et quelques stands. Il faut verrouiller le lieu, les autorisations, l’électricité, la circulation du public et les besoins de chaque vendeur avant de communiquer la date. Cette checklist de 67 tâches et 78 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à contrôler les derniers détails : produits frais, boissons, vaisselle, signalétique et météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander les autorisations
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver l’alimentation électrique
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Inventorier les stands de vente
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
Étiqueter les stands et les tentes
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer des amuse-bouches
4 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Accompagner les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Tester les caisses et les points de paiement
2 personnes
Vérifier la présentation des plats
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes
Garder les informations diététiques visibles
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer la dernière commande
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 8
Nappesqté 20
Chariots de transportqté 3
Tables de caisseqté 4
Armoires de rangementqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 60
Baguettesqté 150
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Thermosqté 6
Microphones mainqté 2
Mégaphonesqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Batteries externesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Bacs de rangementqté 20
Pinces de cuisineqté 8
Thermomètres alimentairesqté 4
Pains de glaceqté 24
Caissesqté 20

Décoration

Fanions asiatiquesqté 8
Lampions en papierqté 30
Nattes en bambouqté 12
Éventails décoratifsqté 20
Décoration de tableqté 20
Panneaux en ardoiseqté 12
Tapis d'entrée rougesqté 2
Sets de table en bambouqté 30
Fleurs artificiellesqté 20
Parasols décoratifsqté 6
Braceletsqté 350
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs à vaisselleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Raclettes de solqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8
Autocollants de tri des déchetsqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Serpillièresqté 4
Essuie-toutqté 12
Tapis de toilettesqté 4

Catering

Courses
Pailles réutilisablesqté 100
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 8
Panneaux de menuqté 12
Cartes allergènesqté 20
Listes de prixqté 20

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour réserver l’espace, obtenir les accords nécessaires et organiser l’alimentation électrique.
Demandez aux exposants leurs besoins dès l’inscription : puissance électrique, emplacement, tables, tente, accès au parking et besoins alimentaires. Confirmez les attributions au plus tard 10 jours avant le marché.
Dessinez le plan des stands avant d’envoyer les informations pratiques. Gardez des passages d’au moins 1,20 m et prévoyez un emplacement clairement identifié pour chaque vendeur, avec panneaux et étiquettes prêts la veille.
Ne commandez pas les produits frais trop tôt : faites les courses 24 à 48 heures avant l’ouverture et récupérez les aliments frais le jour précédent. Refroidissez les boissons à l’avance dans les glacières ou équipements prévus.
Faites une vérification technique la veille : tentes, tables, rallonges, multiprises, passe-câbles, machines à café et plaques à induction. Contrôlez aussi la vaisselle réutilisable et préparez les panneaux de direction avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché asiatique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, demander les autorisations, recruter les exposants, publier les inscriptions et confirmer la logistique.
Quand faut-il contacter les exposants d’un marché asiatique ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis confirmez leur participation et leur emplacement environ 10 jours avant. Demandez dès le départ leurs besoins en électricité, mobilier et accès.
Quand acheter les produits frais pour un marché asiatique ?: Achetez les produits non périssables quelques jours avant, puis récupérez les produits frais 24 heures avant l’ouverture. Gardez les boissons au frais suffisamment tôt pour qu’elles soient prêtes dès le début du marché.
Quel matériel prévoir pour les stands d’un marché asiatique ?: Prévoyez pour chaque stand le mobilier nécessaire, une signalétique lisible et, si besoin, une alimentation électrique sécurisée. Vérifiez les rallonges, multiprises et passe-câbles la veille, avec une marge de 10 % si plusieurs vendeurs utilisent des appareils.

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