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Checklist pour organiser un marché artisanal

Un marché artisanal demande une préparation suivie, car les exposants, le lieu et le matériel doivent être coordonnés dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis ouvre les inscriptions avant de finaliser le plan des stands. Dans les dernières semaines, concentre-toi sur les besoins des exposants, les bénévoles, la signalétique et la sécurité. Cette checklist rassemble les 65 tâches et 53 fournitures du plan, jusqu’au contrôle du site le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Dessiner le plan du marché

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Distribuer la promotion locale

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Planifier les bénévoles

    2 personnes

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Créer l’itinéraire et le plan

  • Imprimer le plan de sécurité

  • Préparer les numéros de stand

    2 personnes

  • Créer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Imprimer la signalisation

  • Vérifier les stocks

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

  • Rappeler les exposants

Événement

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Réceptionner la livraison

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les stands du marché

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Installer la décoration du stand

    3 personnes

  • Installer la signalisation

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Réceptionner les supports de stand

    3 personnes

  • Attribuer les emplacements des stands

    2 personnes

  • Distribuer les badges nominatifs

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Aménager la table de vente

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle du son

    2 personnes

  • Annoncer l'ouverture

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Fournir les informations

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier les stocks

  • Allumer l’éclairage du soir

    2 personnes

  • Encadrer la fermeture des stands

    3 personnes

  • Accompagner les derniers visiteurs

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Rassembler les tables et les chaises

    4 personnes

  • Couper l’électricité

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le matériel

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Informer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 6
  • Stands de marchéqté 18
  • Tables pliantesqté 12
  • Tables de bièreqté 6
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 8
  • Nappesqté 24
  • Poids de standqté 36
  • Bacs de rangementqté 12

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 250
  • Tasses à caféqté 100
  • Plateauxqté 100
  • Assiettesqté 150
  • Fourchettes à gâteauqté 150
  • Cuillères à caféqté 100
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Pinces de serviceqté 8
  • Louchesqté 6
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 8

Équipement

  • Rallongesqté 10
  • Multiprisesqté 8
  • Rallonges à enrouleurqté 4
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphone
  • Cônesqté 20
  • Ruban de balisageqté 4
  • Lampes de pocheqté 6
  • Boîtes à outilsqté 2
  • Échellesqté 2

Éclairage

  • Guirlandes LEDqté 8
  • Lampes LEDqté 12
  • Lampes à pilesqté 6

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Jardinièresqté 10
  • Panneaux en ardoiseqté 8
  • Décorations de tableqté 12
  • Numéros des standsqté 18
  • Badges nominatifsqté 60
  • Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Sets de serpillièreqté 3
  • Balayette et pelleqté 4
  • Balais à mainqté 4
  • Spray nettoyantqté 4
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Chiffons réutilisablesqté 20

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque la date et le lieu avant de contacter les exposants. Vérifie les autorisations nécessaires au moins 6 à 8 semaines à l’avance, car elles peuvent conditionner le plan du marché et les horaires d’installation.
  • Demande les informations pratiques dès l’inscription : dimensions du stand, besoin électrique, mobilier souhaité et besoins alimentaires. Relance les exposants qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant le marché.
  • Dessine le plan des stands avant d’imprimer les numéros et la signalétique. Prévois des passages dégagés, une zone clairement visible pour l’accueil et un itinéraire compréhensible dès l’entrée.
  • Réserve les tentes, tables, chaises et poids de stand assez tôt, surtout si plusieurs exposants doivent être installés le même jour. Prépare aussi les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur dans des bacs séparés pour accélérer l’installation.
  • Organise le dernier contrôle la veille : boissons refroidies, machines à café et bouilloires disponibles, badges imprimés, plan de sécurité affiché et matériel regroupé. Le jour J, rappelle les consignes aux bénévoles avant l’arrivée des premiers exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un marché artisanal de taille moyenne. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, recruter les exposants, planifier les bénévoles et préparer la signalétique.
Quand contacter les exposants pour un marché artisanal ?
Lance les premiers contacts 6 à 8 semaines avant l’événement. Ferme les inscriptions environ 3 semaines avant, puis confirme définitivement les exposants 7 à 10 jours avant le marché.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché artisanal ?
Prévoyez au minimum les stands ou tentes, tables pliantes, nappes, chaises selon les besoins et poids de stand pour chaque installation extérieure. Ajoutez les numéros de stand, les badges et une signalétique imprimée avant le jour de montage.
Quand préparer le plan et la signalétique du marché ?
Finalise le plan des stands 2 à 3 semaines avant le marché, après avoir reçu les besoins des exposants. Imprime les plans, numéros, badges et indications de sécurité au plus tard quelques jours avant l’installation.

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