Checklist para organizar un mercado de artesanía
Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar expositores, espacio, permisos y materiales en el orden adecuado. Empieza por confirmar la fecha y la ubicación, y después define la distribución antes de abrir las inscripciones. En los días previos tendrás que cerrar el programa, preparar la señalización, revisar el inventario y recordar los detalles a cada puesto. Esta checklist reúne 65 tareas y 53 artículos para que puedas avanzar sin dejar la preparación crítica para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir la promoción local
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los portatarimas
2 personas
Hacer reservas
Programar voluntarios
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Crear la ruta y el plano
Imprimir el plan de seguridad
Preparar los números de puesto
2 personas
Hacer tarjetas de identificación
2 personas
Imprimir señalización
Comprobar el inventario
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recordar a los expositores
Evento
Inspeccionar el recinto
2 personas
Recibir la entrega
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar puestos de mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar la decoración del puesto
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Asignar puestos del mercado
2 personas
Repartir acreditaciones
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de ventas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Anunciar la apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Proporcionar información
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Coordinar el cierre de los puestos
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Cortar la electricidad
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Limpiar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Informar a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Puestos de mercadocant. 18
- Mesas plegablescant. 12
- Mesas de cervezacant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mantelescant. 24
- Pesos para carpascant. 36
- Cajas de almacenamientocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Bandejascant. 100
- Platoscant. 150
- Tenedores de postrecant. 150
- Cucharillascant. 100
- Bandejas para servircant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cucharonescant. 6
- Neveras portátilescant. 6
- Cubiterascant. 8
Equipo
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Conoscant. 20
- Cinta de balizamientocant. 4
- Linternascant. 6
- Maletines de herramientascant. 2
- Escalerascant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Jardinerascant. 10
- Pizarrascant. 8
- Decoraciones de mesacant. 12
- Números de puestocant. 18
- Credencialescant. 60
- Carteles direccionalescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Spray de limpiezacant. 4
- Cepillos para fregarcant. 4
- Paños reutilizablescant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma los permisos y dibuja la distribución antes de publicar el formulario de inscripción. Los expositores necesitan saber el tamaño y la ubicación de su puesto antes de registrarse.
- Cierra las inscripciones con suficiente antelación para preparar los números de puesto, las tarjetas identificativas y el plano. Reserva al menos 7 días para ordenar la información y comunicar cambios.
- Programa a los voluntarios por franjas horarias, incluyendo el montaje, la recepción de los expositores y el desmontaje. Una sola persona no debería encargarse a la vez de orientar puestos y resolver incidencias.
- Revisa con los expositores sus necesidades de mesas, sillas, electricidad y alimentación antes del día del mercado. Haz un segundo recordatorio entre 48 y 72 horas antes para reducir ausencias y solicitudes de última hora.
- Haz la inspección del recinto antes de colocar las carpas y comprueba especialmente los pesos, cables, alargadores y señalización. Enfría las bebidas y reúne los materiales el día anterior, no durante la llegada del público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, la ubicación, los permisos y los puestos. Reserva la última semana para cerrar el programa, imprimir la señalización y enviar recordatorios.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para los puestos?
- Abre el formulario cuando tengas definida la distribución y las condiciones básicas del mercado, normalmente 4 o 5 semanas antes. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para asignar números y preparar el plano.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior al mercado?
- Comprueba el inventario, la lista de la compra y los materiales; deja listas las tarjetas, los números de puesto y la señalización. También conviene enfriar las bebidas y revisar que haya suficientes cables, regletas y pesos para las carpas.
- ¿Cuándo debo recordar la información a los expositores?
- Envía un primer recordatorio aproximadamente una semana antes y otro entre 48 y 72 horas antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, la ruta de acceso y cualquier indicación sobre montaje o aparcamiento.
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