Organiser un marché artisanal sans rien oublier

Un marché artisanal repose sur une préparation qui commence bien avant l’installation des stands. Il faut réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer les exposants et prévoir un emplacement clair pour chacun. Les détails pratiques arrivent ensuite : tentes, tables, électricité, sanitaires, déchets, signalétique et boissons pour l’équipe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute, notamment pour la météo et les besoins techniques des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les emplacements de stand
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Recenser les besoins en électricité
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réserver tables et tentes
Organiser l’enlèvement des déchets
Vérifier les installations sanitaires
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Créer les panneaux des stands
2 personnes
Confirmer définitivement les exposants
Vérifier les prévisions météo
Partager le plan météo avec les participants
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Trier les courses
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Inspecter le site
2 personnes
Décharger la livraison
4 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Raccorder l'alimentation électrique et les rallonges
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
3 personnes
Aménager le point café et restauration
2 personnes
Préparer l’argent liquide et le matériel de paiement
2 personnes
Vérifier les produits et les prix
3 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants et les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le point restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Allumer l’éclairage
Informer les exposants de la fermeture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Mettre l'argent liquide en lieu sûr
2 personnes
Clôturer le départ des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les tables et les chaises
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Charger le matériel
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 4
Poids de standqté 40
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caisses pour espècesqté 2
Bacs à monnaieqté 4
Microphone à main
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Passe-câblesqté 10
Boîtes à outilsqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 3

Décoration

Draps de standqté 20
Guirlandes de fanionsqté 12
Jardinièresqté 8
Décoration de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis vérifiez immédiatement les autorisations et déclarations nécessaires. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour laisser le temps aux démarches et aux échanges avec les exposants.
Demandez à chaque exposant ses besoins en électricité, ses dimensions de stand et ses contraintes alimentaires au moment de l’inscription. Regroupez les réponses dans un tableau avant d’attribuer les emplacements.
Dessinez le plan du marché avant de réserver le mobilier. Prévoyez des passages suffisamment larges, placez les stands selon les besoins électriques et indiquez clairement les sanitaires, l’accueil et les sorties.
Réservez les tentes, stands, tables, chaises et poids de stand plusieurs semaines à l’avance. Les poids sont particulièrement faciles à oublier et deviennent indispensables dès que les prévisions annoncent du vent.
Préparez la signalétique et le plan météo au plus tard 3 à 5 jours avant l’événement. Le jour J, récupérez le matériel, triez les achats et préparez le café, le thé et l’eau avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de gérer les autorisations, recruter les exposants, réserver les tentes et tables, puis confirmer les informations pratiques.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché artisanal ?: Faites une première sélection dès que les inscriptions sont ouvertes, puis confirmez définitivement les exposants 2 à 3 semaines avant le marché. Vous pourrez ainsi finaliser le plan des stands et la signalétique.
Combien de tables faut-il prévoir par stand ?: Comptez généralement 1 à 2 tables pliantes par stand, selon les produits et la taille de l’emplacement. Demandez les dimensions souhaitées avant de dessiner le plan et de réserver le mobilier.
Quand vérifier la météo pour un marché artisanal en plein air ?: Consultez les prévisions une première fois 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures avant l’ouverture. Partagez alors le plan météo avec les participants et vérifiez les tentes, les poids et les solutions de repli.

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