Checklist para organizar un mercado de artesanía

Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar a los puestos, el espacio y los servicios con bastante antelación. Empieza fijando la fecha y el lugar, tramita los permisos y dibuja una distribución que incluya carpas, mesas, electricidad, aseos y rutas de paso. Después confirma a los artesanos, asigna cada puesto y comparte toda la información operativa. Durante la última semana, revisa el tiempo, recoge los materiales y deja preparada la zona de café, agua y residuos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Dibujar la distribución del mercado
2 personas
Contactar a los puestos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar puestos de stand
2 personas
Enviar información a los participantes
Inventariar las necesidades eléctricas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Reservar mesas y carpas
Organizar la recogida de residuos
Comprobar las instalaciones de aseo
Colgar los carteles promocionales
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Hacer carteles con nombres para los puestos
2 personas
Confirmar definitivamente a los titulares de puestos
Comprobar el pronóstico del tiempo
Compartir el plan meteorológico con los participantes
Hacer la compra
2 personas
Recoger los materiales
3 personas
Clasificar las compras
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Descargar la entrega
4 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente y los alargadores
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señales de ruta e información
2 personas
Numerar los puestos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Guiar a los puestos hasta su lugar
3 personas
Preparar el punto de café y comida
2 personas
Dejar preparado el dinero en efectivo y el material de pago
2 personas
Comprobar productos y premios
3 personas
Colocar cubos de basura
2 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recepción de participantes y visitantes
3 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpio el punto de comida
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Encender la iluminación
Informar a los expositores sobre el cierre
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
Hacer el check-out de los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar los puestos
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Cargar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lavar y secar la vajilla
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 20
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Mesas de maquillajecant. 4
Pesos para carpascant. 40
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Terminales de pagocant. 2
Cajas de efectivocant. 2
Bandejas para cambiocant. 4
Micrófono de mano
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Cajas de herramientascant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Jarras medidorascant. 3

Decoración

Manteles para puestoscant. 20
Guirnaldascant. 12
Jardinerascant. 8
Decoración de mesacant. 12
Tableros de corchocant. 4
Pizarrascant. 8
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de exteriorcant. 6
Linternascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Contenedores de basuracant. 4
Cubos de limpiezacant. 3
Esponjascant. 12
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar los puestos. Con la lista definitiva podrás reservar el número correcto de carpas, mesas, sillas y pesos, en lugar de improvisar el día del montaje.
Pide las necesidades eléctricas al menos 10 días antes. Anota qué puestos necesitan conexión y comprueba que los puntos disponibles soportan máquinas de café, terminales de pago y otros equipos sin sobrecargar regletas ni alargadores.
Envía a cada participante un plano y sus instrucciones entre 5 y 7 días antes. Incluye el nombre del puesto, la ruta de llegada, el horario de montaje, el punto de electricidad asignado y qué debe llevar cada expositor.
Haz la confirmación final 48 horas antes y revisa el pronóstico meteorológico. Si el mercado es al aire libre, comunica entonces el plan para lluvia o viento y comprueba que todas las carpas tienen pesos suficientes.
Prepara las compras y clasifícalas el día anterior. Separa vajilla, materiales de señalización, equipos eléctricos y suministros de café y té para que el equipo encuentre cada grupo rápidamente durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado artesanal?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, tramitar permisos y contactar con los puestos. Deja cerradas las inscripciones y la distribución al menos 7 días antes del mercado.
¿Cuándo se deben asignar los puestos del mercado?: Asígnalos cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 10 y 14 días antes. Envía la confirmación definitiva, el plano y las instrucciones de llegada entre 5 y 7 días antes.
¿Cuántas carpas y mesas necesito para un mercado de artesanía?: Calcula una carpa y una mesa por puesto solo si el espacio y el formato lo permiten, y añade las mesas de servicio o descanso que indique el plano. Confirma el número final después de cerrar las inscripciones y reserva pesos para cada carpa exterior.
¿Cuándo hay que comprobar la electricidad y el tiempo?: Inventaría las necesidades eléctricas al menos 10 días antes y comprueba los puntos disponibles antes de cerrar la distribución. Revisa el pronóstico 48 horas antes y comparte el plan meteorológico con todos los participantes.

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