Organiser un marché artisanal sans rien oublier
Un marché artisanal repose sur une préparation précise : trouver le lieu, répartir les stands, confirmer les besoins des exposants et prévoir l’installation. Cette checklist rassemble les tâches à suivre, du premier repérage au balayage du site après le départ du public. Elle aide aussi à anticiper les oublis fréquents, comme les prises électriques, les poids pour les stands, l’argent liquide ou le rappel envoyé aux exposants la veille.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le lieu
Dessiner le plan du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Informer les exposants
2 personnes
Imprimer le plan du site
Créer la signalisation
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l’accès
2 personnes
Imprimer les numéros de stand
Commander de l’argent liquide
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Rappeler les exposants
Vérifier les prévisions météo
Refroidir les boissons
2 personnes
Balayer le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les numéros de stand
2 personnes
Accueillir les exposants
4 personnes
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer le stand de restauration
3 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Déposer les plans
2 personnes
Installer les poubelles
2 personnes
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Réapprovisionner les articles de toilette
Vérifier l'éclairage
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rendre le lieu en parfait état
3 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 25
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 8
- Poids de standqté 32
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Attrape-ventqté 8
- Nappesqté 12
- Draps de standqté 25
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Numéros des standsqté 25
- Panneaux d'informationqté 6
Catering
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
- Plateauxqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balayette et pelleqté 4
- Balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Gants de nettoyageqté 12
- Trousse de premiers secours
- Extincteursqté 2
Matériel d'impression
- Plansqté 40
- Flèches de directionqté 20
- Badges des bénévolesqté 20
- Badges des exposantsqté 30
- Marqueursqté 12
Courses
- Caféqté 8
- Thé
- Sucre
- Lait
- Lait d’avoine
- Cola
- Cola Zero
- Sinas
- Thé glacé
- Spa Blauw
- Spa Rouge
- Jus de pomme
- Bière
- Bière sans alcool
- Chips au paprika
- Chips nature
- Biscuits apéritifs
- Mélange apéritif
- Biscuits
- Mini glaces à l'eau
- Petits pains aux raisins
- Mini petits pains
- Jeune fromage
- Jambon
- Houmous
- Concombre
- Tomates
- Raisins
- Pommes
- Mayonnaise
- Ketchup
- Moutarde
- Serviettes
- Gobelets en papier
- Assiettes en papier
- Bâtonnets mélangeurs en bois
- Glaçons
- Sacs poubelle
- Essuie-tout
- Papier toilette
- Liquide vaisselle
- Nettoyant multi-usages
- Savon pour les mains
- Gel hydroalcoolique
- Éponges
- Papier aluminium
- Film alimentaire
Conseils
- Dessine le plan du marché avant de confirmer la répartition des stands. Prévois les passages, l’accès aux prises électriques et une zone suffisamment dégagée pour l’installation des tentes et des tables.
- Relance les exposants à deux moments : une première fois après l’inscription, puis quelques jours avant le marché. Demande à nouveau leurs besoins alimentaires, électriques et liés à leur stand.
- Prévois un poids pour chaque stand installé sous une tente, surtout si le marché se tient à l’extérieur. Ajoute du ruban de balisage et des poteaux pour séparer les zones techniques ou les passages.
- Teste les rallonges, multiprises, passe-câbles, machines à café et bouilloires avant l’ouverture. Les câbles doivent être installés avant l’arrivée des exposants afin d’éviter les branchements improvisés.
- Garde la dernière heure avant l’ouverture pour les contrôles, pas pour monter les stands. Vérifie la météo, refroidis les boissons, imprime les numéros de stand et répartis les bénévoles avant le montage final.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un marché artisanal ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Le lieu, les exposants, les besoins électriques et l’enlèvement des déchets doivent être confirmés avant d’imprimer le plan et la signalétique.
- Combien de temps faut-il pour installer un marché artisanal ?
- Prévois généralement 3 à 4 heures pour monter les tentes, installer les stands, placer les tables et les chaises, puis vérifier les branchements. Ajoute 30 minutes de marge si le site est grand ou si plusieurs exposants arrivent en même temps.
- Que faut-il vérifier avec les exposants avant un marché artisanal ?
- Confirme leur présence, leur numéro de stand, leurs besoins alimentaires et l’accès à l’électricité au moins 5 jours avant l’événement. Rappelle aussi l’heure d’arrivée et les consignes d’installation 24 à 48 heures avant l’ouverture.
- Combien de prises électriques prévoir pour un marché artisanal ?
- Compte les besoins appareil par appareil, puis réserve au minimum une prise disponible par exposant ou espace qui utilise du matériel électrique. Prévois aussi des rallonges, des multiprises et des passe-câbles, sans surcharger un même circuit.
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