Organiser un marché artisanal sans rien laisser au hasard
Un marché artisanal se prépare d’abord sur papier : date, lieu, plan des stands et circulation du public. Ensuite, il faut confirmer les exposants, leurs besoins alimentaires et leurs installations électriques avant de communiquer les emplacements définitifs. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, les bénévoles, la météo et les prestataires comme l’enlèvement des déchets. Le jour J, l’ordre d’installation compte : accès, tentes, stands, tables, chaises, signalétique et accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
- 2
Dessiner le plan du marché
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver des prises électriques
- 8
Réserver l’enlèvement des déchets
- 9
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
- 10
Informer les exposants
2 personnes
- 11
Imprimer le plan du site
- 12
Créer la signalisation
2 personnes
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Vérifier l’accès
2 personnes
- 15
Imprimer les numéros de stand
- 16
Commander de l’argent liquide
- 17
Faire les courses
3 personnes
- 18
Vérifier le matériel
3 personnes
- 19
Rappeler les exposants
- 20
Vérifier les prévisions météo
- 21
Refroidir les boissons
2 personnes
- 22
Balayer le site
3 personnes
- 23
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 24
Installer les stands du marché
6 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
- 27
Installer l'éclairage
3 personnes
- 28
Installer la décoration
3 personnes
- 29
Installer les numéros de stand
2 personnes
- 30
Accueillir les exposants
4 personnes
- 31
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
- 32
Mettre en place le point café
2 personnes
- 33
Préparer le stand de restauration
3 personnes
- 34
Installer la caisse
2 personnes
- 35
Déposer les plans
2 personnes
- 36
Installer les poubelles
2 personnes
- 37
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
Événement
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Tenir le point d'information
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
3 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Réapprovisionner les glacières
2 personnes
- 44
Vider les poubelles
2 personnes
- 45
Garder les tables propres
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les articles de toilette
- 47
Vérifier l'éclairage
- 48
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
- 49
Annoncer le dernier tour
- 50
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
Suivi
- 51
Clôturer la caisse
2 personnes
- 52
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 53
Démonter les stands
6 personnes
- 54
Démonter les tentes de fête
6 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 56
Retirer la décoration
3 personnes
- 57
Rassembler les déchets
4 personnes
- 58
Nettoyer le site
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
- 61
Inventorier le matériel
2 personnes
- 62
Retourner les matériels de location
3 personnes
- 63
Ranger le stock restant
2 personnes
- 64
Enregistrer les objets trouvés
- 65
Rendre le lieu en parfait état
3 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 25
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 40
- Tables hautesqté 6
- Portants à vêtementsqté 8
- Poids de standqté 32
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 60
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Perceuses-visseuses sans filqté 2
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Attrape-ventqté 8
- Nappesqté 12
- Draps de standqté 25
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Numéros des standsqté 25
- Panneaux d'informationqté 6
Catering
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 6
- Pains de glaceqté 24
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Présentoirs pour étiquettes de prixqté 30
- Plateauxqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balayette et pelleqté 4
- Balaiqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 6
- Gants de nettoyageqté 12
- Trousse de premiers secours
- Extincteursqté 2
Matériel d'impression
- Plansqté 40
- Flèches de directionqté 20
- Badges des bénévolesqté 20
- Badges des exposantsqté 30
- Marqueursqté 12
Courses
- Caféqté 8
- Thé
- Sucre
- Lait
- Lait d’avoine
- Cola
- Cola Zero
- Sinas
- Thé glacé
- Spa Blauw
- Spa Rouge
- Jus de pomme
- Bière
- Bière sans alcool
- Chips au paprika
- Chips nature
- Biscuits apéritifs
- Mélange apéritif
- Biscuits
- Mini glaces à l'eau
- Petits pains aux raisins
- Mini petits pains
- Jeune fromage
- Jambon
- Houmous
- Concombre
- Tomates
- Raisins
- Pommes
- Mayonnaise
- Ketchup
- Moutarde
- Serviettes
- Gobelets en papier
- Assiettes en papier
- Bâtonnets mélangeurs en bois
- Glaçons
- Sacs poubelle
- Essuie-tout
- Papier toilette
- Liquide vaisselle
- Nettoyant multi-usages
- Savon pour les mains
- Gel hydroalcoolique
- Éponges
- Papier aluminium
- Film alimentaire
Conseils
- Commencez par dessiner le plan du marché avant d’inviter les exposants. Prévoyez les passages, les zones de tentes, les tables et un accès dégagé pour l’installation et l’évacuation.
- Demandez les besoins électriques et alimentaires au moment de l’inscription, puis confirmez-les au moins 7 jours avant le marché. Réservez assez de rallonges, multiprises et passe-câbles pour éviter les câbles au sol.
- Ne communiquez pas seulement la date : envoyez à chaque exposant son numéro de stand, son emplacement et son heure d’arrivée. Un rappel 48 heures avant réduit les absences et les erreurs de montage.
- Préparez la signalétique avant le jour J : plan imprimé, numéros de stand, panneaux directionnels et balisage. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, car les panneaux se perdent ou s’abîment rapidement.
- Gardez l’installation dans un ordre fixe : vérifier l’accès, monter les tentes, installer les stands, puis placer tables et chaises. Contrôlez les poids de stand et la météo avant l’ouverture, surtout si les structures sont installées en extérieur.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché artisanal ?
- Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour contacter les exposants, traiter les inscriptions et réserver les besoins techniques. Gardez la dernière semaine pour les confirmations, la signalétique, les achats et la vérification du matériel.
- Quand faut-il confirmer les stands des exposants ?
- Confirmez la répartition des stands environ 7 jours avant le marché, une fois les inscriptions et les besoins particuliers vérifiés. Envoyez ensuite un rappel 48 heures avant avec l’emplacement et l’heure d’arrivée.
- Combien de prises électriques faut-il prévoir pour un marché artisanal ?
- Comptez les appareils de chaque exposant et prévoyez une prise disponible par équipement utilisé simultanément, avec une marge d’au moins 10 %. Réservez les prises et testez rallonges, multiprises et passe-câbles avant le jour J.
- Que faire la veille d’un marché artisanal ?
- La veille, vérifiez les prévisions météo, refroidissez les boissons, contrôlez les stands, tentes et tables, et préparez les numéros de stand. Confirmez aussi les bénévoles, l’enlèvement des déchets et les derniers exposants par message ou téléphone.
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