Organiser un marché artisanal sans rien oublier

Un marché artisanal demande plusieurs mois de préparation, surtout pour les autorisations, les exposants et l’aménagement des stands. Commence par confirmer la date et le lieu, puis avance vers les inscriptions, la logistique et la communication. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins électriques, les sanitaires, l’assurance et les conditions de vente. Cette checklist te permet de suivre l’ordre des préparatifs jusqu’au contrôle du matériel avant l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Demander le permis de marché
Réserver le lieu
Vérifier l’assurance
Rédiger les conditions de location du stand
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les artisans
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les conditions de vente
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Réserver l’enlèvement des déchets
Réserver les sanitaires
Définir le mode de paiement pour la vente
2 personnes
Publier le texte promotionnel
Informer le quartier et la presse
2 personnes
Établir la liste définitive des participants
2 personnes
Attribuer les stands aux participants
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel
2 personnes
Commander le matériel manquant
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Retirer de la monnaie
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Installer les stands
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le point info et le plan
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Mettre en place le point café
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Encadrer le montage du stand
4 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les plans
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager les voies de circulation
2 personnes
Gérer le stock
Enregistrer les objets trouvés
Informer les participants de la fermeture
2 personnes
Faire démonter les stands sous supervision
4 personnes

Suivi

Rassembler le matériel de vente
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer les câbles électriques
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger en lieu sûr les objets trouvés
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Rassembler les factures des fournisseurs
Gérer la caution des participants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 24
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Poids de standqté 48
Nappesqté 24
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 12
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Mégaphone à main

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateauxqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Bacs à vaisselleqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Arches de ballonsqté 2
Pots de fleursqté 12
Décoration de tableqté 24
Numéros des standsqté 24
Panneaux d’informationqté 4
Panneaux d’orientationqté 12
Plansqté 300
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à pilesqté 8
Pilesqté 32

Cuisine

Planches à découperqté 4
Cuisiniers blogueursqté 4
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes administratives dès que la date et le lieu sont fixés. Prévois plusieurs semaines pour le permis de marché, l’assurance et la réservation des sanitaires ou de l’enlèvement des déchets.
Fixe une date limite d’inscription au moins 4 à 6 semaines avant le marché. Demande à chaque artisan ses dimensions de stand, ses besoins électriques et ses éventuels besoins alimentaires.
Dessine l’agencement avant d’attribuer les emplacements. Vérifie que les tables, tentes, chaises et portants laissent des passages dégagés, puis réserve des poids pour chaque tente exposée au vent.
Transmets aux participants un dossier définitif 7 à 10 jours avant l’événement. Indique l’horaire d’arrivée, le numéro du stand, les règles de vente, le mode de paiement et les points d’alimentation électrique.
Fais un contrôle physique du matériel la veille ou au plus tard le matin même. Teste les rallonges, multiprises et passe-câbles, compte la vaisselle, les glacières et les thermos, puis vérifie les prévisions météo avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché artisanal ?: Commence idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, le lieu et le recrutement des artisans doivent être sécurisés en premier, avant la communication et les commandes de matériel.
Combien de temps laisser aux artisans pour s’inscrire ?: Laisse environ 3 à 4 semaines pour les inscriptions et fixe une date de clôture 4 à 6 semaines avant le marché. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses, d’attribuer les stands et d’envoyer les informations pratiques.
Quand attribuer les stands d’un marché artisanal ?: Attribue les emplacements après la clôture des inscriptions, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Utilise les dimensions des stands et les besoins électriques déclarés pour éviter les changements de dernière minute.
Que vérifier la veille d’un marché artisanal ?: Contrôle les tentes, tables, chaises, poids, nappes, rallonges, éclairage et matériel de service. Vérifie aussi la météo, les horaires d’arrivée, les sanitaires, les déchets et la liste des courses au plus tard la veille.

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