Checklist para organizar un mercado de artesanía

Organizar un mercado de artesanía requiere coordinar a los artesanos, el espacio y los servicios antes de abrir las puertas. Empieza por fijar la fecha y el lugar, tramitar el permiso y confirmar el seguro; después puedes abrir las inscripciones y distribuir los puestos. En los últimos días, comprueba la previsión meteorológica, la corriente eléctrica, los aseos, los residuos y todo el material. Esta checklist reúne 76 tareas y 55 artículos para que no tengas que improvisar el día del mercado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Solicitar permiso de mercado
Reservar el lugar
Comprobar el seguro
Redactar las condiciones de alquiler del puesto
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a los artesanos
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar condiciones de venta
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Reservar recogida de residuos
Reservar instalaciones de aseo
Determinar el método de pago para la venta
2 personas
Publicar el texto promocional
Informar a los vecinos y a la prensa
2 personas
Crear la lista final de participantes
2 personas
Asignar puestos a los participantes
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar los materiales
2 personas
Pedir los materiales que faltan
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Conseguir cambio en efectivo
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar los puestos
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el punto de información y el plano
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de café
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Coordinar el montaje del stand
4 personas
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir planos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Llevar el inventario
Registrar objetos perdidos
Informar a los participantes sobre el cierre
2 personas
Hacer que desmantelen los puestos de forma controlada
4 personas

Seguimiento

Reunir el material de venta
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los cables de alimentación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Guardar de forma segura los objetos perdidos
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Recoger facturas de proveedores
Gestionar la fianza de los participantes
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 24
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 4
Pesos para carpascant. 48
Mantelescant. 24
Taburetescant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Megáfono de mano

Vajilla

Vasoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Bandejascant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarrascant. 6
Cubetas para lavarcant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Arcos de globoscant. 2
Macetascant. 12
Decoración de mesacant. 24
Números de puestocant. 24
Carteles informativoscant. 4
Carteles de rutacant. 12
Planoscant. 300
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 16
Linternas a pilascant. 8
Bateríascant. 32

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Delantales de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cubetas para lavarcant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar, el permiso y el seguro. Sin esas cuatro confirmaciones no envíes invitaciones ni redactes las condiciones de alquiler de los puestos.
Abre las inscripciones con un formulario que incluya datos de contacto y preferencias dietéticas. Envía las condiciones de venta junto con la confirmación, no después de asignar los puestos.
Dibuja la distribución antes de colocar mesas y carpas: comprueba los puntos de corriente, deja pasillos despejados y reserva espacio para cables, residuos y aseos.
Envía a cada participante la información final con varios días de antelación: número de puesto, horario de montaje, condiciones de venta y método de pago. Guarda una lista definitiva para controlar cambios de última hora.
Haz una revisión física del material el día anterior. Cuenta carpas, mesas, sillas, pesos, alargadores, regletas, neveras, termos y vajilla; pide lo que falte antes de que empiece el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de artesanía?: Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el lugar, solicitar el permiso, comprobar el seguro y contactar con los artesanos. Deja la última semana para cerrar participantes, puestos, compras y comunicaciones.
¿Cuándo debo enviar la información a los artesanos?: Envíala cuando la lista de participantes y la distribución de puestos estén cerradas, idealmente entre 5 y 7 días antes. Incluye el horario de montaje, las condiciones de venta, el número de puesto y el método de pago.
¿Cuántas carpas y pesos necesito para un mercado de artesanía?: Calcula una carpa por cada puesto que deba estar cubierto y utiliza pesos en cada carpa, también si el tiempo parece estable. Confirma las medidas exactas del lugar antes de alquilar mesas, puestos o carpas.
¿Qué hay que comprobar el día antes del mercado?: Revisa la previsión meteorológica, los materiales, los puntos de corriente, los aseos, la recogida de residuos y la lista de la compra. También conviene tener cerrada la lista de participantes y avisar de inmediato cualquier cambio de puesto.

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