Organiser un festival de cerfs-volants, étape par étape

Un festival de cerfs-volants se prépare d’abord au sol : choisissez le terrain, obtenez les autorisations et vérifiez l’assurance avant d’annoncer la date. Ensuite, ouvrez les inscriptions, structurez le concours et répartissez les bénévoles. La météo, le vent et la sécurité déterminent l’installation finale, notamment le balisage des zones de vol. Prévoyez aussi assez tôt les toilettes, l’électricité, l’atelier et le stockage au frais des achats.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du festival
2
Réserver le terrain de cerfs-volants
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’assurance
5
Réserver les toilettes
6
Réserver l’alimentation électrique
7
Réserver l’atelier de cerf-volant
8
Rédiger les règles du concours
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le formulaire d'inscription
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Planifier les bénévoles
2 personnes
14
Confirmer les fournisseurs
15
Suivre les prévisions météo
16
Vérifier les cerfs-volants et le matériel
2 personnes
17
Préparer l’inscription au concours
2 personnes
18
Élaborer le plan du site
2 personnes
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Stocker les courses au frais
2 personnes
22
Transporter les cerfs-volants
2 personnes
23
Apporter le matériel sur le site
4 personnes
24
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
25
Délimiter les zones de cerfs-volants
4 personnes
26
Balisage du parcours du public
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Installer la table du concours
2 personnes
30
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
31
Préparer l'atelier cerfs-volants
3 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer les en-cas
3 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Mettre en place le point café
2 personnes
39
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
40
Préparer la table d'inscription
2 personnes
41
Donner le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les participants au concours
2 personnes
44
Expliquer les règles des cerfs-volants
2 personnes
45
Encadrer le cerf-volant libre
4 personnes
46
Animer l’atelier cerf-volant
3 personnes
47
Aider les enfants pendant l’atelier
3 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Lancer le concours de cerfs-volants
3 personnes
53
Juger le concours de cerfs-volants
3 personnes
54
Noter les résultats du match
2 personnes
55
Remettre les prix
2 personnes
56
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
57
Encadrer le programme du soir
3 personnes
58
Récupérer les derniers cerfs-volants
4 personnes
59
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Libérer l’espace pour les cerfs-volants
4 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Faire la vaisselle
2 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le site
4 personnes
65
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
66
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
67
Emballer les cerfs-volants et les outils
3 personnes
68
Démonter l’éclairage
3 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger le stock restant
2 personnes
72
Évacuer les déchets
2 personnes
73
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 12
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de festivalqté 20
Décoration de tableqté 12
Rubans de compétitionqté 20
Prixqté 6

Matériel de sport

Cerfs-volants à louerqté 20
Lignes de cerf-volantqté 30
Cerfs-volants d’atelierqté 40
Sacs pour cerfs-volantsqté 20
Pièces de rechangeqté 20
Mètres rubansqté 4
Anémomètresqté 2
Ancrages au solqté 30
Plots de balisageqté 30

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Extincteursqté 2
Distributeurs de crème solaireqté 2

Organisation

Matériel de table d'inscription
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Braceletsqté 150

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Gants isolantsqté 2

Outils

Boîtes à outilsqté 3
Marteaux en caoutchoucqté 4
Tréteauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et les autorisations avant d’envoyer les invitations, idéalement 8 à 12 semaines à l’avance. Vérifiez aussi les règles locales concernant les lignes, les zones de public et l’assurance.
Ouvrez les inscriptions au moins 4 semaines avant le festival et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires. Gardez une liste séparée pour le concours et une autre pour l’atelier de cerfs-volants.
Dessinez le plan du site avant de louer le matériel : séparez les zones de vol, l’atelier, le public et les tables. Prévoyez des plots, des ancrages et un espace dégagé pour les cerfs-volants qui atterrissent.
Suivez les prévisions chaque jour pendant la dernière semaine et faites un contrôle final le matin même. Un anémomètre, des pièces de rechange et des cerfs-volants de location évitent qu’un problème de vent ou de matériel bloque l’activité.
Confirmez les fournisseurs et les bénévoles 7 jours avant, puis attribuez les postes avec des horaires précis. Vérifiez notamment les toilettes, l’alimentation électrique, les rallonges, les multiprises et le stockage au frais des boissons et des courses.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cerfs-volants ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un festival ouvert au public. Ce délai permet de réserver le terrain, vérifier les autorisations et l’assurance, confirmer les fournisseurs et laisser environ 4 semaines aux participants pour s’inscrire.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions au concours de cerfs-volants ?: Ouvrez le formulaire au moins 4 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 7 jours avant afin de préparer les catégories, les besoins alimentaires, l’accueil du concours et la répartition des bénévoles.
Comment organiser la sécurité d’un festival de cerfs-volants ?: Délimitez séparément les zones de vol, les espaces réservés au public et l’atelier, puis contrôlez le site avant l’arrivée des participants. Faites un dernier contrôle le jour même, notamment des lignes, des ancrages, des plots et des issues dégagées.
Que faire si la météo est mauvaise le jour du festival ?: Suivez les prévisions chaque jour pendant la dernière semaine et désignez une personne pour décider le matin même. Préparez une règle d’annulation ou de modification au moins 48 heures à l’avance, en fonction du vent, de la pluie et de la sécurité du terrain.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.