Organiser un marché annuel, étape par étape

Un marché annuel se prépare d’abord sur papier, avant de réserver le moindre stand. Commence par confirmer la date et le lieu, puis vérifie les autorisations et dessine un plan de circulation. Les exposants, les branchements électriques, les déchets et le stationnement doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les inscriptions, préparer les caisses, imprimer la signalétique et répartir les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver les stands
9
Réserver des prises électriques
10
Réserver l’enlèvement des déchets
11
Confirmer la répartition des stands
12
Envoyer les informations aux participants
13
Imprimer le plan
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
16
Créer les listes de prix
2 personnes
17
Créer les flèches et les panneaux
18
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Récupérer les produits frais
2 personnes
21
Préparer les caisses
2 personnes
22
Préparer la monnaie
23
Trier les matériaux
3 personnes
24
Créer des numéros de table
25
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes

Événement

26
Dégager le lieu
4 personnes
27
Réception des stands
3 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
35
Accueillir les tenanciers de stands
2 personnes
36
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
37
Aménager les stands de vente
4 personnes
38
Préparer le café et le thé
3 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Installer les points de paiement
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Annoncer l'ouverture
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Tenir le point d'information
2 personnes
47
Servir le café et le thé
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Soutenir les exposants
2 personnes
51
Prélever la caisse
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Réapprovisionner les toilettes
54
Garder les tables propres
2 personnes
55
Vérifier l'éclairage
56
Annoncer le programme du soir
57
Annoncer le dernier tour
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Fermer les caisses
2 personnes
60
Faire décharger les exposants
3 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Démonter les tentes
6 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Vider les glacières
2 personnes
69
Préparer le matériel de retour
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Remercier les participants
74
Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 6
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Loge
Barrières de sécuritéqté 12
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Petits bolsqté 30
Thermosqté 8
Pichets à boissonqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Lampes de chantierqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Numéros de tableqté 25
Porte-prixqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Plaques de refroidissementqté 8
Distributeurs isothermesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Serpillièresqté 6
Poubellesqté 12
Cendriersqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Organisation

Bacs à monnaieqté 6
Caisses à monnaieqté 3
Pochettes porte-monnaieqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 10
Panneaux d’affichageqté 4
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Valises pour argent liquideqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Jeux de clésqté 4
Pinces de tableqté 30
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 4
Mètres rubansqté 3
Mètre rubanqté 2
Parapluiesqté 4
Tonneaux de pluieqté 2

Outils

Marteauqté 3
Jeux de tournevisqté 2
Pincesqté 4
Clés à moletteqté 2
Piquets de tenteqté 60
Haubansqté 24
Gants de travailqté 12
Escabeauxqté 2

Conseils

Bloque le plan du marché avant d’attribuer les stands : prévois les passages, les barrières, les prises électriques et l’accès des livraisons. Envoie ensuite à chaque exposant son emplacement et les consignes de stationnement.
Demande les besoins alimentaires et électriques au moment de l’inscription, pas la veille. Réserve les prises, rallonges et multiprises nécessaires dès que la répartition des stands est confirmée.
Prépare la signalétique en deux temps : crée les flèches et panneaux au moins une semaine avant, puis imprime un plan de secours pour l’équipe. Les numéros de table doivent être visibles depuis l’allée.
Pour les paiements, compte les caisses, les terminaux et la monnaie par point d’encaissement. Prépare les fonds et vérifie les stocks avant les achats de dernière minute, surtout pour les produits frais.
Donne à chaque bénévole une mission et un horaire précis. Prévois une personne pour l’accueil des exposants, une pour les branchements et une pour les déchets, afin d’éviter que tout remonte à l’organisateur le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché annuel ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, d’enregistrer les inscriptions, de réserver les stands et de confirmer les besoins techniques.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché annuel ?: Contacte-les environ 8 semaines avant la date et fixe une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu pourras ainsi finaliser les emplacements, les besoins alimentaires et les branchements électriques.
Quand préparer la signalétique et le plan du marché ?: Finalise le plan 7 à 10 jours avant, puis imprime les panneaux, les flèches et les numéros de table au plus tard 2 jours avant. Garde quelques exemplaires supplémentaires pour remplacer ceux qui seraient abîmés.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché annuel ?: Le nombre dépend du nombre de stands et des points d’accueil, mais prévois au moins une personne pour chaque fonction critique : accueil, installation, paiements, circulation et déchets. Établis les horaires 7 jours avant et garde une personne volante pour les imprévus.

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