Checklist pour organiser un festival de cerfs-volants

Un festival de cerfs-volants se prépare d’abord sur le terrain, puis autour des inscriptions, de la sécurité et du matériel. Réservez le site, les toilettes et l’alimentation électrique avant d’annoncer la date. Prévoyez ensuite les ateliers, le concours, les bénévoles et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre et à repérer les oublis fréquents, notamment les autorisations, l’assurance, les pièces de rechange et le suivi du vent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du festival
Réserver le terrain de cerfs-volants
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les toilettes
Réserver l’alimentation électrique
Réserver l’atelier de cerf-volant
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Suivre les prévisions météo
Vérifier les cerfs-volants et le matériel
2 personnes
Préparer l’inscription au concours
2 personnes
Élaborer le plan du site
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Transporter les cerfs-volants
2 personnes
Apporter le matériel sur le site
4 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Délimiter les zones de cerfs-volants
4 personnes
Balisage du parcours du public
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la table du concours
2 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Préparer l'atelier cerfs-volants
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
4 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les participants au concours
2 personnes
Expliquer les règles des cerfs-volants
2 personnes
Encadrer le cerf-volant libre
4 personnes
Animer l’atelier cerf-volant
3 personnes
Aider les enfants pendant l’atelier
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Lancer le concours de cerfs-volants
3 personnes
Juger le concours de cerfs-volants
3 personnes
Noter les résultats du match
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Récupérer les derniers cerfs-volants
4 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Libérer l’espace pour les cerfs-volants
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer les cerfs-volants et les outils
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 12
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de festivalqté 20
Décoration de tableqté 12
Rubans de compétitionqté 20
Prixqté 6

Matériel de sport

Cerfs-volants à louerqté 20
Lignes de cerf-volantqté 30
Cerfs-volants d’atelierqté 40
Sacs pour cerfs-volantsqté 20
Pièces de rechangeqté 20
Mètres rubansqté 4
Anémomètresqté 2
Ancrages au solqté 30
Plots de balisageqté 30

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 6
Extincteursqté 2
Distributeurs de crème solaireqté 2

Organisation

Matériel de table d'inscription
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Étiquettes nominativesqté 100
Panneaux de directionqté 12
Panneaux du programmeqté 4
Braceletsqté 150

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 6
Gants isolantsqté 2

Outils

Boîtes à outilsqté 3
Marteaux en caoutchoucqté 4
Tréteauxqté 6
Rouleaux de cordeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le terrain et vérifiez les autorisations ainsi que l’assurance au moins 8 à 12 semaines avant le festival. Confirmez aussi les toilettes et l’alimentation électrique avant d’envoyer les invitations.
Publiez le formulaire d’inscription 4 à 6 semaines à l’avance. Demandez le nombre de participants, les besoins alimentaires et la présence éventuelle à l’atelier de cerfs-volants.
Préparez un plan du site avec des zones séparées pour le vol, le public, l’atelier et le concours. Délimitez les zones avec des plots et des ancrages au sol avant l’arrivée des participants.
Ne vérifiez pas seulement les cerfs-volants : contrôlez aussi les lignes, les sacs, les anémomètres et les pièces de rechange. Faites cette vérification 2 à 3 jours avant, puis une dernière fois sur place.
Suivez les prévisions météo chaque jour pendant la semaine précédant l’événement et le matin même. Désignez au moins une personne pour décider d’une pause ou d’une adaptation en cas de vent trop fort.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de cerfs-volants ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le terrain, obtenir les autorisations, organiser l’assurance, confirmer les fournisseurs et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions à un festival de cerfs-volants ?: Ouvrez le formulaire 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date de clôture environ 7 jours avant l’événement pour finaliser les besoins alimentaires, les ateliers et les équipes.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un festival de cerfs-volants ?: Délimitez les zones de vol et de public avec des plots, prévoyez des ancrages au sol et vérifiez l’état des lignes et des cerfs-volants. Faites un contrôle complet du site le jour même, avant l’accueil du public.
Quand vérifier la météo pour un festival de cerfs-volants ?: Commencez 7 jours avant, puis consultez les prévisions chaque matin pendant la semaine de l’événement. Faites une dernière vérification 2 à 3 heures avant le début pour adapter les activités au vent.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.