Organiser un marché anniversaire sans rien oublier

Un marché anniversaire demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et l’accueil des invités. Cette checklist de 70 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’au montage des tentes. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les stands, le café, les boissons, le repas et l’animation. Commencez plusieurs semaines à l’avance : les exposants, les autorisations et les impressions sont les éléments les plus longs à verrouiller.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Vérifier les autorisations
Confirmer les exposants
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Partager l’itinéraire
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Informer les exposants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Étiqueter les stands du marché
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les stands du marché
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Présenter les produits du stand
6 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Tenir les stands
8 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Gérer la lumière et la musique
Accompagner le moment anniversaire
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Vider les stands
6 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Démonter les stands du marché
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Nettoyer et ranger la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Tables pliantesqté 4
Housses de nappesqté 16
Panneaux de standqté 10

Vaisselle

Assiettesqté 180
Tasses à caféqté 100
Verresqté 180
Tassesqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Décoration de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 10
Lampes à pilesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balai et pelleqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 semaines avant l’événement. Vérifiez immédiatement les autorisations nécessaires, les points d’alimentation électrique et les conditions prévues pour les tentes.
Contactez les exposants 6 à 8 semaines avant et demandez une confirmation écrite de leur présence, de leurs besoins électriques et de l’espace nécessaire pour leur stand.
Envoyez les invitations dès que le programme est assez stable, idéalement 4 à 6 semaines avant. Fixez une date limite d’inscription et recueillez les besoins alimentaires au même moment.
Prévoyez l’implantation des stands avant de commander les impressions et la signalétique. Laissez des passages dégagés, identifiez chaque stand avec un panneau et partagez l’itinéraire aux exposants quelques jours avant.
La veille, refroidissez les boissons, préparez les en-cas et regroupez la vaisselle par usage. Le jour même, montez les tentes, installez les tables et vérifiez les rallonges, multiprises, enceintes et microphone avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché anniversaire ?: Prévoyez idéalement 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, contacter les exposants, vérifier les autorisations, envoyer les invitations et faire réaliser les imprimés sans urgence.
Quand faut-il confirmer les exposants pour un marché anniversaire ?: Demandez une première réponse 6 à 8 semaines avant, puis confirmez la liste définitive environ 2 semaines avant. Utilisez cette confirmation pour finaliser le plan des stands et le programme.
Combien de boissons prévoir pour un marché anniversaire ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières afin de limiter les files d’attente.
Quand installer les tentes et les stands du marché ?: Prévoyez le montage le jour même au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tentes et les tables, puis les panneaux, la décoration, les branchements et enfin les boissons et les en-cas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.