Checklist para organizar un mercado de aniversario sin olvidos

Un mercado de aniversario combina puestos, invitados, comida y montaje, así que conviene trabajar por fases. Empieza cerrando la fecha, el lugar y la distribución; después coordina a los expositores, las inscripciones y los permisos. En los días previos tendrás que confirmar electricidad, mobiliario, vajilla, bebidas y turnos de voluntarios. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Contactar con los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Comprobar permisos
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Compartir las indicaciones
Publicar la promoción en línea
2 personas
Encargar material impreso
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Informar a los responsables de los stands
2 personas
Programar a los voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Etiquetar los puestos del mercado
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el punto de café y té
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar los puestos del mercado
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar la corriente
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar los productos del puesto
6 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Comprobar los baños
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Atender los puestos
8 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Gestionar luces y música
Coordinar el momento del aniversario
3 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Vaciar los puestos
6 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar los puestos del mercado
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Limpiar y guardar la vajilla
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas altascant. 8
Mesas plegablescant. 4
Fundas para mantelescant. 16
Carteles para standscant. 10

Vajilla

Platoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 180
Tazascant. 80
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Photowall
Pizarrascant. 8
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 10
Linternas a pilascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Abrebotellascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Escoba y recogedorcant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución de los puestos al menos 2 semanas antes. Así puedes confirmar cuántas carpas, mesas, sillas y tomas eléctricas necesita cada expositor.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y revisa la lista 7 días antes. Calcula por separado la comida, los aperitivos y las bebidas para no depender de compras de última hora.
Comprueba los puntos de electricidad y prueba cables alargadores, regletas, altavoces y micrófono como mínimo 3 días antes. No dejes esta revisión para el montaje, cuando los puestos ya estén ocupando el espacio.
Envía el programa y las indicaciones a los responsables de los stands entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, la ubicación de cada puesto y quién debe ayudar con el montaje.
El día anterior, enfría las bebidas, revisa el stock de vajilla y prepara café, té y aperitivos por separado. Reserva la primera hora del montaje para carpas, soportes, carteles y señalización.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de aniversario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contactar con los expositores y comprobar permisos. Deja cerrados el programa, las inscripciones y la distribución de puestos al menos 2 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar los expositores del mercado?: Haz un primer contacto entre 6 y 8 semanas antes y confirma la lista definitiva 2 semanas antes. Pide entonces sus necesidades de mesas, electricidad, espacio y horarios de llegada.
¿Cuántas bebidas calcular por persona en un mercado de aniversario?: Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y alrededor de 1 por cada hora adicional. Ajusta la compra según la duración, la temperatura y si también sirves café y té.
¿Cuándo se montan las carpas y los puestos del mercado?: Programa el montaje entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Coloca primero las carpas y los soportes, después mesas y sillas, y termina con carteles, vajilla, bebidas y decoración.

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