Organiser un marché alimentaire sans rien oublier

Un marché alimentaire demande plus qu’une réservation de stands et quelques tables. Il faut coordonner les food trucks, les horaires de livraison, l’électricité, les autorisations, les paiements et les besoins alimentaires des participants. Cette checklist de 81 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations à la mise au frais des boissons. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour les stands, le service et la circulation sur le site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les heures
Déterminer le site et l’agencement du terrain
2 personnes
Réserver des food trucks et des stands
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
Recenser les besoins en énergie
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Créer le plan du site
Déterminer les prix de vente et le mode de paiement
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Informer les fournisseurs des besoins alimentaires
Faire les réservations pour le matériel
Vérifier les autorisations et les déclarations
Confirmer les créneaux de livraison
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Trier les aliments non périssables
2 personnes
Décharger les stands et les tentes
6 personnes
Balisage du site
2 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Marquer les stands par fournisseur
2 personnes
Accueillir les fournisseurs
3 personnes
Guider les fournisseurs vers les stands
2 personnes
Vérifier les plans de travail et le matériel
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les panneaux de prix
2 personnes
Tester les points de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Faire le briefing des fournisseurs
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Distribuer les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes entre-temps
Vérifier les stocks par stand
2 personnes
Signaler clairement les options alimentaires
2 personnes
Allumer l’éclairage
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Faire régler les fournisseurs
2 personnes
Clôturer les ventes et la distribution
3 personnes

Suivi

Emballer les denrées non réfrigérées
3 personnes
Stocker les produits frais en toute sécurité
3 personnes
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les plans de travail
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Trier le matériel de retour
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Libérer le site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 10
Tabouretsqté 20
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 80
Fourchettesqté 200
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 180
Louchesqté 24
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 4
Rallongesqté 10
Rallonges à enrouleurqté 5
Multiprisesqté 10
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 12
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 12
Saladiersqté 10
Verres doseursqté 6
Pincesqté 16
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux en aluminiumqté 60
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de menuqté 14
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Décoration de tableqté 20
Badges nominatifsqté 180
Panneaux indicateursqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à main et pellesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du site avant de réserver le matériel : prévoyez l’emplacement des stands, des tentes, des tables et des files d’attente, puis vérifiez que chaque fournisseur dispose d’un accès adapté pour sa livraison.
Demandez les besoins électriques de chaque food truck et stand plusieurs semaines à l’avance. Additionnez les puissances, repérez les points d’alimentation et prévoyez des rallonges ou enrouleurs suffisamment longs.
Fixez les horaires de livraison séparément de l’heure d’ouverture au public. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux arrivées afin de gérer un retard sans bloquer l’installation des autres stands.
Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions : regroupez les régimes particuliers, transmettez-les aux fournisseurs et identifiez clairement les plats concernés le jour du marché.
Ne gardez pas les produits frais pour la dernière minute. Récupérez-les le jour même si possible, remplissez les glacières et mettez les boissons au frais avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un marché alimentaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le site, réserver les food trucks et stands, vérifier les autorisations, organiser l’électricité et traiter les inscriptions.
Quelles autorisations faut-il pour un marché alimentaire ?: Les démarches dépendent du site, de la commune et du type de vente. Vérifiez-les au moins 6 semaines avant l’événement et confirmez également les obligations propres aux fournisseurs alimentaires.
Combien de prises électriques prévoir pour un marché alimentaire ?: Demandez à chaque fournisseur la puissance et le nombre de prises nécessaires, puis faites un plan électrique avant la réservation du matériel. Prévoyez au minimum une solution séparée pour chaque stand qui utilise réfrigérateur, plaque à induction ou machine à café.
Quand préparer les boissons et les produits frais ?: Triez les aliments non périssables la veille et récupérez les produits frais le jour même, idéalement 2 à 4 heures avant l’ouverture. Remplissez ensuite les glacières et mettez les boissons au frais dès leur arrivée.

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