Checklist para organizar un mercado gastronómico sin olvidos

Un mercado gastronómico necesita más que reservar varios puestos de comida. Hay que coordinar horarios de entrega, permisos, electricidad, pagos, circulación de visitantes y necesidades dietéticas. Esta checklist reúne el trabajo desde la primera decisión hasta la preparación de bebidas, alimentos y material el mismo día. Úsala en orden para detectar con tiempo lo que suele quedar pendiente: los datos de los proveedores, el plano del recinto, las conexiones eléctricas y la conservación de los productos frescos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y los horarios
Definir la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
Reservar food trucks y puestos
Recopilar datos de proveedores
Inventariar las necesidades de electricidad
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Hacer el plano del recinto
Determinar los precios de venta y la forma de pago
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Informar a los proveedores sobre las necesidades dietéticas
Hacer reservas de material
Comprobar permisos y notificaciones
Confirmar los horarios de entrega
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Preparar la información de ruta y aparcamiento
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Clasificar alimentos no perecederos
2 personas
Descargar puestos y carpas
6 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar puestos de mercado
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Marcar los puestos por proveedor
2 personas
Recibir a los proveedores
3 personas
Guiar a los proveedores hasta los puestos
2 personas
Comprobar las mesas de trabajo y el equipo
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar el punto de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Colocar carteles de precios
2 personas
Probar los puntos de pago
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Dar la sesión informativa a los proveedores
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Repartir bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vajilla y cubertería
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Limpiar las mesas entre momentos
2 personas
Comprobar los baños entre medias
Comprobar el stock por puesto
2 personas
Marcar claramente las opciones de dieta
2 personas
Encender la iluminación
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cobrar a los proveedores
2 personas
Cerrar la venta y la entrega
3 personas

Seguimiento

Empaquetar alimentos no refrigerados
3 personas
Guardar los productos refrigerados de forma segura
3 personas
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las encimeras
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar a fondo los baños
2 personas
Clasificar el material de devolución
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Liberar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillas plegablescant. 80
Mesas de cervezacant. 10
Taburetescant. 20
Manteles individualescant. 24
Percheroscant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 180
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 80
Tenedorescant. 200
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 24
Bandejas de serviciocant. 20

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 10
Enrollacablescant. 5
Regletascant. 10
Terminales de pagocant. 4
Cajas registradorascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chef y peladorescant. 12
Cuencos para mezclarcant. 10
Jarras medidorascant. 6
Pinzascant. 16
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de aluminiocant. 60
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles del menúcant. 14
Pizarrascant. 12
Rotuladores de tizacant. 12
Decoración de mesacant. 20
Tarjetas de nombrecant. 180
Carteles direccionalescant. 10

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobillas y recogedorescant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el horario y la distribución del recinto. El plano debe mostrar la ubicación de cada puesto, las mesas, las sillas, las carpas y los recorridos, no solo el espacio disponible.
Pide a cada proveedor sus necesidades eléctricas y compáralas con los puntos existentes antes de reservar el material. Cuenta también los cables alargadores, enrollacables y regletas necesarios para evitar conexiones improvisadas.
Define los precios y los métodos de pago antes de enviar las invitaciones. Comprueba cuántos terminales de pago y cajas registradoras harán falta y comunica a los asistentes si se aceptará efectivo, tarjeta o ambos.
Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y envía el resumen a los puestos con antelación. No esperes al día del mercado: un proveedor necesita tiempo para confirmar ingredientes y evitar contaminaciones cruzadas.
Programa las entregas y la compra en función de la conservación. Enfría las bebidas, llena las neveras portátiles y recoge los productos frescos lo más cerca posible de la apertura; los alimentos no perecederos pueden clasificarse antes.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo antes hay que organizar un mercado gastronómico?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar puestos, comprobar permisos, preparar el plano y contratar el material. Deja la confirmación final de proveedores, entregas y electricidad para los últimos 7 días.
¿Qué permisos necesita un mercado gastronómico?: Depende del recinto y de la normativa local, así que comprueba las licencias, notificaciones y requisitos sanitarios al menos 6 semanas antes. Pide a cada puesto la documentación que corresponda y conserva una copia junto con el plan del evento.
¿Cuánta bebida hay que calcular por persona?: Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona; después, aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Añade agua y contempla espacio de refrigeración suficiente en las neveras y neveras portátiles.
¿Cuándo hay que confirmar las entregas de los proveedores?: Confirma los horarios de entrega entre 5 y 7 días antes y vuelve a verificarlos el día anterior. Incluye una hora concreta, un punto de descarga y un contacto responsable para evitar que los puestos lleguen a la vez.

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