Foodmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Eine Foodmarkt-Planung steht und fällt mit Lieferzeiten, Strom und einem klaren Geländeplan. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten, Stände und die Aufteilung des Geländes fest. Danach folgen Genehmigungen, Lieferantendaten, Zahlungsweise und die Abstimmung besonderer Ernährungswünsche. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Wetter, Kühlung, frische Waren und die Ausgabe von Geschirr. Diese Checkliste zeigt dir die nötigen Schritte in sinnvoller Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Zeiten bestätigen
Location und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
Foodtrucks und Stände festlegen
Lieferantendaten sammeln
Strombedarf ermitteln
2 Personen
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Lageplan des Geländes erstellen
Verkaufspreise und Zahlungsweise festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Social-Media-Beitrag posten
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Lieferanten über besondere Ernährungswünsche informieren
Materialreservierungen vornehmen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Liefertermine bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Teilnehmerliste ausdrucken
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Routen- und Parkinformationen erstellen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Haltbare Lebensmittel sortieren
2 Personen
Stände und Zelte entladen
6 Personen
Gelände absperren
2 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Marktstände aufbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Stände nach Lieferant markieren
2 Personen
Lieferanten empfangen
3 Personen
Lieferanten zu den Ständen begleiten
2 Personen
Arbeitsflächen und Geräte prüfen
4 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
Getränkestand einrichten
2 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Preisschilder aufstellen
2 Personen
Zahlungspunkte testen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Lieferantenbriefing geben
2 Personen

Event

Besucher empfangen
4 Personen
Anmeldungen abhaken
2 Personen
Besucher informieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Kaffee und Tee ausschenken
2 Personen
Getränke ausgeben
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Besteck auffüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Bestand pro Stand kontrollieren
2 Personen
Diätoptionen sichtbar markieren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
Lieferanten abrechnen lassen
2 Personen
Verkauf und Ausgabe schließen
3 Personen

Nachbereitung

Ungekühlte Lebensmittel verpacken
3 Personen
Kühlprodukte sicher lagern
3 Personen
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Arbeitsflächen reinigen
3 Personen
Gelände reinigen
4 Personen
Toiletten gründlich reinigen
2 Personen
Rückgabematerial sortieren
2 Personen
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Location freigeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 10
HockerAnz. 20
TischdeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 80
GabelnAnz. 200
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 24
ServiertablettsAnz. 20

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 5
VerlängerungskabelAnz. 10
KartenterminalsAnz. 4
KassenAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 12
Koch- und SchälmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 10
MessbecherAnz. 6
ZangenAnz. 16
KellenAnz. 12
ServierschalenAnz. 20
AluminiumschalenAnz. 60
FolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 30

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
MenükartenAnz. 14
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
TischdekorationAnz. 20
NamensschilderAnz. 180
WegweiserAnz. 10

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 20
BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrschaufelnAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre den Strombedarf jedes Foodtrucks und Standes mindestens 2 bis 3 Wochen vorher. Prüfe anschließend, ob Anschlüsse, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln tatsächlich ausreichen.
Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor dem Foodmarkt. Markiere Stände, Partyzelte, Tische, Kühlgeräte, Kassen und Laufwege, damit Lieferanten beim Aufbau nicht improvisieren müssen.
Sammle Ernährungswünsche bis zum Ende der Anmeldefrist und leite sie spätestens 5 Tage vor dem Termin an die betroffenen Lieferanten weiter. So können Zutaten und Kennzeichnungen angepasst werden.
Bestätige Liefer- und Abholzeiten 2 bis 3 Tage vorher. Frische Produkte holst du möglichst am Veranstaltungstag ab; haltbare Lebensmittel, Getränke und Geschirr lassen sich früher sortieren.
Stelle Getränke und Kühlboxen mindestens 3 Stunden vor Beginn kalt. Rechne für die Ausgabe außerdem mit ausreichend Mehrweg-Tellern, Bechern, Besteck und Serviermaterial, damit der Nachschub nicht während der Stoßzeit ausgeht.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Foodmarkt planen?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher, besonders wenn Genehmigungen, mehrere Foodtrucks oder zusätzliche Stromanschlüsse nötig sind. In den letzten 7 Tagen bestätigst du Lieferungen, Lageplan, Teilnehmerliste und Wetterplanung.
Wie viel Strom braucht ein Foodmarkt?: Ermittle den Bedarf für jeden Stand einzeln, einschließlich Kühlschränken, Kaffeemaschinen, Wasserkochern und Induktionskochplatten. Prüfe die Anschlüsse spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin und plane keine Mehrfachbelegung ohne Rücksprache ein.
Wann soll ich die Foodmarkt-Lieferungen bestätigen?: Bestätige alle Liefertermine 2 bis 3 Tage vor dem Foodmarkt und notiere Ansprechpartner, Ankunftszeit und Entladeort. Frische Waren sollten möglichst am Veranstaltungstag abgeholt oder angeliefert werden.
Wie viel Geschirr und Besteck braucht man für einen Foodmarkt?: Plane mindestens ein vollständiges Mehrweg-Set pro erwarteter Person und zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve ein. Bei längeren Öffnungszeiten oder mehreren Essensrunden brauchst du mehr Teller, Becher und Besteck oder ein verlässliches Spülkonzept.

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