Foodmarkt organiseren: checklist en planning
Een foodmarkt staat of valt met afstemming tussen kramen, foodtrucks, leveranciers en bezoekers. Leg eerst datum, locatie, terreinindeling en vergunningen vast; regel daarna stroom, materiaal, betalingen en communicatie. In de laatste week controleer je leveringsmomenten, dieetwensen, aanmeldingen en het weer. Deze checklist helpt je om de 81 taken in de juiste volgorde uit te voeren en niet pas op de opbouwdag te ontdekken dat een koelkast, kabelhaspel of betaalterminal ontbreekt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijden bevestigen
Locatie en terreinindeling bepalen
2 personen
Foodtrucks en kramen vastleggen
Leveranciersgegevens verzamelen
Stroombehoefte inventariseren
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Plattegrond van het terrein maken
Verkoopprijzen en betaalwijze bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Socialmediabericht plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Leveranciers over dieetwensen informeren
Reserveringen voor materiaal maken
Vergunningen en meldingen controleren
Leveringsmomenten bevestigen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Route- en parkeerinformatie maken
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Houdbaar eten sorteren
2 personen
Kramen en tenten lossen
6 personen
Terrein afzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Marktkramen opstellen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kramen per leverancier markeren
2 personen
Leveranciers ontvangen
3 personen
Leveranciers naar kramen begeleiden
2 personen
Werkbladen en apparatuur controleren
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Prijsborden plaatsen
2 personen
Betaalpunten testen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Leveranciersbriefing geven
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee schenken
2 personen
Dranken uitgeven
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en bestek aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tafels tussendoor schoonmaken
2 personen
Toiletten tussendoor controleren
Voorraad per kraam controleren
2 personen
Dieetopties zichtbaar markeren
2 personen
Verlichting inschakelen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Leveranciers laten afrekenen
2 personen
Verkoop en uitgifte sluiten
3 personen
Nazorg
Onverkoelde etenswaren verpakken
3 personen
Koelproducten veilig opbergen
3 personen
Kramen en tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Werkbladen schoonmaken
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
Retourmateriaal sorteren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie vrijgeven
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Marktkramenaantal 12
- Tafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 80
- Biertafelsaantal 10
- Krukkenaantal 20
- Tafelkleedjesaantal 24
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 120
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 80
- Vorkenaantal 200
- Messenaantal 200
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 24
- Serveerbladenaantal 20
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 4
- Koelboxenaantal 8
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Inductiekookplatenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 5
- Stekkerdozenaantal 10
- Betaalterminalsaantal 4
- Kassa'saantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 12
- Koks- en schilmesjesaantal 12
- Mengkommenaantal 10
- Maatbekersaantal 6
- Tangenaantal 16
- Pollepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 20
- Aluminium schalenaantal 60
- Folieaantal 4
- Vershoudbakkenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Menubordenaantal 14
- Krijtbordenaantal 12
- Krijtstiftenaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 20
- Naamkaartjesaantal 180
- Pijlbordenaantal 10
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 8
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Handvegers en blikkenaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 30
- Handzeepdispensersaantal 8
- Desinfectiepompjesaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak uiterlijk enkele weken vooraf een plattegrond met vaste plekken voor foodtrucks, marktkramen, zitplaatsen, stroompunten en looproutes. Zo zie je meteen welke verlengkabels en kabelhaspels nodig zijn en voorkom je kruisingen met bezoekersstromen.
- Vraag iedere leverancier vooraf naar stroombehoefte, aankomsttijd, contactgegevens en dieet- of allergeneninformatie. Bundel die gegevens in één overzicht en bevestig de levering nogmaals kort voor de foodmarkt.
- Bepaal vóór het versturen van uitnodigingen welke verkoopprijzen en betaalwijzen gelden. Test betaalterminals en kassa’s vooraf en zorg dat iedere kraam weet hoe betalingen en eventuele reserveringen worden verwerkt.
- Plan verse producten en gekoelde dranken zo laat mogelijk in: haal verse producten op de dag zelf op, vul koelboxen en zet dranken koud voordat bezoekers arriveren. Houd houdbaar eten apart gesorteerd, zodat het niet onnodig wordt blootgesteld aan warmte.
- Controleer de weersverwachting 24 tot 48 uur vooraf en pas de indeling aan als partytenten, extra beschutting of andere looproutes nodig zijn. Leg route- en parkeerinformatie klaar en druk de deelnemerslijst en naamkaartjes vóór de opbouw af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een foodmarkt organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en foodtrucks of kramen. Plan de laatste controle van leveranciers, stroom, betalingen en materiaal in de week vóór het evenement.
- Hoeveel stroompunten heb ik nodig voor een foodmarkt?
- Dat hangt af van koffiezetapparaten, waterkokers, koelkasten, warmhoudbakken en inductiekookplaten per kraam. Vraag iedere leverancier uiterlijk 4 weken vooraf naar het vermogen en maak daarna één stroomplan per zone.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een foodmarkt verzamelen?
- Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en sluit de inventaris uiterlijk 7 dagen vooraf. Informeer leveranciers daarna meteen, zodat zij ingrediënten, bereiding en aanduidingen kunnen voorbereiden.
- Wanneer moet ik het weer voor een foodmarkt controleren?
- Controleer het weer 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Gebruik die momenten om partytenten, beschutting, kabels, koeling en de terreinindeling aan te passen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!