Organiser une journée portes ouvertes de ferme thérapeutique

Une journée portes ouvertes dans une ferme thérapeutique demande plus qu’un accueil convivial : il faut protéger les visiteurs, les animaux et les zones de travail. Commencez par les inscriptions et les besoins alimentaires, puis sécurisez les enclos et le parcours avant de préparer l’accueil. Le jour J, l’équipe doit savoir qui tient l’inscription, qui surveille les animaux et qui réagit en cas de problème. Le plan ci-dessous suit cette logique, pour éviter les installations précipitées et les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Ouvrir le formulaire d’inscription
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Imprimer la liste des visiteurs
6
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
7
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
8
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
9
Préparer la nourriture pour les animaux
2 personnes
10
Vérifier le parcours de randonnée
2 personnes
11
Barrer les zones dangereuses
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Faire les courses
2 personnes
14
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
15
Installer les tables
3 personnes
16
Installer les chaises
3 personnes
17
Monter les tentes de réception
4 personnes
18
Aménager le stand d'information
2 personnes
19
Suspendre la décoration
2 personnes
20
Mettre le buffet en place
3 personnes
21
Préparer les en-cas
4 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Mettre en place le point café
2 personnes
24
Vérifier les toilettes

Événement

25
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
26
Accueillir les visiteurs
2 personnes
27
Accompagner les visites guidées
3 personnes
28
Animer les activités avec les animaux
3 personnes
29
Servir le buffet
3 personnes
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Vider les poubelles
2 personnes
33
Nettoyer les toilettes entre-temps
34
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

35
Démonter le buffet
3 personnes
36
Faire la vaisselle
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
38
Démonter les tentes de fête
4 personnes
39
Nettoyer le site
3 personnes
40
Ramener les animaux
2 personnes
41
Ranger les produits frais
2 personnes
42
Évacuer les déchets
2 personnes
43
Ranger le matériel propre et sec
2 personnes
44
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Catering

Courses

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Batterie portableqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Couteaux à painqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Glacières avec accumulateurs de froidqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Badges nominatifsqté 80

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 2

Soins aux animaux

Gamellesqté 8
Brosses à mainqté 6
Panneaux de clôtureqté 12
Brouettesqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Ruban de balisageqté 4
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4

Informations

Cartes d'itinéraireqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Ruban adhésifqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12

Conseils

Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. Imprimez la liste finale avant l’ouverture et prévoyez une personne au bureau d’inscription dès l’arrivée du premier groupe.
Faites le contrôle des enclos et du parcours avant d’installer les tables. Les zones dangereuses doivent être barrées et les points d’alimentation vérifiés avant que les visiteurs ne circulent sur le site.
Ne repoussez pas les boissons et les produits frais au dernier moment : remplissez les réfrigérateurs et mettez les boissons au frais avant l’installation du buffet. Prévoyez aussi des glacières avec accumulateurs de froid si l’accès aux prises est limité.
Installez les tentes, tables et chaises avant de préparer les en-cas. Gardez une circulation dégagée entre l’accueil, le stand d’information, le buffet, les toilettes et le départ du parcours.
Testez les équipements alimentés sur secteur avant l’arrivée du public, notamment les machines à café, bouilloires, haut-parleurs et microphone. Repérez les rallonges et multiprises utilisées, et gardez une batterie portable disponible en secours.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes à la ferme ?: Ouvrez le formulaire au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de traiter les demandes alimentaires et d’imprimer une liste fiable des visiteurs.
Combien de personnes faut-il prévoir à l’accueil ?: Prévoyez au minimum 2 personnes pendant la première heure : une pour tenir le bureau d’inscription et une pour orienter les visiteurs. Si plusieurs groupes arrivent à la même heure, ajoutez une personne dédiée aux panneaux et au parcours.
Quand vérifier les enclos et le parcours de randonnée ?: Effectuez un premier contrôle 1 à 2 jours avant, puis une dernière vérification le matin même. Cette seconde inspection permet de repérer une clôture déplacée, une zone boueuse ou un passage devenu dangereux.
Quand installer le buffet et les boissons ?: Installez les tables et le matériel plusieurs heures avant l’ouverture, puis mettez le buffet en place peu avant l’arrivée du public. Les boissons doivent être rafraîchies à l’avance, tandis que les en-cas sensibles restent protégés jusqu’au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.