Checklist pour les portes ouvertes d’un centre de sauvegarde de la faune

Une journée portes ouvertes dans un centre de sauvegarde doit faire cohabiter accueil du public, bien-être des animaux et circulation fluide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’annonce du programme au rangement final. Prévoyez les inscriptions, les visites guidées, les bénévoles et le catering avant de vous concentrer sur la décoration. Le jour J, vérifiez les enclos, installez la signalétique et gardez un plan météo de secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Réserver des visites guidées
Commander le catering
Commander les imprimés
Vérifier les prévisions météo
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Préparer le script de la visite guidée
Préparer le briefing des bénévoles
Vider et compter les boîtes de dons
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer une carte des allergènes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la signalisation
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Collecter les numéros de téléphone
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Préparer les animaux calmement
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Répartir les groupes de visite
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Guider la première visite
2 personnes
Faire une démonstration de soins aux animaux
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Tenir le stand d'information
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Assurer la permanence du stand de vente
2 personnes
Accompagner les enfants
3 personnes
Veiller au calme dans les espaces animaux
2 personnes
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Animer le moment photo
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Ramener les animaux au calme
3 personnes
Fermer les stocks
2 personnes
Sceller les boîtes de dons
2 personnes

Suivi

Faire la vaisselle
3 personnes
Éliminer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel d’information
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier les espaces pour animaux
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Trier les objets trouvés
Enregistrer le nombre de visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 2
Bancs pliantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Pincesqté 8
Bol à soupeqté 40

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Affiches d’animauxqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Braceletsqté 100
Décoration de tableqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Conteneurs réfrigérésqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8
Éponges de nettoyageqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de clôtureqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Extincteursqté 2
Sachets pour nourriture animaleqté 200

Soins aux animaux

Gants jetablesqté 500
Serviettesqté 20
Caisses de transportqté 6
Gamelles adaptées aux animauxqté 12
Bacs à eau sans danger pour les animauxqté 12
Pelles à nourritureqté 6
Brossesqté 6
Tabliers de soinqté 8
Alèses lavablesqté 12

Informations

Brochures du programmeqté 250
Cartes d'information sur les animauxqté 200
Cartes d'itinéraireqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Stylos pour l’inscriptionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Formulaires de donqté 100
Autocollantsqté 250
Presse-papiersqté 12
Protège-documents A4qté 50

Conseils

Publiez la date, le programme et les modalités d’inscription suffisamment tôt pour estimer le nombre de visiteurs. Demandez aussi les besoins alimentaires afin d’adapter les encas et la carte des allergènes.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes : accueil, visites, buvette, dons et orientation. Préparez leur briefing avant l’ouverture, avec le parcours, les consignes dans les enclos et les numéros de téléphone utiles.
Réservez les visites guidées en fonction de la capacité réelle des groupes. Un planning précis évite les attroupements devant les enclos et laisse du temps aux visiteurs pour circuler entre les espaces.
Ne laissez pas la météo au dernier moment : vérifiez les prévisions, puis installez à l’avance les tentes, rallonges et multiprises nécessaires. Prévoyez aussi des tables, bancs et poubelles dans les zones de pause.
Préparez l’accueil la veille autant que possible : badges nominatifs, bracelets, signalisation imprimée, monnaie et boissons refroidies. Le matin, comptez les boîtes de dons avant l’ouverture et vérifiez que le système de sonorisation fonctionne.

Questions fréquentes

Quand publier le programme des portes ouvertes d’un centre de sauvegarde ?: Publiez la date et le programme au moins 3 à 4 semaines avant la journée. Ce délai laisse aux visiteurs le temps de s’inscrire et vous permet d’estimer les besoins en bénévoles, repas et visites guidées.
Combien de temps prévoir pour organiser des portes ouvertes ?: Prévoyez environ 6 à 8 semaines pour coordonner les inscriptions, les bénévoles, le catering, les imprimés et le parcours des visiteurs. Gardez les derniers 7 jours pour les vérifications météo, les enclos et le matériel.
Que faut-il préparer la veille des portes ouvertes ?: La veille, refroidissez les boissons, préparez les encas, les badges, les bracelets et la signalisation. Vérifiez également les enclos, rassemblez le matériel électrique et comptez la monnaie nécessaire à l’accueil et aux dons.
Comment gérer la pluie pendant les portes ouvertes ?: Décidez au moins 48 heures à l’avance quelles activités peuvent être déplacées ou couvertes. Installez des tentes de réception et une protection contre les intempéries, tout en gardant les câbles et multiprises à l’abri de l’eau.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.