Organiser les portes ouvertes d’un centre de sauvegarde de la faune

Une journée portes ouvertes dans un centre de sauvegarde demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut protéger les animaux, guider les visiteurs sans perturber les enclos et prévoir un accueil fluide dès la première arrivée. Commencez par fixer le parcours et les créneaux de visite, puis coordonnez les inscriptions, les bénévoles, la restauration et la signalétique. Les derniers contrôles portent sur la météo, les dons, les boissons et la sécurité du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et le programme
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Annoncer la journée portes ouvertes en ligne
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Répartir les bénévoles
2 personnes
7
Réserver des visites guidées
8
Commander le catering
9
Commander les imprimés
10
Vérifier les prévisions météo
11
Vérifier les enclos des animaux
2 personnes
12
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
13
Préparer le script de la visite guidée
14
Préparer le briefing des bénévoles
15
Vider et compter les boîtes de dons
2 personnes
16
Récupérer les courses
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Créer une carte des allergènes
20
Préparer les badges nominatifs
21
Imprimer la signalisation
22
Préparer l'argent liquide
2 personnes
23
Collecter les numéros de téléphone
24
Installer la protection contre les intempéries
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Accueillir les bénévoles
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
3 personnes
28
Préparer les animaux calmement
3 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
32
Aménager les stands d'information
3 personnes
33
Suspendre la décoration
2 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Tester le son et le micro
2 personnes
36
Mettre en place le point café
2 personnes
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
38
Répartir les groupes de visite
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Cocher les inscriptions
2 personnes
41
Présenter le programme
42
Guider la première visite
2 personnes
43
Faire une démonstration de soins aux animaux
2 personnes
44
Servir le café et le thé
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Tenir le stand d'information
2 personnes
48
Enregistrer les dons
2 personnes
49
Assurer la permanence du stand de vente
2 personnes
50
Accompagner les enfants
3 personnes
51
Veiller au calme dans les espaces animaux
2 personnes
52
Accompagner la deuxième visite guidée
2 personnes
53
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
54
Animer le moment photo
55
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
56
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
57
Ramener les animaux au calme
3 personnes
58
Fermer les stocks
2 personnes
59
Sceller les boîtes de dons
2 personnes

Suivi

60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Éliminer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
64
Démonter les tentes de fête
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Ranger le matériel d’information
2 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Vérifier les espaces pour animaux
2 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Mettre les dons en sécurité
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Trier les objets trouvés
75
Enregistrer le nombre de visiteurs
76
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Tables hautesqté 4
Tables de maquillageqté 2
Bancs pliantsqté 4
Poubellesqté 8

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 6
Thermosqté 6
Pincesqté 8
Bol à soupeqté 40

Décoration

Nappesqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Affiches d’animauxqté 20
Panneaux en ardoiseqté 6
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 30
Braceletsqté 100
Décoration de tableqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Bouteilles isothermesqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Conteneurs réfrigérésqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de rangementqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 4
Torchons de cuisineqté 12
Pains de glaceqté 16

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 8
Éponges de nettoyageqté 12
Seauxqté 6
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 24
Gants en caoutchoucqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Conteneurs à déchetsqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Catering

Courses

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets de sécuritéqté 12
Ruban de balisageqté 4
Panneaux de clôtureqté 12
Tapis antidérapantsqté 8
Extincteursqté 2
Sachets pour nourriture animaleqté 200

Soins aux animaux

Gants jetablesqté 500
Serviettesqté 20
Caisses de transportqté 6
Gamelles adaptées aux animauxqté 12
Bacs à eau sans danger pour les animauxqté 12
Pelles à nourritureqté 6
Brossesqté 6
Tabliers de soinqté 8
Alèses lavablesqté 12

Informations

Brochures du programmeqté 250
Cartes d'information sur les animauxqté 200
Cartes d'itinéraireqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 150
Stylos pour l’inscriptionqté 20
Panneaux d’informationqté 12
Panneaux indicateursqté 15
Formulaires de donqté 100
Autocollantsqté 250
Presse-papiersqté 12
Protège-documents A4qté 50

Conseils

Fixez d’abord le parcours des visiteurs et les horaires des visites guidées. Prévoyez des créneaux réservables plutôt qu’une file permanente, surtout si certains enclos ne peuvent accueillir qu’un petit groupe.
Briefiez les bénévoles avec un déroulé écrit avant l’ouverture. Attribuez clairement l’accueil, les inscriptions, l’accompagnement des groupes, la restauration et la surveillance des zones sensibles.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant l’événement. Préparez une carte des allergènes et gardez les informations utiles, notamment les numéros de téléphone des participants et des responsables.
Ne repoussez pas la signalétique et la protection contre les intempéries au jour même. Imprimez les panneaux à l’avance, testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises, puis installez les tentes avant l’arrivée du public.
Le matin, vérifiez les enclos avant d’ouvrir le lieu, puis contrôlez les boissons, les encas, les gobelets et les poubelles. Comptez aussi les espèces disponibles et videz les boîtes de dons pour pouvoir suivre les recettes de la journée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de sauvegarde ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de publier la date, gérer les inscriptions, réserver les visites, commander le catering et les imprimés, puis organiser les bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations et ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez les inscriptions environ 3 à 4 semaines avant la journée et relancez les personnes inscrites 5 à 7 jours avant. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et un numéro de téléphone utile le jour de l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour les portes ouvertes ?: Répartissez au minimum 1 bénévole par fonction essentielle : accueil, inscriptions, visites, restauration et surveillance du parcours. Pour un groupe de visite, prévoyez généralement 1 accompagnateur dédié, sans lui confier une autre tâche en même temps.
Que faut-il vérifier le matin avant d’ouvrir le centre ?: Faites une vérification complète 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Contrôlez les enclos, le parcours, les panneaux, la météo, les équipements électriques, les boissons refroidies, les encas, les dons et la caisse.

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