Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de station ?

Une journée portes ouvertes de station demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, organiser les visites guidées, afficher les informations et faire fonctionner les présentations sans chercher de matériel au dernier moment. Cette liste regroupe les achats et équipements à prévoir pour l’accueil, le catering, l’orientation et la technique. Vérifiez aussi les quantités selon le nombre d’inscrits et de bénévoles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 6
Porte-parapluiesqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 12
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Pichets réfrigérantsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Pincesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Serviettesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Protection auditiveqté 20

Informations

Panneaux d'informationqté 12
Flyers du programmeqté 500
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Panneaux indicateursqté 20
Marqueursqté 20
Étiquettes nominativesqté 200

Activités pour enfants

Coloriagesqté 200
Crayons de couleurqté 40
Marqueursqté 40
Puzzlesqté 6
Tapis de jeuqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4

Catering

Courses
- Café - 8 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Limonade - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 12 caisses
- Spa Rood - 6 caisses
- Jus de pomme - 8 litres
- Jus d’orange - 8 litres
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière - 8 caisses
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini glaces à l’eau - 200 pièces
- Baguettes - 25 pièces
- Mini pistolets - 150 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Croissants - 100 pièces
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Concombres - 3 kilogrammes
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Yaourt - 6 kilogram
- Muesli - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange apéritif - 5 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Cornichons - 3 bocaux
- Bâtonnets au fromage - 5 kilogrammes
- Mini boulettes de viande - 6 kilogrammes
- Snacks végétariens - 5 kilogrammes
- Feuilletés - 300 pièces
- Mini pizzas - 250 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 150 pièces
- Muffins - 150 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Crème fouettée - 12 boîtes
- Étiquettes allergènes - 2 feuilles
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Cure-dents en bois - 500 pièces
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 10 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires

Conseils

Prévoyez au moins une table d’accueil, des badges nominatifs et un stylo par personne chargée de l’accueil. Ajoutez une réserve de 10 % pour les inscriptions ou visiteurs de dernière minute.
Pour le catering, comptez 2 à 3 verres par visiteur si les gobelets réutilisables ne sont pas lavés sur place. Prévoyez aussi environ 1 tasse, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne servie.
Installez les poteaux de balisage et le ruban avant l’arrivée du public, surtout aux entrées, croisements et zones réservées. Faites un parcours complet au moins 1 heure avant l’ouverture pour repérer les panneaux manquants.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, les écrans, les haut-parleurs et les microphones avant le début des présentations. Gardez au minimum 2 rallonges et 2 multiprises disponibles si plusieurs espaces utilisent la même alimentation.
Faites refroidir les boissons plusieurs heures à l’avance et regroupez la vaisselle sur des plateaux de service. Les porte-parapluies, portants à vêtements et tables hautes sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 verres réutilisables par visiteur si vous ne pouvez pas les laver pendant l’événement. Pour 50 visiteurs, prévoyez donc environ 100 à 150 verres, avec une petite réserve.
Quand installer la signalétique de la journée portes ouvertes ?: Installez les panneaux, poteaux de balisage et ruban au moins 1 heure avant l’ouverture. Parcourez ensuite tout l’itinéraire de visite pour vérifier que chaque changement de direction est visible.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel technique ?: Faites un premier test la veille, puis un contrôle complet 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les branchements, le son, les microphones, les présentations et les rallonges.
Que prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez une table d’accueil, les informations visiteurs, les badges nominatifs et des stylos au moins 30 minutes avant l’ouverture. Gardez 10 % de badges et de documents en plus pour les arrivées non prévues.

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