Organiser une Journée du diabète, étape par étape

Une Journée du diabète demande plus qu’une salle et quelques intervenants. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis construisez l’organisation autour des ateliers, des besoins des visiteurs et des contraintes techniques. Les inscriptions servent aussi à recueillir les besoins alimentaires et d’accessibilité. Prévoyez enfin un contrôle séparé pour les présentations, le matériel, les badges et l’accueil afin d’éviter les oublis le jour même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Établir le programme
2 personnes
3
Contacter les intervenants
2 personnes
4
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Accrocher les affiches
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recueillir les besoins d’accessibilité
12
Envoyer une confirmation aux visiteurs
13
Envoyer les informations sur les intervenants
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Réserver le mobilier
16
Réserver la technique
17
Vérifier les autorisations
18
Vérifier les informations d'assurance
19
Finaliser le programme
2 personnes
20
Mettre à jour la liste des participants
21
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
22
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
23
Rassembler les présentations
24
Vérifier le matériel d’atelier
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Récupérer les produits frais
2 personnes
27
Récupérer le matériel technique
2 personnes
28
Nettoyer le lieu
3 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Monter les stands d'information
4 personnes
32
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Tester les présentations
2 personnes
35
Tester les microphones
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les dossiers d’information
2 personnes

Événement

40
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
45
Donner une conférence sur le diabète
2 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Animer l’atelier sur un mode de vie sain
3 personnes
50
Animer l’atelier de mouvement
3 personnes
51
Servir un repas sain
5 personnes
52
Servir les repas spéciaux à part
2 personnes
53
Animer le débat
3 personnes
54
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
55
Tenir les stands d'information
6 personnes
56
Réapprovisionner les matériels aux stands
2 personnes
57
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Orienter les visiteurs vers les ateliers
2 personnes
60
Vérifier la présence des intervenants
61
Annoncer les changements de programme
62
Assurer la clôture
2 personnes
63
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

64
Rassembler la vaisselle
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer l’espace repas
3 personnes
67
Démonter les stands d’information
4 personnes
68
Éteindre la technique
2 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
71
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
72
Effectuer le contrôle final du site
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Gérer les restes alimentaires
2 personnes
75
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
76
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 6
Comptoir d'inscription
Portantsqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Serre-câblesqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Plats de service avec couvercleqté 12
Thermomètres alimentairesqté 2
Cartes des allergènesqté 30

Décoration

Nappesqté 14
Affiches de la journée du diabèteqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Badges nominatifsqté 130
Lanyardsqté 130
Ballonsqté 80
Pieds de ballonsqté 6
Ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds de lampeqté 4

Matériel de sport

Tapis de yoga ou de fitnessqté 30
Élastiquesqté 30
Podomètresqté 20

Matériel de soins

Glucomètresqté 4
Bandelettes de testqté 100
Lancettes de sécuritéqté 100
Compresses alcooliséesqté 120
Gants en nitrileqté 200
Conteneurs pour objets tranchantsqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Sacs isothermes pour l’insulineqté 4

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Blocs-notesqté 40
Papier d'impression A4qté 500
Brochures d’informationqté 150
Enveloppesqté 150
Porte-badgesqté 130
Marqueursqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Post-itqté 12
Chemises de présentationqté 20

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 30
Seauxqté 4
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Pinces à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les intervenants. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le programme, réserver le catering et organiser la promotion.
Structurez le programme par séquences clairement horaires, en distinguant les temps de présentation, les ateliers et les pauses. Pour chaque atelier, prévoyez un espace, des tables, des chaises et le matériel nécessaire.
Ajoutez les besoins alimentaires et d’accessibilité directement au formulaire d’inscription. Relancez les personnes sans réponse 7 jours avant l’événement afin de transmettre des informations fiables au catering et à l’accueil.
Testez la technique dans la salle au plus tard la veille : ordinateur, vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Une présentation rassemblée au dernier moment est souvent incompatible avec le matériel disponible.
Préparez les badges, dossiers d’information et listes de participants avant l’ouverture des portes. Installez le comptoir d’inscription et les espaces d’atelier au moins 60 minutes à l’avance, avec les confirmations et les informations sur les intervenants à portée de main.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Journée du diabète ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu et les intervenants, d’ouvrir les inscriptions, de réserver le catering et la technique, puis de finaliser le programme.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date prévue, dès que le lieu et les grandes lignes du programme sont confirmés. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Que faut-il vérifier la veille d’une Journée du diabète ?: Vérifiez les présentations, le matériel des ateliers, les badges, les dossiers d’information et la liste des participants. Faites aussi un test complet de la projection et des microphones, puis confirmez les horaires d’arrivée des intervenants et du catering.
Comment prévoir l’accueil des visiteurs ?: Installez le comptoir d’inscription au moins 60 minutes avant l’ouverture et gardez la liste actualisée des participants, les badges et les confirmations ensemble. Prévoyez une personne pour orienter les visiteurs vers les ateliers et répondre aux besoins signalés lors de l’inscription.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.