Checklist pour organiser une journée de formation

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Traitez les inscriptions plusieurs jours avant la formation et mettez régulièrement la liste des participants à jour. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin de ne pas devoir modifier le catering la veille.
• Confirmez le coach et consignez le programme avec les horaires avant d’imprimer les feuilles de travail. Prévoyez une version vérifiée du déroulé pour l’accueil et les personnes qui installent la salle.
• Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et la vidéo avant le jour J. Gardez aussi les rallonges et multiprises accessibles : un branchement manquant peut retarder le début de 15 à 30 minutes.
• Préparez les badges nominatifs, les chemises à pince, les classeurs de documents, les stylos et les post-it en fonction du nombre confirmé de participants. Ajoutez quelques exemplaires de réserve plutôt que de les chercher pendant l’accueil.
• Le matin, vérifiez les clés, aérez la salle et installez d’abord les tables, les chaises et la table d’inscription. Préparez ensuite le café, le thé, les boissons et les repas spéciaux pour que l’enregistrement puisse commencer sans interruption.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée de formation ?

Envoyez les invitations au moins 3 à 4 semaines avant la formation. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser les participants, les besoins alimentaires et le catering.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une salle de formation ?

Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du premier participant. Ce délai permet de vérifier les clés, d’aérer la salle, d’installer les tables et les chaises, puis de tester la présentation et la vidéo.

Quand commander le catering pour une journée de formation ?

Passez la commande 5 à 7 jours avant, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de repas au plus tard 48 heures avant si le prestataire le demande.

Que faut-il vérifier le matin d’une formation ?

Vérifiez la salle, les clés, les branchements, le vidéoprojecteur, la vidéo, les feuilles de travail, les badges et les boissons. Faites cette vérification au moins 60 minutes avant l’accueil pour pouvoir corriger un oubli.

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