Checklist para organizar un día de entrenamiento
Un día de entrenamiento necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar las inscripciones, preparar el programa y dejar lista la sala antes de que llegue el primer participante. Esta checklist reúne 47 tareas y 39 materiales para controlar el proceso desde las invitaciones hasta el registro de asistencia. Incluye también los detalles que suelen retrasarse, como las preferencias dietéticas, las llaves del lugar y la prueba del vídeo y la presentación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el lugar
Confirmar al formador
Definir el programa y los horarios
Preparar el material de formación
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Preparar acreditaciones
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar ubicación y llaves
Llevar materiales al lugar
2 personas
Ventilar el espacio
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Conectar el equipo de presentación
2 personas
Probar la presentación y el video
2 personas
Preparar hojas de trabajo y bolígrafos
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Abrir el entrenamiento
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Montar el bufé de cena
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Coordinar el bloque de entrenamiento
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Gestionar el cierre
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los restos
2 personas
Archivar la lista de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 45
- Mesascant. 8
- Mesa de registro
- Percheroscant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Altavoz portátil
- Atriles de rotafoliocant. 2
Artículos de oficina
- Bloc de rotafoliocant. 3
- Rotuladores para pizarra blancacant. 12
- Rotuladores de colorescant. 24
- Bolígrafoscant. 50
- Notas adhesivascant. 10
- Portadocumentoscant. 45
- Carpetas para documentoscant. 45
Vajilla
- Tazas de cafécant. 50
- Vasoscant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Cucharonescant. 6
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 8
- Cuboscant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Aspiradora
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 5 días de antelación. Así puedes separar las comidas especiales y ajustar el pedido del catering sin improvisar.
- Confirma al formador y el programa como mínimo 7 días antes. Reserva bloques concretos para pausas, comida, ejercicios y registro de participantes.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, altavoz y alargadores. No des por hecho que el vídeo funcionará solo porque la presentación se abre.
- Llega entre 60 y 90 minutos antes para comprobar las llaves, ventilar el espacio, colocar mesas y sillas y montar la mesa de registro. La recepción se retrasa fácilmente si las acreditaciones y la lista de participantes siguen en una bolsa.
- Prepara una carpeta por participante con las hojas de trabajo, bolígrafo y documentación. Deja además café, té, vasos, tazas y termos listos antes de empezar, porque durante la primera sesión nadie debería encargarse de buscar utensilios.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de entrenamiento?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar al formador y enviar las invitaciones. Cierra participantes, dietas y catering al menos 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar al lugar?
- Llega entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Ese margen permite abrir y ventilar la sala, colocar el mobiliario, preparar el registro y probar la presentación y el vídeo.
- ¿Qué material técnico hace falta para un día de entrenamiento?
- Como base, prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, alargadores, regletas y un altavoz portátil. Prueba todo el día anterior y lleva los cables conectados o identificados para reducir retrasos.
- ¿Cuándo se debe pedir el catering para un día de entrenamiento?
- Pide el catering cuando las inscripciones estén prácticamente cerradas, idealmente 5 días antes. Separa las comidas especiales y confirma la entrega el día anterior para evitar que falten raciones o utensilios.
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