Checklist voor een goed georganiseerde trainingsdag
Een trainingsdag staat of valt met voorbereiding buiten de trainingsruimte. Leg eerst locatie, trainer, programma en deelnemers vast; regel daarna materiaal, catering en techniek. Op de dag zelf wil je niet meer zoeken naar dieetmaaltijden, HDMI-kabels of ontbrekende naambadges. Deze checklist helpt je de 47 taken in een logische volgorde af te werken, van uitnodiging en aanmelding tot ontvangst en een geteste presentatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Deelnemerslijst bijhouden
Dieetwensen verzamelen
Locatie reserveren
Trainer bevestigen
Programma en tijden vastleggen
Trainingsmateriaal voorbereiden
2 personen
Werkbladen printen
Naambadges voorbereiden
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dieetmaaltijden apart zetten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie en sleutels controleren
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Presentatie en video testen
2 personen
Werkbladen en pennen klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Training openen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Trainingsblok begeleiden
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afsluiting verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie afsluiten
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Aanwezigheidslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 45
- Tafelsaantal 8
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Draagbare speaker
- Flip-overstandaardsaantal 2
Kantoorartikelen
- Flip-overblokkenaantal 3
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Kleurstiftenaantal 24
- Pennenaantal 50
- Plakbriefjesaantal 10
- Schrijfmappenaantal 45
- Documentmappenaantal 45
Servies
- Koffiekopjesaantal 50
- Drinkglazenaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
Schoonmaak
- Afwasteiltjesaantal 2
- Afwasborstelsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Emmersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Stofzuiger
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de training. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen en naambadges af te ronden.
- Bevestig trainer, programma en locatie minimaal 2 weken vooraf. Controleer daarbij ook wanneer je de sleutel krijgt en of tafels, stoelen, kapstokken en een registratietafel aanwezig zijn.
- Test de presentatie niet pas bij aanvang. Sluit laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, stekkerdozen en verlengsnoeren uiterlijk de dag ervoor op elkaar aan en speel ook de video volledig af.
- Zet dieetmaaltijden apart en duidelijk herkenbaar voordat de catering arriveert. Reken daarnaast per deelnemer op een eigen set werkbladen, pen, schrijfmappen of documentmappen en naambadge.
- Plan op de trainingsdag minstens 60 minuten voor de start in voor ventileren, opstellen en techniek. Richt daarna eerst de registratie- en koffietafel in, zodat je deelnemers kunt ontvangen terwijl de laatste controle loopt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een trainingsdag organiseren en uitnodigingen versturen?
- Reserveer de locatie en bevestig de trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 tot 4 weken voor de trainingsdag, zodat deelnemers tijd hebben om zich aan te melden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een trainingsruimte klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten voor het opstellen van tafels en stoelen, ventileren, de registratietafel en het aansluiten van de presentatieapparatuur. Reken op 90 minuten als je ook catering en meerdere flip-overs moet klaarzetten.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een trainingsdag verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen voor de training. Geef het definitieve aantal en de aparte dieetmaaltijden daarna door aan de catering.
- Hoeveel trainingsmateriaal moet ik voorbereiden?
- Maak voor elke aangemelde deelnemer één complete set met werkbladen en een pen, plus minstens 5 procent reserve. Bij 20 deelnemers leg je dus 21 sets klaar, zodat een vergeten of extra deelnemer geen probleem wordt.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!