Checklist voor een informatiedag organiseren
Een informatiedag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een paar lokalen. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, bewegwijzering, techniek, catering en ontvangst. Begin met datum, programma en ruimtes en werk daarna toe naar een definitieve bezoekerslijst. Deze checklist bevat 68 taken en 70 spullen, zodat je ook details zoals naamkaartjes, HDMI-kabels, thermoskannen en dieetwensen niet op het laatste moment hoeft op te lossen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Sprekers en begeleiders benaderen
2 personen
Ruimtes en presentatieplekken reserveren
2 personen
Vergunningen en huisregels controleren
2 personen
Uitnodigingstekst opstellen
2 personen
Aanmeldformulier maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Informatiedag online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vragen van bezoekers beantwoorden
2 personen
Programma definitief maken
2 personen
Sprekersinformatie verzamelen
2 personen
Presentaties ontvangen
Informatieborden ontwerpen
2 personen
Flyers en programma's drukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanmeldlijst bijwerken
Cateringhoeveelheden bestellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Informatiekraampjes inrichten
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatieruimte inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Programma's klaarleggen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
2 personen
Techniek opnieuw testen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Informatie bij stands geven
8 personen
Presentaties begeleiden
2 personen
Sprekers ontvangen
Microfoon bedienen
Presentaties klaarzetten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Informatieborden afbreken
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Catering opruimen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Ruimtes schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen veiligstellen
Bezoekersvragen naberichten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 12
- Folderrekkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 6
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Opscheplepelsaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenbundelsaantal 8
- Rolbannersaantal 6
- Wegwijzerbordenaantal 10
- Kleefgumaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Snoerverlichtingaantal 4
Catering
- Waterdispensersaantal 2
- Drankdispensersaantal 4
- Dienbladenaantal 8
- Broodmandenaantal 6
- Suikerbakjesaantal 4
- Melkkannetjesaantal 4
- Koelelementenaantal 16
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilmoppenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handdesinfectiehoudersaantal 6
Registratie
- Registratiebalie
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Notitieblokkenaantal 120
- Kaartbakkenaantal 4
Informatie
- Informatiefoldersaantal 500
- Programmaflyersaantal 150
- Enquêtesaantal 120
- Pennenbakjesaantal 8
- Presentatiestandaardsaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schrijfstiftenaantal 24
Tips
- Leg datum, programma en ruimtes eerst vast. Benader sprekers en begeleiders daarna, zodat uitnodigingen al een realistisch tijdschema bevatten; streef ernaar het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief te maken.
- Open het aanmeldformulier zodra de uitnodiging klaar is en werk de lijst minimaal 2 keer per week bij. Verzamel dieetwensen en stuur bezoekers met vragen uiterlijk binnen 2 werkdagen antwoord.
- Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen voor de informatiedag op. Test vervolgens elke laptop, projector, HDMI-kabel, microfoon en speaker op de plek waar die wordt gebruikt.
- Maak bewegwijzering niet pas op de ochtend zelf. Hang informatieborden en richt afzetpalen, folderrekken en naamkaartjes minimaal 1 uur voor de ontvangst klaar.
- Bestel catering op basis van de actuele aanmeldlijst en controleer servies en koeling de dag ervoor. Zet dranken in koelboxen of thermoskannen en leg snijplanken, messen, serveerschalen en tangen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een informatiedag organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met datum, ruimtes, sprekers en vergunningen. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn, meestal 3 tot 4 weken voor de dag zelf.
- Wanneer moet het programma van een informatiedag definitief zijn?
- Maak het programma uiterlijk 2 weken vooraf definitief. Vraag presentaties en laatste sprekersinformatie vervolgens uiterlijk 3 werkdagen voor de informatiedag op.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een informatiedag klaar te zetten?
- Plan minimaal 1 uur voor tafels, stoelen, folderrekken, informatieborden, techniek en naamkaartjes. Reserveer extra tijd als je meerdere presentatieplekken of ruimtes moet testen.
- Wanneer moet ik catering voor een informatiedag bestellen?
- Bestel de catering zodra je een betrouwbare aanmeldlijst hebt, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Controleer dieetwensen uiterlijk 3 werkdagen voor de informatiedag en pas de hoeveelheden daarna aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!