Checklist para organizar un Día de información

Un Día de información combina programa, ponentes, inscripciones, señalización y soporte técnico en pocas horas. Esta checklist reúne 68 tareas y 70 artículos para que puedas avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta comprobar la sala. Presta especial atención a lo que suele llegar tarde: las presentaciones, las tarjetas de nombre, las cantidades de catering y la prueba de proyectores, micrófonos y cables. Así tendrás una jornada fluida desde la llegada de los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a ponentes y coordinadores
2 personas
Reservar salas y espacios de presentación
2 personas
Comprobar permisos y normas de la casa
2 personas
Redactar el texto de invitación
2 personas
Crear formulario de inscripción
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la jornada informativa en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Responder preguntas de los visitantes
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Recopilar información de los ponentes
2 personas
Recibir presentaciones
Diseñar los paneles informativos
2 personas
Imprimir folletos y programas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Actualizar la lista de inscripción
Pedir las cantidades de catering
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar los puestos de información
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Preparar los programas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar café y té
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
Probar de nuevo la técnica
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir programas
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Dar información en los puestos
8 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Recibir a los ponentes
Manejar el micrófono
Preparar las presentaciones
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Desmontar los paneles informativos
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger el catering sobrante
2 personas
Asegurar los objetos perdidos
Dar seguimiento a las preguntas de los visitantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12
Expositores para folletoscant. 8
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cucharonescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 6
Racimos de globoscant. 8
Banners enrollablescant. 6
Señales de orientacióncant. 10
Masilla adhesivacant. 4
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 4

Catering

Dispensadores de aguacant. 2
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Cestas de pancant. 6
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6

Registro

Mostrador de registro
Tarjetas de nombrecant. 120
Portabadgescant. 120
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Bloc de notascant. 120
Cajas para fichascant. 4

Información

Folletos informativoscant. 500
Folletos del programacant. 150
Encuestascant. 120
Portalápicescant. 8
Soportes de presentacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Rotuladorescant. 24

Consejos

Cierra la fecha, el programa provisional y las salas antes de enviar invitaciones. Reserva también tiempo para comprobar permisos, normas de la casa y la distribución de mesas, sillas y expositores.
Envía el formulario de inscripción con suficiente antelación y actualiza la lista varias veces. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir las cantidades de catering, no el mismo día.
Pide a cada ponente su información y presentación con varios días de margen. Prueba los portátiles, proyectores, pantallas, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables HDMI y regletas antes de que lleguen los asistentes.
Prepara con antelación los materiales visibles: paneles informativos, folletos, programas y tarjetas de nombre. Coloca los expositores y los percheros durante el montaje para no bloquear la entrada a última hora.
Haz una comprobación final de la sala el día anterior o al menos 2 horas antes de empezar. Revisa bebidas frías, café, aperitivos, vasos, tazas, platos, cubiertos, estaciones de carga y el recorrido de los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de información?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, salas, permisos, ponentes e invitaciones. Reserva los últimos 7 días para cerrar el programa, recibir presentaciones, confirmar inscripciones y preparar materiales.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un Día de información?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes y deja el formulario abierto al menos 10 días. Haz un último seguimiento 3 días antes para actualizar la lista y confirmar las preferencias dietéticas.
¿Cuándo hay que probar la técnica de una jornada informativa?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y repítela durante el montaje, al menos 2 horas antes de abrir. Comprueba cada portátil, proyector, micrófono, altavoz, cable HDMI, alargador y regleta.
¿Cuánto catering necesito para un Día de información?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade aproximadamente un 10 % de margen. Pide el catering después de cerrar las preferencias dietéticas y confirma la entrega como máximo 2 días antes.

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