Organiser un jeu urbain : la méthode complète

Un jeu urbain se prépare d’abord sur le terrain, pas sur le papier. Commence par tracer un itinéraire réaliste, obtenir les autorisations nécessaires et tester chaque défi à l’endroit prévu. Ensuite, organise les inscriptions, les équipes et les postes de contrôle, puis prépare un dossier identique pour chaque groupe. Les oublis les plus fréquents concernent la sécurité du parcours, les feuilles de score, les consignes des animateurs et les boissons à garder au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et l’aire de jeu
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ
3
Demander l’autorisation nécessaire
4
Définir le concept du jeu et le comptage des points
2 personnes
5
Préparer les défis du jeu
3 personnes
6
Créer le formulaire d’inscription
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Recruter des animateurs de jeux
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Former les équipes
2 personnes
12
Répartir les postes de contrôle
2 personnes
13
Parcourir l’itinéraire en entier
2 personnes
14
Tester les épreuves du jeu sur place
3 personnes
15
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes
16
Envoyer les informations aux participants
17
Commander les prix et le matériel de jeu
18
Acheter les fournitures nécessaires
2 personnes
19
Imprimer les cartes de jeu et les cartes d’itinéraire
2 personnes
20
Composer les enveloppes d'équipe
3 personnes
21
Emballer le matériel de checkpoint par la poste
3 personnes
22
Préparer les feuilles de score
2 personnes
23
Imprimer la répartition des équipes
24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
25
Préparer les en-cas et les sandwichs
3 personnes
26
Charger entièrement l’équipement
27
Vérifier les prévisions météo et les mesures à prendre

Événement

28
Vérifier le lieu et le matériel
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
4 personnes
30
Installer le point d’accueil et d’inscription
2 personnes
31
Installer les panneaux et les flèches de signalisation
3 personnes
32
Monter les postes de contrôle
6 personnes
33
Mettre en place le catering et le point de boissons
3 personnes
34
Briefer les animateurs de jeu
2 personnes
35
Enregistrer les participants
3 personnes
36
Distribuer les cartes d’équipe et le matériel
3 personnes
37
Expliquer les règles du jeu et la sécurité
2 personnes
38
Encadrer le jeu de ville
8 personnes
39
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Récupérer les feuilles de score
2 personnes
42
Vérifier les points et désigner le gagnant
3 personnes
43
Assurer la remise des prix
2 personnes
44
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

45
Récupérer le matériel du checkpoint
4 personnes
46
Démonter le mobilier et la décoration
4 personnes
47
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
48
Collecter et trier les déchets
3 personnes
49
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
50
Retirer les panneaux et les flèches de signalisation
3 personnes
51
Rassembler les objets trouvés
52
Inventorier et ranger le matériel
2 personnes
53
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Batteries externesqté 8
Chargeurs USBqté 8
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 8
Plots de circulationqté 20
Gilets pour les accompagnateursqté 10

Paperasse

Cartes d'itinéraireqté 12
Livrets de jeuqté 12
Feuilles de scoreqté 20
Cartes d'équipeqté 50
Consignes du point de contrôleqté 12
Panneaux d’orientationqté 30
Enveloppesqté 20
Étiquettes nominativesqté 60
Blocs-notesqté 12
Stylosqté 60
Marqueursqté 12
Pâte adhésiveqté 6
Marqueurs indélébilesqté 12

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Courses

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à café réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Ciseauxqté 6

Décoration

Nappesqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à main et pellesqté 2
Kit de lavage

Conseils

Parcours l’itinéraire en entier au moins une fois avant les inscriptions, puis refais-le avec un chronomètre. Vérifie les traversées, les zones étroites et les solutions de repli en cas de travaux ou de pluie.
Fixe les règles de comptage avant de rédiger les défis : indique les points par épreuve, les pénalités et la procédure en cas d’égalité. Sans cette grille, les animateurs risquent d’appliquer des règles différentes.
Prépare une enveloppe par équipe avec la carte d’équipe, la carte d’itinéraire, le livret de jeu, les feuilles de score et les stylos. Ajoute les informations alimentaires recueillies à l’inscription au dossier de l’organisation.
Attribue chaque poste de contrôle à un animateur et fournis-lui ses consignes, un chronomètre, un sifflet, des marqueurs et un support rigide pour écrire. Prévois une personne de réserve pour remplacer un absent le jour J.
Envoie les informations pratiques au moins 7 jours avant le jeu : heure et lieu de départ, durée estimée, tenue conseillée, consignes de sécurité et numéro à appeler. Mets les boissons au frais avant l’accueil et prépare les encas ou sandwichs à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un jeu urbain ?: Prévois idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de définir le parcours, demander les autorisations, recruter les animateurs, ouvrir les inscriptions et tester les épreuves sur place.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un jeu urbain ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Tu auras ainsi le temps de former les équipes et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien d’animateurs faut-il prévoir pour les postes de contrôle ?: Compte au minimum 1 animateur par poste actif, plus 1 personne de réserve pour l’ensemble du jeu. Ajoute une personne à l’accueil et une personne responsable du départ et des arrivées si le groupe dépasse 30 participants.
Quand tester les défis et l’itinéraire ?: Teste chaque épreuve au moins 7 jours avant le jeu, puis vérifie le parcours une dernière fois 24 à 48 heures avant. Cette seconde vérification permet de repérer des travaux, une fermeture ou un passage devenu dangereux.

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