Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans une salle de sport

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple : inscription, accueil, découverte des cours et échange avec l’équipe. Prévoyez les séances d’essai, le matériel et les rôles des bénévoles avant de communiquer la date. Les détails souvent oubliés sont l’accès au bâtiment, l’état du revêtement sportif, les besoins alimentaires et la liste d’inscription imprimée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation des boissons et des kits d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Planifier les cours d’essai
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Distribuer les flyers
3 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les intervenants
Confirmer le photographe
Composer la playlist
Imprimer le matériel promotionnel
2 personnes
Créer des panneaux de parcours et de sécurité
2 personnes
Sélectionner le matériel de l'essai
3 personnes
Composer les goodiebags
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Préparer les kits d’inscription
2 personnes
Nettoyer le lieu à l’avance
3 personnes
Vérifier le revêtement de sport
2 personnes
Vérifier les portes et l'accès
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Préparer les stations de sport
4 personnes
Aménager les salles d’essai
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Déposer les sacs-cadeaux à l'entrée
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Faire le briefing des instructeurs
5 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Faire des visites guidées
2 personnes
Encadrer les cours d’essai
6 personnes
Encadrer les stations sportives
5 personnes
Fournir les informations aux membres
2 personnes
Prendre des photos
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la table de restauration propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les visiteurs en attente
2 personnes
Noter les inscriptions aux cours d’essai
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger le matériel sportif
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre l'équipement en place
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rappeler les visiteurs
2 personnes
Confirmer les rendez-vous des cours d'essai
2 personnes
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Comptoir d'inscription
Bancs de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Banquettes d’attenteqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 25
Tapis de fitnessqté 20
Kettlebellsqté 12
Haltèresqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Cordes à sauterqté 12
Ballons de pilatesqté 12
Medicine ballsqté 8
Cônesqté 24
Cerceauxqté 12
Rouleaux de mousseqté 12
Serviettesqté 50

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Téléphone mobileqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Plantesqté 8
Mur photo
Sacs cadeauxqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Paperasse

Formulaires d’inscriptionqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Cartes du programmeqté 150
Cartes d'itinéraireqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Étiquettes nominativesqté 150
Ruban adhésifqté 8
Bloc-notesqté 10
Dossiers d'informationqté 100
Présentoirs A4qté 12
Panneaux de directionqté 20
Banderolesqté 4

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires des cours d’essai, leur durée et le nombre maximal de participants par séance.
Ouvrez les inscriptions au moins 2 à 3 semaines à l’avance et consultez-les chaque jour pendant la dernière semaine. Prévoyez une liste imprimée le jour J, même si les visiteurs se sont inscrits en ligne.
Attribuez chaque rôle à une personne précise avant l’événement : accueil, accompagnement des cours, gestion du matériel, photos et rangement. Une personne dédiée à l’accueil évite de laisser les nouveaux visiteurs attendre sans explication.
Vérifiez le matériel sportif et les branchements la veille : tapis, haltères, kettlebells, bandes, enceintes, microphones, rallonges et multiprises. Testez aussi la playlist et les microphones sans fil dans la salle où ils seront utilisés.
Contrôlez l’accès, les portes, le revêtement sportif et le parcours de circulation avant l’ouverture. Installez les panneaux de sécurité, les poteaux de balisage et le comptoir d’inscription avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans une salle de sport ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de fixer le programme, lancer les inscriptions, distribuer les flyers, confirmer les intervenants et vérifier le matériel sans tout repousser à la dernière semaine.
Quand ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Ouvrez le formulaire 2 à 3 semaines avant la date prévue. Fermez ou mettez à jour les créneaux complets 24 à 48 heures avant, puis imprimez la liste finale le jour précédent.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes de salle de sport ?: Prévoyez au minimum 1 personne à l’accueil, 1 responsable par cours d’essai et 1 personne pour le matériel et la circulation. Pour plusieurs séances simultanées, ajoutez 1 bénévole par espace actif.
Que faut-il vérifier la veille d’une journée portes ouvertes en salle de sport ?: Vérifiez le revêtement, les portes, l’accès, les branchements et tout le matériel d’essai. Mettez aussi les boissons au frais, préparez les kits d’inscription et contrôlez les besoins alimentaires recueillis au moins 24 heures avant.

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