Organiser un hackathon sans rien laisser au hasard

Un hackathon se joue autant sur la préparation technique que sur le programme. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : réserver les salles, gérer les inscriptions, former les équipes, préparer le réseau et coordonner le jour J. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les adaptateurs USB-C, les besoins alimentaires, les formulaires du jury et les certificats. Les tâches et le matériel du plan vous servent de fil conducteur jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes et les mentors
2 personnes
Confirmer les jurés
Commander le catering
Inventorier les fournitures
2 personnes
Commander les prix et les certificats
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Créer la présentation et le formulaire du jury
2 personnes
Envoyer le programme aux participants
Vérifier les livraisons
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Charger le matériel technique
Imprimer la liste d'inscription
Préparer les packs participants
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Répartir les espaces de travail
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Installer la signalétique
2 personnes
Préparer la présentation de bienvenue
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le déjeuner
3 personnes
Installer la salle du jury
2 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
3 personnes
Remettre les badges aux participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Annoncer les équipes
Expliquer les règles du hackathon
Attribuer les postes de travail
2 personnes
Donner les consignes aux mentors
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir une assistance technique
2 personnes
Animer les questions du mentor
4 personnes
Prendre des photos d’avancement
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Faire une annonce intermédiaire
Recevoir les présentations
2 personnes
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
Encadrer les finales
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Présenter la clôture
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Enrouler les câbles
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Remercier les participants
Partager les photos et les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Table du juryqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 20
Rallongesqté 20
Câbles HDMIqté 5
Adaptateurs USB-Cqté 8
Stations de rechargeqté 4
Points d’accès Wifiqté 3
Switches réseauqté 3
Câbles réseauqté 30
Tableaux blancsqté 6
Marqueursqté 30
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 75
Petits bolsqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 75
Fourchettesqté 75
Cuillèresqté 75

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 5
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Décoration

Étiquettes nominativesqté 80
Badgesqté 80
Porte-badgesqté 80
Nappesqté 14
Panneaux indicateursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Bannières en tissuqté 4
Trophéesqté 3
Certificatsqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 8 semaines avant l’événement. Gardez une marge pour confirmer les salles, les mentors, les jurés et les horaires de présentation.
Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le hackathon si vous devez répartir les équipes et les mentors. Utilisez les réponses alimentaires pour transmettre un nombre définitif au traiteur.
Testez le Wi-Fi, les points d’accès, les switches et les câbles réseau au moins 3 jours avant. Vérifiez aussi les multiprises, rallonges, câbles HDMI et adaptateurs USB-C avec les ordinateurs et projecteurs réellement utilisés.
Préparez les packs participants, la liste d’inscription et les supports du jury la veille. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires : les changements d’équipe et les arrivées de dernière minute sont fréquents.
Ouvrez le lieu 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants. Installez d’abord les tables et les chaises, puis l’accueil, les espaces de travail, la table traiteur et le matériel de présentation ; refroidissez les boissons avant l’enregistrement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un hackathon ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières échéances concernent le lieu, le programme, les inscriptions et les personnes à mobiliser ; gardez la dernière semaine pour les confirmations et les tests.
Quand fermer les inscriptions à un hackathon ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant l’événement si vous devez former les équipes, affecter les mentors et confirmer le catering. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires et d’envoyer le programme final.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un hackathon ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’accueil, le réseau, les projecteurs et l’espace traiteur. Ajoutez 30 minutes pour un test complet du son, des présentations et des connexions.
Quand tester le réseau et le matériel d’un hackathon ?: Faites un premier test au moins 3 jours avant, puis un contrôle rapide le matin même. Testez chaque point d’accès Wi-Fi, switch, câble réseau, multiprise, projecteur, microphone et adaptateur utilisé par les participants.

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