Checklist para organizar un hackathon sin olvidar nada
Un hackathon necesita mucho más que una sala con mesas y portátiles. Antes del día del evento tienes que cerrar el programa, gestionar las inscripciones, formar equipos, confirmar mentores y jurado, y probar la red con suficiente antelación. Esta checklist reúne el trabajo de preparación y el montaje: desde el catering y los kits de participantes hasta el registro, las presentaciones y las entregas finales. Sigue el plan por fases para no dejar las comprobaciones técnicas ni la logística para la última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
2 personas
Redactar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos y mentores
2 personas
Confirmar al jurado
Pedir el catering
Inventariar los suministros
2 personas
Pedir premios y certificados
Probar el wifi y la red
2 personas
Crear la presentación y el formulario del jurado
2 personas
Enviar el programa a los participantes
Comprobar las entregas
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Cargar el equipo técnico
Imprimir la lista de registro
Preparar los kits de participantes
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Distribuir las áreas de trabajo
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Comprobar la iluminación
Colgar señalización
2 personas
Preparar la presentación de bienvenida
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el almuerzo
3 personas
Montar la sala del jurado
2 personas
Evento
Abrir el registro
3 personas
Entregar las acreditaciones a los participantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Anunciar los equipos
Explicar las normas del hackathon
Asignar puestos de trabajo
2 personas
Instruir a los mentores
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Ofrecer asistencia técnica
2 personas
Guiar las preguntas del mentor
4 personas
Tomar fotos del progreso
Servir la cena
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Hacer un anuncio intermedio
Recibir presentaciones
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Acompañar las finales
3 personas
Recoger los formularios del jurado
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Presentar el cierre
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Enrollar cables
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar la comida sobrante
2 personas
Agradecer a los participantes
Compartir fotos y resultados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa de registro
- Mesa del juradocant. 2
- Taburetescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 6
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 2
- Regletascant. 20
- Cables alargadorescant. 20
- Cables HDMIcant. 5
- Adaptadores USB-Ccant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Puntos de acceso wificant. 3
- Switches de redcant. 3
- Cables de redcant. 30
- Pizarras blancascant. 6
- Rotuladorescant. 30
- Baterías externascant. 6
Vajilla
- Platoscant. 75
- Cuencoscant. 70
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Cuchilloscant. 75
- Tenedorescant. 75
- Cucharascant. 75
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 5
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Pinzas de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Papel de aluminiocant. 3
- Film transparentecant. 3
Decoración
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Badgescant. 80
- Portabadgescant. 80
- Mantelescant. 14
- Carteles direccionalescant. 12
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Banners de telacant. 4
- Troféos de premiocant. 3
- Certificadoscant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas antes de abrir las inscripciones. Así puedes enviar un horario realista y saber cuántos puestos de trabajo, mesas y sillas necesitas.
- Prueba el wifi, los puntos de acceso, los switches y los cables de red al menos 7 días antes. En un hackathon, una conexión inestable puede bloquear a todos los equipos a la vez.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido de catering con varios días de margen. Calcula también vasos, platos, cubiertos y café para todos los asistentes y el equipo.
- Prepara la asignación de equipos y mentores antes de enviar el programa final. Lleva una copia impresa de la lista de registro y deja los kits de participantes listos antes de abrir la ubicación.
- Haz una prueba completa de la presentación y del formulario del jurado el día anterior. Comprueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, cables HDMI, adaptadores USB-C y estaciones de carga, y carga el equipo técnico antes de salir.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?
- Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el recinto y las salas, fija el programa y abre después las inscripciones; deja la prueba técnica y el montaje final para la última semana.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un hackathon?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes del evento. Necesitas ese margen para recoger preferencias dietéticas, formar equipos, asignar mentores y enviar a los participantes el programa definitivo.
- ¿Cuándo se debe probar la red wifi de un hackathon?
- Haz una primera prueba al menos 7 días antes y repítela el día anterior. Comprueba la cobertura en todas las áreas de trabajo y verifica también los switches, cables de red y puntos de acceso.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior a un hackathon?
- Prepara los kits de participantes, imprime la lista de registro, carga el equipo técnico, enfría las bebidas y deja lista la presentación del jurado. Reserva entre 2 y 3 horas para revisar mesas, sillas, catering y conexiones antes de cerrar el recinto.
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