Hackathon organiseren: een complete checklist
Een hackathon organiseren vraagt meer dan laptops en een ruimte reserveren. Je moet deelnemers op tijd inschrijven, teams en mentoren indelen, juryleden bevestigen en het programma helder maken. Test wifi, netwerk en presentatietechniek vooraf, want technische problemen kosten tijdens een hackathon direct werktijd. Gebruik deze checklist om de voorbereiding te plannen en controleer in de laatste dagen ook leveringen, dieetwensen, deelnemerspakketten en de inrichting van werkruimtes, registratiebalie en cateringtafel.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
2 personen
Aanmeldformulier opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams en mentoren indelen
2 personen
Juryleden bevestigen
Catering bestellen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Prijzen en certificaten bestellen
Wifi en netwerk testen
2 personen
Presentatie en juryformulier maken
2 personen
Programma naar deelnemers sturen
Leveringen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Techniek opladen
Registratielijst afdrukken
Deelnemerspakketten samenstellen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Werkruimtes indelen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Cateringtafel inrichten
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting controleren
Wayfinding ophangen
2 personen
Welkomstpresentatie klaarzetten
Hapjes voorbereiden
3 personen
Lunch klaarzetten
3 personen
Juryruimte inrichten
2 personen
Event
Registratie openen
3 personen
Deelnemers badges geven
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening presenteren
2 personen
Teams bekendmaken
Hackathonregels toelichten
Werkplekken toewijzen
2 personen
Mentoren instrueren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Technische hulp bieden
2 personen
Mentorvragen begeleiden
4 personen
Voortgangsfoto's maken
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Tussentijdse aankondiging doen
Presentaties ontvangen
2 personen
Presentatieruimte gereedmaken
2 personen
Finales begeleiden
3 personen
Juryformulieren verzamelen
Winnaars bekendmaken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Afsluiting presenteren
Deelnemers uitchecken
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kabels oprollen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Deelnemers bedanken
Foto's en uitslagen delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 70
- Registratietafel
- Jurytafelaantal 2
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Laptopsaantal 6
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Verdeelstekkersaantal 20
- Verlengkabelsaantal 20
- HDMI-kabelsaantal 5
- USB-C-adaptersaantal 8
- Oplaadstationsaantal 4
- Wifi-accesspointsaantal 3
- Netwerkswitchesaantal 3
- Netwerkkabelsaantal 30
- Whiteboardsaantal 6
- Stiftenaantal 30
- Powerbanksaantal 6
Servies
- Bordenaantal 75
- Kommetjesaantal 70
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Messenaantal 75
- Vorkenaantal 75
- Lepelsaantal 75
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 5
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Opslagbakkenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 3
- Vershoudfolieaantal 3
Decoratie
- Naamstickersaantal 80
- Badgesaantal 80
- Badgehoudersaantal 80
- Tafelkledenaantal 14
- Pijlbordenaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Stoffen bannersaantal 4
- Prijstrofeeënaantal 3
- Certificatenaantal 70
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg datum, programma en locatie eerst vast. Reserveer niet alleen de hoofdzaal, maar ook aparte werkruimtes en een plek voor jurybeoordeling; deelnemers hebben tijdens presentaties rust en overzicht nodig.
- Open de aanmeldingen zodra het programma staat en verzamel dieetwensen in hetzelfde formulier. Verwerk aanmeldingen uiterlijk enkele dagen voor de start, zodat teams, mentoren en deelnemerspakketten op tijd klaar zijn.
- Test wifi, netwerk, projectoren, microfoons en aansluitingen minimaal één week vooraf met de apparatuur die deelnemers echt gebruiken. Controleer ook verdeelstekkers, verlengkabels, HDMI-kabels en USB-C-adapters; juist die kleine aansluitingen ontbreken vaak.
- Bevestig juryleden en mentoren niet pas op de ochtend zelf. Stuur het presentatieformat en juryformulier vooraf door en plan een korte briefing, zodat iedereen dezelfde criteria en tijdslimieten hanteert.
- Plan de opbouw op de dag zelf achteruit vanaf de registratie. Zet tafels, stoelen, werkplekken, registratiebalie en cateringtafel klaar voordat deelnemers binnenkomen; koel dranken en laad techniek de avond ervoor op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hackathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je datum, locatie en programma vast; daarna volgen aanmeldingen, catering, teams, juryleden en techniek.
- Wanneer moet ik de wifi en het netwerk van een hackathon testen?
- Test het netwerk minimaal 7 dagen vooraf en nogmaals op de locatie voordat de deelnemers binnenkomen. Controleer per werkruimte de snelheid, capaciteit, wifi-dekking en beschikbare netwerkaansluitingen.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een hackathon?
- Plan minimaal 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, werkruimtes, registratie, catering en techniek. Reken extra tijd als projectoren, schermen, microfoons of meerdere netwerkpunten moeten worden aangesloten.
- Wanneer moet ik teams en mentoren indelen voor een hackathon?
- Maak de indeling uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de start, zodra de meeste aanmeldingen binnen zijn. Zo kun je deelnemers informeren en eventuele ontbrekende expertise of afmeldingen nog opvangen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!