Hackathon organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Hackathon braucht mehr als einen Raum und gute Ideen. Du musst Anmeldungen, Teams, Mentoren und Jury rechtzeitig koordinieren, das Netzwerk testen und Essen für lange Arbeitsphasen einplanen. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Raumplanung bis zur Registrierung, Teamaufteilung und Präsentation am Veranstaltungstag. Besonders bei Technik, Stromversorgung und Verpflegung entscheidet eine Kontrolle vorab darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location und Räume reservieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teams und Mentoren einteilen
2 Personen
Jurymitglieder bestätigen
Catering bestellen
Bedarf erfassen
2 Personen
Preise und Zertifikate bestellen
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
Präsentation und Juryformular erstellen
2 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Lieferungen überprüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Technik aufladen
Registrierungsliste drucken
Teilnehmerpakete zusammenstellen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Arbeitsbereiche einteilen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Cateringtisch einrichten
2 Personen
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
Wegweiser anbringen
2 Personen
Willkommenspräsentation vorbereiten
Snacks vorbereiten
3 Personen
Mittagessen bereitstellen
3 Personen
Juryraum einrichten
2 Personen
Event
Registrierung öffnen
3 Personen
Teilnehmern Badges geben
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Teams bekannt geben
Hackathonregeln erläutern
Arbeitsplätze zuweisen
2 Personen
Mentoren instruieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Technische Hilfe leisten
2 Personen
Mentorenfragen begleiten
4 Personen
Fortschrittsfotos machen
Abendessen servieren
3 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Zwischenankündigung machen
Präsentationen entgegennehmen
2 Personen
Präsentationsraum vorbereiten
2 Personen
Finalen betreuen
3 Personen
Juryformulare einsammeln
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Abschluss präsentieren
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Kabel aufrollen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Räume reinigen
3 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen lagern
2 Personen
Teilnehmer verabschieden
Fotos und Ergebnisse teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- Registrierungstisch
- JurytischAnz. 2
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 3
- MikrofonständerAnz. 2
- SteckdosenleistenAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- HDMI-KabelAnz. 5
- USB-C-AdapterAnz. 8
- LadestationenAnz. 4
- WLAN-Access PointsAnz. 3
- Netzwerk-SwitchesAnz. 3
- NetzwerkkabelAnz. 30
- WhiteboardsAnz. 6
- StifteAnz. 30
- PowerbanksAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 75
- SchälchenAnz. 70
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- MesserAnz. 75
- GabelnAnz. 75
- LöffelAnz. 75
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 5
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- KochmesserAnz. 3
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
Dekoration
- NamensaufkleberAnz. 80
- AusweiseAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- TischdeckenAnz. 14
- WegweiserAnz. 12
- KlebebandAnz. 6
- SchereAnz. 4
- StoffbannerAnz. 4
- PreistrophäenAnz. 3
- ZertifikateAnz. 70
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- WischmoppAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- PutzlappenAnz. 20
- HandseifenspenderAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Teste WLAN, Netzwerk-Switches, Access Points und Netzwerkkabel nicht erst am Veranstaltungstag. Plane mindestens einen vollständigen Testlauf mit den vorgesehenen Arbeitsbereichen und prüfe zusätzlich HDMI-Kabel, USB-C-Adapter und Projektoren.
- Schließe die Anmeldung früh genug, damit du Ernährungswünsche erfassen und Teams sowie Mentoren einteilen kannst. Verschicke das Programm anschließend spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Hackathon an alle Teilnehmenden.
- Rechne bei einem ganztägigen Hackathon pro Person mit mehreren Getränken und plane Kaffee für die Pausen ein. Stelle Getränke, Teller, Schälchen, Gläser und Besteck vor Beginn bereit, statt das Catering während der Arbeitsphasen nachzurüsten.
- Lade Laptops, Mikrofone, Lautsprecher und Powerbanks am Vortag vollständig auf. Lege Steckdosenleisten, Verlängerungskabel und Ladestationen so aus, dass jeder Arbeitsbereich Strom bekommt, ohne Kabel quer durch Laufwege zu führen.
- Bereite Registrierungsliste und Teilnehmerpakete vor dem Öffnen der Location vor. Baue Registrierungstresen, Arbeitsplätze und Cateringtisch zuerst auf; so können sich die ersten Gäste anmelden, während die letzten Technikchecks laufen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Hackathon organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldung, Einladungen, Jury und Catering in Planung sein.
- Wie viele Mentoren braucht ein Hackathon?
- Plane ungefähr eine Mentorin oder einen Mentor pro 4 bis 6 Teams ein. Teile die Teams spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn ein und sende die Zuordnung gemeinsam mit dem Programm.
- Wann sollte man das WLAN für einen Hackathon testen?
- Führe den ersten Netzwerktest mindestens 7 Tage vorher durch und wiederhole ihn am Vortag mit der tatsächlichen Technik. Prüfe dabei alle Arbeitsbereiche, Access Points, Switches und verfügbaren Netzwerkkabel.
- Was muss am Morgen des Hackathons zuerst passieren?
- Öffne die Location etwa 2 bis 3 Stunden vor der Registrierung. Baue dann Tische, Stühle, Registrierungstresen und Cateringtisch auf, teste Präsentationstechnik und Netzwerk und kühle die Getränke.
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