Checklist pour organiser un hackathon sans rien oublier

Un hackathon se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et le programme, puis les inscriptions, les équipes et la logistique technique. Cette checklist couvre les 72 tâches du plan, du premier cadrage jusqu’à l’installation des tables et des ordinateurs. Elle inclut aussi les points souvent réglés trop tard : la capacité du réseau, les besoins alimentaires, les mentors, le jury et les prix. Utilise-la pour répartir le travail et suivre les échéances.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester la connexion Internet
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inviter les mentors
Inviter les membres du jury
Commander les prix
Réserver le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Exporter les données des participants
Former les équipes
2 personnes
Publier le thème et la mission
2 personnes
Établir les critères d’évaluation
3 personnes
Envoyer le programme aux participants
Traiter les dernières annulations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
3 personnes
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la distribution électrique
3 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le buffet du déjeuner
4 personnes
Répartir les snacks sur les tables
2 personnes
Préparer les formulaires du jury

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Expliquer la mission
2 personnes
Accompagner les équipes vers les postes de travail
3 personnes
Mettre des mentors à disposition
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les snacks
2 personnes
Vérifier les espaces de travail
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
2 personnes
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Annoncer les signaux horaires
Rassembler les candidatures
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Briefer les membres du jury
2 personnes
Encadrer les démonstrations d'équipe
3 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Informer les gagnants
Partager les photos et les présentations
Rassembler les notes de frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 70
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs USB-Cqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 18
Batteries externesqté 6
Routeur wifi
Câbles Ethernetqté 10
Imprimante d'étiquettes
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Télécommandes Powerpointqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4
Assiettes de buffetqté 6
Rouleaux de nappesqté 4
Cartes de menuqté 8
Étiquettes alimentairesqté 40
Distributeurs de boissonsqté 3
Courses

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Lanyardsqté 80
Autocollants d'équipeqté 80
Panneaux directionnelsqté 12
Feuilles de tableau blancqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Décoration de tableqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Boîtes de rangementqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 12
Éclairage d’ambianceqté 4

Conseils

Commence par fixer la date, le programme et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant le hackathon. Vérifie tout de suite le nombre de prises électriques, les horaires d’accès et la capacité de la salle.
Ouvre les inscriptions dès que le thème, la mission et les critères d’évaluation sont suffisamment clairs. Prévois une date limite pour recueillir les régimes alimentaires et traite les annulations finales avant de former les équipes.
Teste le Wi-Fi et le réseau sur place au moins une semaine avant, puis une seconde fois le jour précédent. Prépare un routeur Wi-Fi, des câbles Ethernet, des rallonges, des multiprises et des adaptateurs USB-C de secours.
Ne commande pas les prix et le catering au dernier moment : confirme les quantités au moins 10 jours avant. Exporte ensuite les données des participants pour les badges, les équipes et les besoins alimentaires.
Installe les tables, les chaises, le comptoir d’inscription et le matériel technique la veille lorsque c’est possible. Teste les ordinateurs portables, chargeurs, projecteur, écran, microphone, haut-parleurs et câbles avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un hackathon ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, lancer les inscriptions, inviter les mentors et le jury, puis commander les prix et le catering.
Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions à un hackathon ?: Ouvre-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite fixée 7 à 10 jours avant. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les dernières annulations.
Quand tester le Wi-Fi pour un hackathon ?: Fais un premier test au moins 7 jours avant afin de corriger les problèmes de débit ou de couverture. Refais un test complet la veille, avec plusieurs ordinateurs connectés en même temps.
Que faut-il prévoir pour la présentation finale d’un hackathon ?: Prévois un projecteur, un écran, des câbles HDMI, des adaptateurs USB-C, une télécommande de présentation, un microphone et des haut-parleurs. Teste chaque élément au moins 2 heures avant le début des présentations.

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