Hackathon organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Hackathon steht und fällt mit funktionierender Technik, einem klaren Ablauf und guter Vorbereitung der Teilnehmenden. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Locationsuche bis zum Aufbau am Veranstaltungstag. Besonders leicht werden Netzwerk, Strom, Verpflegung und die letzten Abmeldungen zu spät geprüft. Plane deshalb feste Fristen ein und teste Laptops, WLAN, Präsentationstechnik und Stromanschlüsse vor dem Start. So bleibt während des Hackathons Zeit für Mentoren, Teams und die eigentlichen Projekte.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Programm festlegen
2 Personen
Location reservieren
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
Internetverbindung testen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Mentoren einladen
Jurymitglieder einladen
Preise bestellen
Catering reservieren
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Teilnehmerdaten exportieren
Teams zusammenstellen
2 Personen
Thema und Aufgabe veröffentlichen
2 Personen
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
Programm an Teilnehmer senden
Letzte Abmeldungen bearbeiten
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Preise und Materialien abholen
2 Personen
Laptops und Ladegeräte bereitstellen
3 Personen
WLAN und Netzwerk testen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stromverteilung verlegen
3 Personen
Präsentationsbildschirm anschließen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Namenskarten sortieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagsbuffet vorbereiten
4 Personen
Snacks auf die Tische verteilen
2 Personen
Jurymaterial bereitlegen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Anwesenheit erfassen
2 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Aufgabe erläutern
2 Personen
Teams zu den Arbeitsplätzen begleiten
3 Personen
Mentoren bereitstellen
4 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Arbeitsbereiche kontrollieren
2 Personen
Abendessen servieren
4 Personen
Diätmahlzeiten austeilen
2 Personen
Abfall zwischendurch entfernen
2 Personen
Zeitsignale ankündigen
Einsendungen sammeln
2 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Jury-Mitglieder einweisen
2 Personen
Team-Demos betreuen
3 Personen
Juryformulare einsammeln
2 Personen
Gewinner bekanntgeben
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Teilnehmer auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Geräte ausschalten
3 Personen
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Räume reinigen
4 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe verstauen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Dankesnachricht versenden
Preisträger informieren
Fotos und Präsentationen teilen
Ausgabenbelege sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 70
- Registrierungstheke
- BarhockerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-C-AdapterAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 18
- PowerbanksAnz. 6
- WLAN-Router
- EthernetkabelAnz. 10
- Etikettendrucker
- KabelkanäleAnz. 12
- KabelbinderAnz. 100
- PowerPoint-KlickerAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- BuffettellerAnz. 6
- TischdeckenrollenAnz. 4
- SpeisekartenAnz. 8
- LebensmitteletikettenAnz. 40
- GetränkespenderAnz. 3
- Einkäufe
Dekoration
- NamensschilderAnz. 80
- LanyardsAnz. 80
- TeamaufkleberAnz. 80
- WegweiserAnz. 12
- Whiteboard-BlätterAnz. 12
- Post-itsAnz. 20
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- PinnwändeAnz. 4
- TischdekorationAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- MessbecherAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 12
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Tipps
- Teste Internetverbindung, WLAN-Router und Ethernetkabel nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 3 bis 5 Tage vorher mit mehreren gleichzeitig verbundenen Geräten. Prüfe dabei auch jeden Arbeitsbereich auf ausreichende Stromanschlüsse.
- Verschicke Thema, Aufgabe, Bewertungskriterien und Programm spätestens 7 Tage vor Beginn. Dann können sich die Teilnehmenden vorbereiten und du kannst Teams rechtzeitig zusammenstellen.
- Plane für Anmeldung und Ausgabe der Namensetiketten mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Start ein. Eine Registrierungstheke, ein Etikettendrucker und eine aktuelle Teilnehmerliste verhindern Stau am Eingang.
- Bestätige Catering und Ernährungswünsche spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Rechne Getränke für den gesamten Tag ein und stelle Wasserkannen, Thermoskannen, Becher sowie Geschirr vor Beginn bereit.
- Hole Preise und benötigte Materialien am Vortag ab und kontrolliere HDMI-Kabel, USB-C-Adapter, Mikrofon, Lautsprecher und Projektor einzeln. Lege außerdem Verlängerungskabel, Kabelbinder und Kabelkanäle bereit, bevor Tische und Stühle aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie lange vorher sollte man einen Hackathon organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und Programm. Mentoren, Jurymitglieder, Catering und Preise solltest du spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Hackathon verbindlich anfragen oder bestellen.
- Was muss man bei der Technik für einen Hackathon prüfen?
- Teste Internet, WLAN, Stromanschlüsse und Präsentationstechnik mindestens 3 bis 5 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollten Laptops, Ladegeräte, Projektor, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und passende HDMI- oder USB-C-Adapter vollständig einsatzbereit sein.
- Wann sollte man das Hackathon-Programm verschicken?
- Sende das Programm, die Aufgabe und die Bewertungskriterien spätestens 7 Tage vor Beginn. Eine aktualisierte Version mit Raum, Startzeit und letzten Änderungen verschickst du zusätzlich 24 Stunden vorher.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Hackathons?
- Plane für Tische, Stühle, Registrierung, Technik und Kabel mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Für einen Techniktest mit WLAN, Projektor, Mikrofon und Präsentationslaptop solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten reservieren.
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