LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Hackathon organiseren: checklist van idee tot finale

Een hackathon organiseren vraagt meer dan een opdracht en een paar laptops. Je regelt vooraf een locatie met genoeg stroompunten, een stabiele internetverbinding, mentoren, juryleden, catering en een duidelijk programma. Daarna volgen inschrijvingen, dieetwensen, teamindeling en beoordelingscriteria. Op de dag zelf draait veel om techniek: test wifi, netwerk, kabels, scherm en microfoon voordat deelnemers binnenkomen. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en programma vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Stroompunten controleren

    2 personen

  • Internetverbinding testen

    2 personen

  • Inschrijfformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Mentoren uitnodigen

  • Juryleden uitnodigen

  • Prijzen bestellen

  • Catering reserveren

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Deelnemersgegevens exporteren

  • Teams samenstellen

    2 personen

  • Thema en opdracht publiceren

    2 personen

  • Beoordelingscriteria opstellen

    3 personen

  • Programma naar deelnemers sturen

  • Laatste afmeldingen verwerken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Prijzen en materialen ophalen

    2 personen

  • Laptops en laders klaarzetten

    3 personen

  • Wifi en netwerk testen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    3 personen

  • Stroomverdeling aanleggen

    3 personen

  • Presentatiescherm aansluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie testen

    2 personen

  • Registratiebalie inrichten

    2 personen

  • Naamkaartjes sorteren

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Lunchbuffet voorbereiden

    4 personen

  • Snacks over de tafels verdelen

    2 personen

  • Juryformulieren klaarleggen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Naamkaartjes uitdelen

    2 personen

  • Opening presenteren

    2 personen

  • Opdracht toelichten

    2 personen

  • Teams naar werkplekken begeleiden

    3 personen

  • Mentoren beschikbaar stellen

    4 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Snacks bijvullen

    2 personen

  • Werkruimtes controleren

    2 personen

  • Avondmaaltijd uitserveren

    4 personen

  • Dieetmaaltijden uitdelen

    2 personen

  • Afval tussentijds verwijderen

    2 personen

  • Tijdsignalen aankondigen

  • Inzendingen verzamelen

    2 personen

  • Presentaties klaarzetten

    2 personen

  • Juryleden instrueren

    2 personen

  • Teamdemo's begeleiden

    3 personen

  • Juryformulieren innemen

    2 personen

  • Winnaars bekendmaken

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Deelnemers uitchecken

    2 personen

Nazorg

  • Apparatuur uitschakelen

    3 personen

  • Eten en drinken opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimtes schoonmaken

    4 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende apparatuur retourneren

    2 personen

  • Overgebleven boodschappen opbergen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Bedankbericht versturen

  • Prijswinnaars informeren

  • Foto's en presentaties delen

  • Onkostenbonnen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 18
  • Stoelenaantal 70
  • Registratiebalie
  • Barkrukkenaantal 4

Apparatuur

  • Laptopsaantal 4
  • Projector
  • Projectiescherm
  • Luidsprekersaantal 2
  • Microfoonaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • HDMI-kabelsaantal 4
  • USB-C-adaptersaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 18
  • Powerbanksaantal 6
  • Wifi-router
  • Ethernetkabelsaantal 10
  • Labelprinter
  • Kabelgotenaantal 12
  • Kabelbindersaantal 100
  • Powerpointklikkersaantal 2

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 70
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Serveerschalenaantal 12
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Thermoskannenaantal 6
  • Waterkannenaantal 8
  • Afwasteiltjesaantal 3

Catering

  • Koelboxenaantal 6
  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Warmhoudbakkenaantal 4
  • Buffetbordenaantal 6
  • Tafelkleedrollenaantal 4
  • Menukaartenaantal 8
  • Voedseletikettenaantal 40
  • Drinkdispensersaantal 3
  • Boodschappen

Decoratie

  • Naamkaartjesaantal 80
  • Lanyardsaantal 80
  • Teamstickersaantal 80
  • Richtingsbordenaantal 12
  • Whiteboardvellenaantal 12
  • Post-itsaantal 20
  • Flip-overblokkenaantal 4
  • Prikbordenaantal 4
  • Tafeldecoratieaantal 12

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koksmesaantal 4
  • Serveertangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 3
  • Aluminiumfolieaantal 2
  • Vershoudfolieaantal 2
  • Opbergdozenaantal 12

Schoonmaak

  • Stofzuigeraantal 2
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Verlichting

  • Bureaulampenaantal 12
  • Sfeerverlichtingaantal 4

Tips

  • Leg thema, opdracht en beoordelingscriteria uiterlijk vóór het versturen van de uitnodigingen vast. Deelnemers moeten weten waarop hun project wordt beoordeeld en hoeveel tijd ze hebben.
  • Test de internetverbinding en alle stroompunten minstens 1 week vooraf op de plek waar de laptops komen te staan. Controleer ook HDMI-kabels, USB-C-adapters, stekkerdozen en verlengkabels.
  • Verzamel dieetwensen meteen via het inschrijfformulier en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de hackathon door aan de catering. Zo voorkom je last-minute bestellingen.
  • Stel teams pas samen nadat de laatste afmeldingen zijn verwerkt en exporteer dan de deelnemersgegevens. Print of label de indeling vóór de registratiebalie, zodat de start niet stilvalt door zoeken en herschikken.
  • Plan op de dag zelf minimaal 60 minuten voor opbouw en testen. Zet tafels, stoelen, registratiebalie, laptops en laders klaar; controleer daarna wifi, projector, luidsprekers en microfoon in de volledige opstelling.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hackathon organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en programma. Reserveer catering, mentoren en juryleden uiterlijk 4 weken van tevoren en verstuur uitnodigingen zodra thema en opdracht definitief zijn.
Hoeveel stroompunten heb je nodig voor een hackathon?
Reken per werktafel op minimaal 1 stekkerdoos en houd per deelnemer een bruikbaar aansluitpunt beschikbaar. Tel daarnaast aparte aansluitingen voor projector, luidsprekers, wifi-router, registratiebalie en andere apparatuur mee.
Wanneer moet je teams samenstellen bij een hackathon?
Verwerk eerst de laatste afmeldingen en maak daarna, meestal 1 tot 3 dagen vóór de start, de definitieve teams. Stuur de indeling samen met het programma naar deelnemers en leg bij de registratie een geprinte versie klaar.
Hoeveel tijd moet je uittrekken voor de opbouw van een hackathon?
Plan minimaal 60 minuten voor tafels, stoelen, registratie en apparatuur, plus extra tijd als je veel deelnemers verwacht. Test wifi, netwerk, projector en microfoon vóór de ontvangst, niet pas tijdens de opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!