Checklist para organizar un hackathon sin dejar cabos sueltos

Un hackathon necesita más que un tema y una sala con mesas. Hay que cerrar el programa, formar los equipos, probar la red y preparar portátiles, cables y adaptadores antes de que lleguen los participantes. También conviene dejar resueltos con tiempo el catering, las preferencias alimentarias, los mentores, el jurado y los premios. Esta checklist reúne el trabajo de preparación y el montaje para que sepas qué hacer primero y qué comprobar el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Probar la conexión a internet
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Invitar a los mentores
Invitar a los miembros del jurado
Encargar premios
Reservar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Exportar los datos de los participantes
Formar equipos
2 personas
Publicar el tema y la tarea
2 personas
Redactar los criterios de evaluación
3 personas
Enviar el programa a los participantes
Procesar las últimas bajas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger premios y materiales
2 personas
Preparar portátiles y cargadores
3 personas
Probar el wifi y la red
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Instalar la distribución eléctrica
3 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar el bufé de almuerzo
4 personas
Distribuir los snacks por las mesas
2 personas
Preparar las hojas de jurado

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Explicar la tarea
2 personas
Guiar a los equipos a sus puestos de trabajo
3 personas
Poner mentores a disposición
4 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los snacks
2 personas
Comprobar los espacios de trabajo
2 personas
Servir la cena
4 personas
Repartir las comidas dietéticas
2 personas
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas
Anunciar las señales de tiempo
Recoger las inscripciones
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Instruir a los miembros del jurado
2 personas
Coordinar las demostraciones del equipo
3 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Recoger comida y bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar espacios
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Guardar las compras sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Informar a los ganadores
Compartir fotos y presentaciones
Recopilar los recibos de gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 70
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores USB-Ccant. 6
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 18
Baterías externascant. 6
Router wifi
Cables Ethernetcant. 10
Impresora de etiquetas
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Clicadores para PowerPointcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Bandejas para mantener calientecant. 4
Platos de buffetcant. 6
Rollos de mantelescant. 4
Cartas del menúcant. 8
Etiquetas de alimentoscant. 40
Dispensadores de bebidacant. 3
Compras

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 80
Lanyardscant. 80
Pegatinas del equipocant. 80
Señales direccionalescant. 12
Hojas de pizarra blancacant. 12
Post-itscant. 20
Bloc de rotafoliocant. 4
Tableros de corchocant. 4
Decoración de mesacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 12
Iluminación ambientalcant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de abrir las inscripciones. Comprueba desde el principio cuántos puntos de electricidad hay y si permiten conectar todos los portátiles sin sobrecargar una regleta.
Prueba la conexión wifi con varios equipos y en las zonas donde trabajaréis, no solo junto al router. Ten preparados cables Ethernet, adaptadores USB-C y baterías externas para resolver fallos durante el reto.
Envía el formulario de inscripción con suficiente antelación para recopilar dietas y datos de contacto. Exporta la lista final cuando falten pocos días y procesa las bajas antes de formar los equipos.
No dejes el catering ni los premios para la última semana. Confirma las cantidades, recoge los materiales y revisa que el jurado y los mentores tengan el programa y los criterios de evaluación antes de la llegada.
Reserva tiempo para montar mesas, sillas, registro, proyector, pantalla, sonido y canaletas para cables. Haz una prueba completa de presentación y micrófono antes de abrir las puertas, y deja una mesa de registro claramente visible.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para reservar el lugar, invitar a mentores y jurado, abrir inscripciones, encargar premios y contratar el catering.
¿Cuándo hay que probar el wifi de un hackathon?: Haz una primera prueba al reservar el espacio y repítela entre 24 y 48 horas antes del evento. Comprueba la red con varios portátiles conectados y verifica también los puntos de electricidad.
¿Cuándo se forman los equipos del hackathon?: Recoge las inscripciones hasta 3 o 5 días antes y forma los equipos después de procesar las últimas bajas. Envía la composición junto con el programa y el reto para que puedan prepararse.
¿Qué material técnico necesita un hackathon?: Prepara un portátil y su cargador por participante o equipo, además de proyector, pantalla, sonido, cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores. Lleva también un router wifi, cables Ethernet y bridas para ordenar la instalación.

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