Organiser une game jam sans rien laisser au hasard

Une game jam réussie repose sur deux préparations menées en parallèle : l’organisation des participants et la fiabilité du matériel. Commence par réserver le lieu, fixer la date et ouvrir les inscriptions, puis verrouille les équipes, le règlement et le jury. Dans les jours précédant l’événement, teste chaque ordinateur, chargeur, câble réseau et point d’alimentation. Cette checklist t’aide à suivre les 59 tâches dans le bon ordre, du premier formulaire au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le thème
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste des participants
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Définir les membres du jury
Commander les prix
Élaborer le programme
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Créer le formulaire d’évaluation
Envoyer les informations aux participants
Demander les exigences techniques
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les prix
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier les chargeurs d’ordinateur portable
2 personnes
Installer le logiciel de jeu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Tester le Wifi
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Faire l’ouverture et le briefing
2 personnes
Annoncer le thème
Aider les équipes à se mettre au travail
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Animer la pause intermédiaire
2 personnes
Fournir une assistance technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Briefing du jury
Animer les jeux
3 personnes
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Sécuriser les photos et les fichiers
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Table du jury

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 18
Chargeurs d’ordinateur portableqté 18
Souris d’ordinateurqté 18
Claviersqté 18
Casques audioqté 18
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Câbles réseauqté 12
Routeur wifi
Câbles HDMIqté 3
Clés USBqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Machines à caféqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Ciseauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 40
Tableau blancqté 2
Paperboard
Marqueursqté 24
Papier A4qté 250
Post-itqté 12
Ruban adhésifqté 6
Trophéesqté 3

Éclairage

Lampes de bureauqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et fixe le thème au moins 6 à 8 semaines avant la game jam. Vérifie dès ce moment le nombre de tables, de chaises, de prises et l’accès au réseau.
Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Tu auras alors le temps de traiter les besoins alimentaires, de constituer la liste des participants et de préparer les équipes.
Demande les exigences techniques au plus tard 10 jours avant : système d’exploitation, logiciels, accès réseau et matériel personnel. Installe le logiciel de jeu sur chaque ordinateur au moins 48 heures avant.
Prévois un test grandeur nature la veille avec les chargeurs, souris, claviers, casques, multiprises, rallonges, câbles réseau, routeur wifi et câbles HDMI. Étiquette le matériel pour retrouver rapidement ce qui manque.
Envoie le programme, le règlement, les horaires, les consignes techniques et le formulaire d’évaluation 3 à 5 jours avant. Garde une table d’inscription, un tableau blanc et un paperboard pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une game jam ?: Prévois 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, fixer le thème, lancer les inscriptions et commander les prix. Les tests techniques et la répartition des équipes doivent être terminés 24 à 48 heures avant le début.
Quand fermer les inscriptions à une game jam ?: Ferme les inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Ce délai permet de confirmer les participants, leurs besoins alimentaires, les équipes et les exigences techniques.
Quel matériel faut-il prévoir pour une game jam ?: Compte au minimum un poste informatique par participant ou par équipe, avec chargeurs, souris, claviers, casques, multiprises et rallonges. Ajoute un réseau testé, des câbles HDMI, un projecteur et un écran si les présentations sont collectives.
Quand installer le matériel d’une game jam ?: Installe les tables, chaises, points d’alimentation et équipements réseau la veille si le lieu le permet. Fais un dernier contrôle 2 heures avant l’arrivée des participants, notamment des logiciels, chargeurs et connexions.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.