Checklist para organizar una game jam sin dejar cabos sueltos

Organizar una game jam exige coordinar personas, equipos y tiempos al mismo tiempo. Esta checklist reúne 59 tareas y 40 materiales para preparar el evento en orden: desde reservar el espacio y abrir las inscripciones hasta probar el software, distribuir la electricidad y recibir al jurado. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los cargadores de portátil, los premios y la información técnica para cada participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Fijar la fecha y el tema
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la lista de participantes
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Definir el jurado
Encargar premios
Elaborar el programa
2 personas
Redactar las reglas del juego
2 personas
Crear formulario de evaluación
Enviar información a los participantes
Solicitar requisitos técnicos
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar los cargadores de portátil
2 personas
Preparar el software del juego
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar sillas
2 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Probar el wifi
2 personas
Conectar el proyector
2 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Colocar las acreditaciones
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Registrar a los participantes
3 personas
Asignar equipos
2 personas
Dar la apertura y la briefing
2 personas
Anunciar el tema
Poner a los equipos a trabajar
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la cena
4 personas
Coordinar la pausa intermedia
2 personas
Ofrecer asistencia técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
Presentar los juegos
3 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
2 personas
Entregar premios
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebida
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Separar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Asegurar las fotos y los archivos
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 36
Mesa de registro
Mesa del jurado

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 18
Cargadores de portátilcant. 18
Ratones de computadoracant. 18
Tecladoscant. 18
Auricularescant. 18
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Cables de redcant. 12
Router wifi
Cables HDMIcant. 3
Memorias USBcant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Neveras portátilescant. 3
Termoscant. 3
Máquinas de cafécant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Tijerascant. 6
Bandejas de servircant. 8

Decoración

Portanombrescant. 40
Pizarra blancacant. 2
Pizarra de hojas
Rotuladorescant. 24
Papel A4cant. 250
Post-itscant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Troféos de premiocant. 3

Iluminación

Lámparas de escritoriocant. 10

Limpieza

Papeleracant. 6
Escoba y recogedorcant. 2
Juego de fregona

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el tema y el espacio antes de enviar invitaciones. Abre el formulario de inscripción con suficiente margen para recoger preferencias dietéticas y requisitos técnicos.
No esperes al día del evento para formar los equipos. Prepara la distribución con antelación y comunica las reglas, el programa y la información práctica a los participantes.
Haz una prueba técnica completa al menos 24 horas antes: software del juego, portátiles, cargadores, ratones, teclados, auriculares, router, cables de red y conexiones HDMI.
Calcula la instalación por zonas: registro, mesas de equipos, mesa del jurado y área de presentación. Comprueba que cada puesto tenga acceso a regletas y cables alargadores sin bloquear los pasillos.
Encarga los premios y el catering con varios días de margen, y confirma la entrega antes del montaje. Deja preparados vasos, platos, cubiertos, bandejas, neveras portátiles, termos y máquinas de café.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una game jam?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el espacio, fijar el tema, abrir inscripciones y encargar los premios. Durante la última semana, confirma participantes, equipos, catering y necesidades técnicas.
¿Qué debe incluir el formulario de inscripción de una game jam?: Incluye nombre, contacto, experiencia, preferencias para formar equipos y restricciones dietéticas. Añade una pregunta sobre portátil propio, sistema operativo y necesidades técnicas para detectar faltantes con 2 semanas de margen.
¿Cuántos portátiles y cargadores necesito para una game jam?: Prepara un portátil por participante que no lleve el suyo, más al menos 2 equipos de repuesto si el grupo es grande. Cada portátil debe tener su cargador identificado y probado antes del montaje.
¿Cuándo hay que probar la tecnología de una game jam?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes, incluyendo el software del juego, la red, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono. Revisa también regletas, alargadores, cables HDMI y memorias USB de respaldo.

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