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Gamejam organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Gamejam steht und fällt mit funktionierender Technik, klaren Regeln und einem Ablauf, den alle kennen. Plane zuerst Ort, Datum, Thema und Anmeldung, danach Teams, Jury, Preise und Verpflegung. Frage technische Anforderungen früh ab: Nicht jeder bringt Laptop, Ladegerät oder Kopfhörer mit. Am Veranstaltungstag brauchst du Zeit für Raumaufbau, Registrierung, Stromverteilung und einen Testlauf der Spielsoftware. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Vorbereitung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Datum und Thema festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Teameinteilung vorbereiten

    2 Personen

  • Jurymitglieder erfassen

  • Preise bestellen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Spielregeln aufschreiben

    2 Personen

  • Bewertungsformular erstellen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Technische Anforderungen anfragen

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Preise abholen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Laptop-Ladegeräte prüfen

    2 Personen

  • Spielsoftware bereitstellen

    2 Personen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • WLAN testen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Teams einteilen

    2 Personen

  • Eröffnung und Briefing durchführen

    2 Personen

  • Thema bekanntgeben

  • Teams an die Arbeit bringen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Zwischenpause begleiten

    2 Personen

  • Technische Hilfe leisten

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Jury-Briefing geben

  • Games präsentieren

    3 Personen

  • Juryformulare einsammeln

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

    2 Personen

  • Preise überreichen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Fotos und Dateien sichern

  • Teilnehmer verabschieden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 36
  • Registrierungstisch
  • Jurytisch

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 18
  • Laptop-LadegeräteAnz. 18
  • ComputermäuseAnz. 18
  • TastaturenAnz. 18
  • KopfhörerAnz. 18
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • NetzwerkkabelAnz. 12
  • WLAN-Router
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 6
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 40
  • TellerAnz. 40
  • BestecksetsAnz. 40
  • ScherenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 8

Dekoration

  • NamensschildhalterAnz. 40
  • WhiteboardAnz. 2
  • Flipchart
  • StifteAnz. 24
  • A4-PapierAnz. 250
  • Post-itsAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • PreistrophäenAnz. 3

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Frage technische Anforderungen spätestens zwei Wochen vorher ab. So weißt du, wie viele Laptops, Ladegeräte, Mäuse, Tastaturen und Kopfhörer vor Ort gebraucht werden.
  • Verschicke Teilnehmerinformationen mindestens 5 Tage vor der Gamejam. Nenne Beginn, Programm, Regeln, Teamablauf und was die Teilnehmenden selbst mitbringen sollen.
  • Plane die Stromversorgung vor dem Aufbau: Verteile Verlängerungskabel und Anschlüsse so, dass jedes Team einen erreichbaren Platz hat und keine Kabel quer durch Laufwege liegen.
  • Lege Bewertung und Abgabe vor dem Start fest. Ein schriftliches Bewertungsformular und klar formulierte Spielregeln verhindern Rückfragen kurz vor der Juryphase.
  • Stelle Verpflegung nicht erst während der Jam zusammen. Erfasse Ernährungswünsche mit der Anmeldung und plane Kaffee, Getränke, Geschirr sowie eine Ausgabe ein, die auch in kurzen Pausen funktioniert.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Gamejam organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Thema und Anmeldeformular. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Teams, Jury, Technik und Catering bereits konkret geplant sein.
Was braucht man für eine Gamejam an Technik?
Plane pro Team mindestens einen funktionsfähigen Laptop mit Ladegerät sowie passende Maus, Tastatur und Kopfhörer. Prüfe außerdem WLAN-Router, Netzwerkkabel, Verlängerungskabel, HDMI-Kabel und die Spielsoftware spätestens 3 Tage vorher.
Wie viele Getränke braucht man für eine Gamejam?
Rechne für einen Veranstaltungstag mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und Stunde, zusätzlich zu Kaffee oder Tee. Stelle Getränke spätestens 1 Stunde vor der Registrierung bereit und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche beim Catering.
Wann sollte die Teameinteilung bei einer Gamejam feststehen?
Bereite die Teameinteilung spätestens 2 bis 3 Tage vorher vor, wenn die Anmeldungen geschlossen sind. Halte am Registrierungstisch Namensschildhalter und eine aktuelle Teilnehmerliste bereit, damit Änderungen schnell eingetragen werden können.

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