Checklist pour organiser un gala, étape par étape

Un gala se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et le budget, puis les inscriptions, le programme et les fournisseurs. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les livraisons, répartir les bénévoles et traiter les besoins alimentaires. La veille, vérifiez la salle, le mobilier, la vaisselle, les boissons et la signalétique. Cette checklist rassemble 78 tâches et 61 fournitures pour suivre l’organisation jusqu’au nettoyage de l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Faire les réservations
Définir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer le programme
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Confirmer les livraisons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier les fichiers musicaux
Créer des panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Libérer la chambre froide
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Emballer séparément les allergènes
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Aménager l’espace photo
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes
Donner le briefing à l’équipe de surveillance
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Enregistrer les invités
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer les éléments du programme
Gérer la musique
Encadrer l’espace photo
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Couper la musique
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le stock
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 130
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8
Poubellesqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 140
Assiettes à dessertqté 140
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 140
Cuillères à caféqté 100
Couteaux à dînerqté 140
Fourchettes de tableqté 140
Louchesqté 16

Décoration

Nappesqté 16
Porte-serviettesqté 16
Chemins de tableqté 12
Vases en verreqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 12
Ballonsqté 100
Pieds de ballonsqté 6
Ruban de décorationqté 6
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Numéros de tableqté 12
Lumières à batterieqté 24
Guirlandes décorativesqté 10

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Ordinateur portable
Chargeur d’ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Caisse
Terminal de paiement
Portants à vêtementsqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service avec couvercleqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Conteneurs à glaceqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 4 semaines pour les réponses, les besoins alimentaires et l’organisation des tables.
Fermez les inscriptions plusieurs jours avant le gala afin de transmettre un nombre fiable au traiteur. Emballez séparément les aliments liés aux allergènes et indiquez clairement leur contenu.
Imprimez le déroulé, les badges nominatifs et les panneaux d’orientation au plus tard la veille. Prévoyez un exemplaire du programme pour chaque bénévole responsable d’un espace.
Organisez les boissons avant l’arrivée des invités : libérez la chambre froide, mettez-les au frais et vérifiez les stocks. Pour le service, comptez au minimum un verre à eau et un verre à vin par invité, avec une réserve.
Répartissez les bénévoles par mission plutôt que de leur donner une consigne générale. Faites une vérification de la salle le jour même : sol, entrée, tables, chaises, poubelles, éclairage et accès au vestiaire.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un gala ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les réservations du lieu et du traiteur passent en premier, puis viennent les invitations, les inscriptions et le programme.
Combien de temps avant un gala envoyer les invitations ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant le gala pour laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin d’ajuster le catering et les besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un gala ?: Contrôlez la salle, le nettoyage du sol et de l’entrée, le mobilier, la vaisselle, les boissons, les fichiers musicaux et les panneaux de direction. Gardez 2 à 3 heures pour cette vérification et les derniers achats.
Combien de boissons prévoir pour un gala ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure. Ajoutez une marge de 10 à 15 % et gardez les boissons au frais avant l’arrivée des invités.

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