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Gala organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Galaabend steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Eintrittspreis fest, bevor du Einladungen verschickst oder Reservierungen bestätigst. Danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche, Programm, Musik und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem praktische Details: Lieferungen prüfen, Namensschilder vorbereiten, Getränke kühlen und den Saal mit Tischen, Geschirr, Wegweisern und Dekoration fertig einrichten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Budget und Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Musikprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Lieferungen bestätigen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Musikdateien prüfen

  • Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlraum freimachen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Allergene separat verpacken

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Boden und Eingang reinigen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Buffetgerichte bereitstellen

    4 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Tischdekoration aufstellen

    3 Personen

  • Fotobereich einrichten

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    3 Personen

  • Briefing für das Catering-Team geben

    3 Personen

  • Briefing für das Aufsichtsteam geben

    3 Personen

Event

  • Türen und Eingang öffnen

    2 Personen

  • Gäste registrieren

    3 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet nachfüllen

    4 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    3 Personen

  • Tische abräumen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Programmpunkte ankündigen

  • Musik bedienen

  • Fotobereich betreuen

  • Gäste zum Ausgang begleiten

    2 Personen

  • Musik ausschalten

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Reste gekühlt aufbewahren

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte abkoppeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Vorräte zurückbringen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Lieferantenrechnungen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • StühleAnz. 130
  • GarderobenständerAnz. 3
  • HockerAnz. 8
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 140
  • DesserttellerAnz. 140
  • KaffeetassenAnz. 100
  • WassergläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 140
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • DinnermesserAnz. 140
  • EsstischgabelnAnz. 140
  • ServierlöffelAnz. 16

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenhalterAnz. 16
  • TischläuferAnz. 12
  • GlasvasenAnz. 12
  • KunstblumensträußeAnz. 12
  • BallonsAnz. 100
  • BallonständerAnz. 6
  • DekorationsbandAnz. 6
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • Willkommensschild
  • WegweiserAnz. 8
  • TischnummernAnz. 12
  • BatterielichterAnz. 24
  • Dekorative GirlandenAnz. 10

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherständerAnz. 2
  • Laptop
  • Laptop-Ladegerät
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2
  • Kasse
  • Geldautomat
  • KleiderständerAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 16
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Küchenmesser für BrotAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • EisbehälterAnz. 4

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 4
  • NachtlampenAnz. 4

Reinigung

  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag. Plane eine feste Frist, etwa 7 bis 10 Tage vorher, damit du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Namensschilder und Cateringmengen noch anpassen kannst.
  • Bestätige Catering- und sonstige Lieferungen 2 bis 3 Tage vor der Gala erneut. Prüfe dabei auch, ob Allergene separat verpackt werden und ob Buffetische, Servierlöffel und ausreichend Geschirr vorhanden sind.
  • Bereite den Ablauf nicht nur digital vor: Drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus und prüfe die Musikdateien auf dem Gerät, das während der Gala verwendet wird.
  • Teile Freiwillige mit konkreten Zeitfenstern ein. Für Einlass, Garderobe, Buffet, Programm und Aufräumen sollte jeweils mindestens eine verantwortliche Person benannt sein.
  • Kühle Getränke erst nach der Bestandsprüfung ein, aber nicht zu spät: Wasser, Wein und andere Getränke sollten am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass kalt stehen. Reinige Eingang und Boden danach, damit die letzten Arbeiten nicht durch Aufbau oder Lieferungen verschmutzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gala planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Budget. Einladungen sollten etwa 6 bis 8 Wochen vor der Gala verschickt werden, damit genug Zeit für Anmeldungen und Rückfragen bleibt.
Wann sollte die Anmeldung für eine Gala geschlossen werden?
Schließe die Anmeldung 7 bis 10 Tage vor dem Termin. So kannst du Teilnehmerzahl, Ernährungswünsche, Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig finalisieren.
Wie viele Helfer braucht man für eine Gala?
Plane mindestens eine verantwortliche Person für Einlass, Garderobe, Buffet, Technik beziehungsweise Musik und Aufräumen ein. Bei größeren Galas ist eine zusätzliche Person je Bereich sinnvoll, damit Aufgaben nicht gleichzeitig liegen bleiben.
Was muss am Tag vor der Gala erledigt sein?
Am Vortag sollten Drehbuch und Namensschilder fertig, Musikdateien geprüft, Wegweiser vorbereitet und der Bestand kontrolliert sein. Getränke können anschließend kalt gestellt, Snacks vorbereitet und Allergene separat verpackt werden.

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