Checklist completa para organizar una gala

Organizar una gala requiere coordinar reservas, invitados, catering, música, decoración y equipos en un orden claro. Este plan reúne 78 tareas y 61 materiales para que puedas avanzar desde la fecha y el presupuesto hasta la limpieza final. Incluye controles que suelen olvidarse, como recoger alergias, comprobar los archivos de música, enfriar las bebidas y preparar la señalización. Usa la lista como calendario de trabajo y asigna cada responsabilidad con una fecha límite.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer reservas
Fijar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar el programa
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Confirmar entregas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar los archivos de música
Hacer carteles de ruta
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Despejar la zona de refrigeración
2 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar los alérgenos por separado
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar el suelo y la entrada
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Montar el punto de café
2 personas
Montar los puntos de bebidas
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar la decoración de la mesa
3 personas
Montar zona de fotos
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de catering
3 personas
Dar la sesión informativa al equipo de supervisión
3 personas

Evento

Abrir las puertas y la entrada
2 personas
Registrar a los invitados
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar las partes del programa
Controlar la música
Coordinar el espacio fotográfico
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Apagar la música
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Guardar los sobrantes en frío
3 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Clasificar residuos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desconectar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver el stock
2 personas
Recoger objetos perdidos
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Procesar facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 130
Percheroscant. 3
Taburetescant. 8
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos de cenacant. 140
Platos de postrecant. 140
Tazas de cafécant. 100
Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 140
Cucharillas de cafécant. 100
Cuchillos de cenacant. 140
Tenedores de cenacant. 140
Cucharonescant. 16

Decoración

Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 16
Manteles runnerscant. 12
Jarrones de cristalcant. 12
Ramos de flores artificialescant. 12
Globoscant. 100
Soportes para globoscant. 6
Cinta decorativacant. 6
Photowall
Accesorios para fotoscant. 20
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Números de mesacant. 12
Luces de pilacant. 24
Guirnaldas decorativascant. 10

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Cargador de portátil
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Caja registradora
Cajero automático
Percheroscant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 16
Bandejas de servir con tapacant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pan de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Contenedores para hielocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas nocturnascant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, el presupuesto y el precio de entrada antes de diseñar las invitaciones. Necesitas esos cuatro datos para abrir las inscripciones sin tener que corregir la información después.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Haz un recuento final varios días antes del evento y pásalo al catering junto con los posibles alérgenos.
Prepara el programa musical y comprueba todos los archivos al menos 24 horas antes. No dejes esta revisión para el montaje: un archivo que no se reproduce puede afectar a toda la gala.
Reserva una zona de refrigeración y despeja espacio antes de recibir las bebidas. Enfríalas con antelación y prepara los aperitivos y los productos con alérgenos por separado para evitar confusiones durante el servicio.
Imprime el plan de trabajo y prepara las tarjetas de nombre, los números de mesa y los carteles de ruta antes del día de la gala. Asigna voluntarios a la entrada, el buffet y la recogida para que una sola persona no tenga que resolverlo todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una gala?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, cerrar el presupuesto y enviar las invitaciones. Deja la confirmación del catering, la música y los voluntarios para la última semana.
¿Cuándo hay que pedir el catering para una gala?: Pide el catering cuando tengas una estimación fiable de asistentes y, como mínimo, 3 semanas antes. Confirma la entrega y las necesidades dietéticas entre 5 y 7 días antes del evento.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para una gala?: Despeja la zona de refrigeración el día anterior y empieza a enfriar las bebidas con varias horas de margen. Así puedes comprobar las existencias antes de que lleguen los invitados.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una gala?: Revisa el lugar, limpia el suelo y la entrada, comprueba el inventario y prueba los archivos de música 24 horas antes. También conviene dejar listos los carteles, las tarjetas de nombre y el plan de trabajo impreso.

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