LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Galafeest organiseren: checklist voor een soepel verloop

Een galafeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie zaal en feestelijke kleding. Leg eerst datum, locatie, budget en reserveringen vast en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen, catering en het programma. In de laatste week draait alles om bevestigingen, naamkaartjes, muziek en de indeling van de ruimte. Deze checklist helpt je de 78 taken in de juiste volgorde af te werken, inclusief de kleine zaken die op de avond zelf vaak te laat worden geregeld.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en locatie vastleggen

    2 personen

  • Reserveringen maken

  • Budget en entreeprijs bepalen

    2 personen

  • Uitnodigingen ontwerpen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen openen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Programma opstellen

    2 personen

  • Muziekprogramma samenstellen

    2 personen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Leveringen bevestigen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Draaiboek afdrukken

  • Naamkaartjes voorbereiden

    2 personen

  • Muziekbestanden controleren

  • Routebordjes maken

    2 personen

  • Voorraad controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Koelruimte vrijmaken

    2 personen

  • Dranken koud zetten

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Allergenen apart verpakken

    2 personen

  • Locatie controleren

    2 personen

  • Vloer en entree schoonmaken

    3 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Buffettafels plaatsen

    3 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Servies klaarzetten

    3 personen

  • Buffetgerechten klaarzetten

    4 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Drankpunten inrichten

    3 personen

  • Versiering ophangen

    4 personen

  • Tafeldecoratie plaatsen

    3 personen

  • Fotoplek inrichten

    2 personen

  • Verlichting ophangen

    3 personen

  • Geluidsapparatuur aansluiten

    2 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Nooduitgangen vrijmaken

    2 personen

  • Toiletten controleren

    2 personen

  • Briefing ontvangstteam geven

    3 personen

  • Briefing cateringteam geven

    3 personen

  • Briefing toezichtteam geven

    3 personen

Event

  • Deuren en entree openen

    2 personen

  • Gasten registreren

    3 personen

  • Garderobe beheren

    2 personen

  • Welkomstdrank serveren

    3 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Buffet openen

    3 personen

  • Buffet bijvullen

    4 personen

  • Dieetmaaltijden uitserveren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Tafels afruimen

    3 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Programmaonderdelen aankondigen

  • Muziek bedienen

  • Fotoplek begeleiden

  • Gasten naar uitgang begeleiden

    2 personen

  • Muziek uitschakelen

  • Garderobe afsluiten

    2 personen

Nazorg

  • Restanten gekoeld opbergen

    3 personen

  • Servies verzamelen

    4 personen

  • Afval sorteren

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Apparatuur afkoppelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Toiletten schoonmaken

    2 personen

  • Voorraad terugbrengen

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Leveranciersfacturen verwerken

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Rechthoekige tafelsaantal 12
  • Buffettafelsaantal 4
  • Stoelenaantal 130
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Krukkenaantal 8
  • Afvalbakkenaantal 8

Servies

  • Dinerbordenaantal 140
  • Dessertbordenaantal 140
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Waterglazenaantal 160
  • Wijnglazenaantal 140
  • Koffielepelsaantal 100
  • Dinermessenaantal 140
  • Dinervorkenaantal 140
  • Opscheplepelsaantal 16

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 16
  • Servettenhoudersaantal 16
  • Tafellopersaantal 12
  • Glazen vazenaantal 12
  • Kunstbloemboekettenaantal 12
  • Ballonnenaantal 100
  • Ballonnenstandaardsaantal 6
  • Decoratielintaantal 6
  • Fotowand
  • Fotopropsaantal 20
  • Welkomstbord
  • Routebordjesaantal 8
  • Tafelnummersaantal 12
  • Batterijlichtjesaantal 24
  • Decoratieve slingersaantal 10

Apparatuur

  • Actieve speakersaantal 2
  • Audiomixer
  • Draadloze microfoonsaantal 2
  • Speakerstatievenaantal 2
  • Laptop
  • Laptoplader
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadstationsaantal 2
  • Kassa
  • Pinautomaat
  • Kledingrekkenaantal 3

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 6
  • Serveerschalenaantal 16
  • Serveerschalen met dekselaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Koksbroodmessenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 8
  • IJscontainersaantal 4

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 8
  • LED-spotsaantal 6
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Nachtlampenaantal 4

Schoonmaak

  • Dweilsetsaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Plan uiterlijk twee weken voor het gala een definitieve deelnemerslijst. Gebruik die voor dieetwensen, naamkaartjes, tafelnummers en de aantallen borden, glazen en stoelen.
  • Bevestig leveringen minimaal 7 dagen vooraf en controleer op de dag zelf waar catering en materialen worden geplaatst. Maak koelruimte vrij voordat de dranken worden geleverd.
  • Zet dranken minstens 3 uur voor ontvangst koud en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Controleer ook of waterglazen, wijnglazen en koffiekopjes klaarstaan.
  • Druk het draaiboek uiterlijk de dag vóór het galafeest af en geef vrijwilligers een korte taakverdeling met tijden. Neem daarin ontvangst, garderobe, catering, muziek en opruimen op.
  • Loop 60 minuten voor de start de entree en vloer na. Plaats routebordjes, controleer het welkomstbord, zet tafels en stoelen goed en houd allergenen apart verpakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een galafeest organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, budget en reserveringen. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken voor het feest en sluit de aanmeldingen 10 tot 14 dagen vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een galafeest?
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Zet daarnaast vanaf de ontvangst onbeperkt water klaar en stem de voorraad af op de verwachte duur van het programma.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een galafeest verzamelen?
Vraag dieetwensen meteen bij de aanmelding uit en leg een definitieve lijst uiterlijk 10 dagen vooraf aan de cateraar voor. Controleer op de dag zelf dat allergenen apart verpakt en herkenbaar zijn.
Wat moet ik op de dag van een galafeest controleren?
Plan een volledige locatiecontrole 60 tot 90 minuten voor de ontvangst. Controleer entree, vloer, tafels, stoelen, garderobe, routebordjes, naamkaartjes, muziek, verlichting, dranken en de plaats van de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.