Organiser un forum de l’emploi sans rien oublier

Un forum de l’emploi se prépare en plusieurs temps : d’abord les employeurs et les offres, puis les inscriptions, la logistique et enfin l’installation sur place. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des tâches, de la réservation du lieu au briefing de l’équipe d’accueil. Elle couvre aussi les détails souvent réglés trop tard, comme les besoins alimentaires, les badges, le plan des stands, le parking et les tests techniques. Utilisez-la pour répartir clairement les responsabilités et vérifier l’avancement avant le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les employeurs et les recruteurs
2 personnes
Collecter les offres d’emploi et les profils d’entreprise
2 personnes
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande traiteur
Envoyer les infos de parking
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
Créer les badges et les cartes de stand
2 personnes
Récupérer le catering
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des employeurs
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester la technique de présentation
2 personnes
Vérifier les stands des employeurs
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil

Événement

Accueillir les employeurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Ravitaillement en matériel d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des employeurs
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver la liste de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de standqté 30
Chaisesqté 90
Portant de vestiaireqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Imprimante
Imprimante d'étiquettes
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 8
Microphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pincesqté 6

Décoration

Bannières du forum de l'emploiqté 4
Panneaux de standqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 32

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu suffisamment tôt pour inviter les employeurs avant l’ouverture des inscriptions visiteurs. Demandez à chaque recruteur ses offres et son profil d’entreprise afin de préparer un programme fiable.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau et attribuez les emplacements avant d’imprimer les cartes de stand. Prévoyez un tableau à jour pour éviter les changements de dernière minute à l’accueil.
Demandez les besoins alimentaires avant de passer la commande traiteur. Comptez séparément les repas, les boissons, le café et le thé, puis gardez les glacières disponibles pour maintenir les boissons au frais.
Préparez les badges, le plan, le programme et la signalétique avant la récupération des clés. Sur place, installez d’abord les tables et les chaises, puis les stands, le comptoir d’inscription et le buffet.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des participants. Réservez ensuite un briefing court pour expliquer à l’équipe l’accueil, l’orientation vers les stands et la gestion des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un forum de l’emploi ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue, car les employeurs doivent être invités, les offres collectées et les inscriptions ouvertes avant la préparation finale. Gardez les derniers jours pour les badges, le programme, le plan, le traiteur et les confirmations pratiques.
Quand ouvrir les inscriptions visiteurs pour un forum de l’emploi ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les premiers employeurs sont confirmés. Un délai de plusieurs semaines permet de traiter les inscriptions, d’anticiper l’affluence et d’envoyer les informations de parking avant l’événement.
Que faut-il préparer la veille d’un forum de l’emploi ?: La veille, finalisez les badges, les cartes de stand, le programme, le plan et la signalétique. Vérifiez aussi la technique, les besoins alimentaires, le matériel d’accueil et les horaires de récupération des clés et du catering.
Comment installer les stands le matin du forum de l’emploi ?: Commencez par les tables et les chaises, puis attribuez chaque panneau de stand et chaque emplacement aux employeurs. Installez ensuite l’accueil, le vestiaire, le buffet et les indications, puis faites une vérification complète avant l’arrivée des visiteurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.