Jobmesse organisieren: die praktische Checkliste
Eine Jobmesse steht und fällt mit klaren Fristen: Arbeitgeber brauchen früh Informationen, Besucher eine einfache Anmeldung und das Empfangsteam einen genauen Ablauf. Plane zuerst Datum, Ort und Aussteller, bevor du Catering, Standplätze und Drucksachen beauftragst. In den letzten Tagen zählen Namensschilder, Lageplan, Technik und gekühlte Getränke. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zur Kontrolle der Arbeitgeberstände am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Arbeitgeber und Recruiter einladen
2 Personen
Stellenanzeigen und Unternehmensprofile sammeln
2 Personen
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Cateringbestellung aufgeben
Parkinformationen versenden
Programm und Lageplan drucken
2 Personen
Namensschilder und Tischkarten erstellen
2 Personen
Catering abholen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Standortschlüssel abholen
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Arbeitgeberstände aufbauen
4 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Präsentationstechnik testen
2 Personen
Stände der Arbeitgeber kontrollieren
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
Event
Arbeitgeber empfangen
3 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Namensschilder ausgeben
2 Personen
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
Informationsmaterial auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet und Tische sauber halten
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Arbeitgeberstände abbauen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundsachen übergeben
Dankesnachricht versenden
Anwesenheitsliste archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- RegistrierungstischeAnz. 2
- StehtischeAnz. 30
- StühleAnz. 90
- Umkleideraum-GarderobeAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- Drucker
- Etikettendrucker
- Beamer
- Projektionsleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 12
- KabelkanäleAnz. 8
- Handmikrofon
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ZangenAnz. 6
Dekoration
- Karrieremesse-BannerAnz. 4
- StandbeschilderungAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 200
- BadgehalterAnz. 200
- TischdeckenAnz. 32
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lade Arbeitgeber und Recruiter frühzeitig ein und sammle Stellenanzeigen sowie Unternehmensprofile zentral. So kannst du Standplätze sinnvoll zuweisen und Besuchern vorab ein vollständiges Angebot schicken.
- Öffne das Anmeldeformular mit genügend Vorlauf und bearbeite Anmeldungen täglich. Erfasse Ernährungswünsche spätestens mit der finalen Cateringbestellung, damit Sonderportionen nicht vergessen werden.
- Verschicke Parkinformationen zusammen mit der Besuchereinladung und drucke Programm, Lageplan und Wegweiser vor dem Aufbau. Plane zusätzliche Exemplare für die Registrierungstheke und die Arbeitgeberstände ein.
- Teste Beamer, Projektionsleinwand, Handmikrofon, Laptops und Drucker vor Einlass. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabelkanäle, damit keine Leitungen quer durch Besucherwege verlaufen.
- Richte Registrierungstheke, Garderobe und Cateringbuffet vor dem Briefing des Empfangsteams ein. Stelle Kaffee, Tee, Tassen, Gläser und gekühlte Getränke bereit und kontrolliere anschließend jeden Arbeitgeberstand einzeln.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Jobmesse organisieren?
- Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Einladung der Arbeitgeber. Die Anmeldefrist für Unternehmen sollte etwa 3 bis 4 Wochen vor der Messe enden, damit Standplätze und Drucksachen rechtzeitig feststehen.
- Wann sollte das Catering für eine Jobmesse bestellt werden?
- Gib die Bestellung etwa 7 bis 10 Tage vor der Messe auf, wenn die wichtigsten Anmeldungen und Ernährungswünsche vorliegen. Prüfe am Vortag die Abholzeit und stelle Kühlboxen, Kaffeemaschinen und Thermoskannen für den Aufbau bereit.
- Was muss am Tag vor einer Jobmesse vorbereitet werden?
- Bereite Namensschilder, Badgehalter, Tischkarten, Programm und Lageplan vor und kontrolliere die Technik. Lege außerdem Standbeschilderung, Banner, Wegweiser und die Einteilung der Arbeitgeberstände für den Aufbau bereit.
- Wie lange dauert der Aufbau einer Jobmesse?
- Plane für Mobiliar, Arbeitgeberstände, Registrierung, Beschilderung und Catering mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Technik sollte danach noch separat getestet werden; für die Zugangskontrolle und ein Teambriefing brauchst du zusätzlich etwa 30 Minuten.
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