Organiser un forum de l’emploi sans rien oublier

Un forum de l’emploi se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les employeurs, les candidats et le matériel doivent être coordonnés au même moment. Commence par fixer la date, les horaires et le lieu, puis confirme les entreprises avant de publier les inscriptions. Les dernières journées servent surtout à vérifier les réservations, préparer les badges et imprimer les documents. Cette checklist suit le déroulement réel de l’organisation, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Contacter les employeurs
3 personnes
Confirmer les employeurs participants
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les présentateurs
2 personnes
Vérifier les réservations
2 personnes
Élaborer le plan
2 personnes
Envoyer les informations aux employeurs
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la signalisation
2 personnes
Imprimer les flyers du programme
2 personnes
Imprimer la liste des employeurs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les espaces
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les stands des employeurs
6 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes

Événement

Accueillir les employeurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Réapprovisionner les bouchées adaptées aux régimes
Soutenir les employeurs
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire ses adieux aux employeurs
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Démonter le matériel du stand
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer les espaces
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Stocker les restes utilisables
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteurqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Câbles HDMIqté 4
Clés USBqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Répéteurs Wi-Fiqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4

Décoration

Bannièresqté 8
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Nappesqté 24
Panneaux de standqté 24
Presse-papiersqté 30
Porte-nomsqté 30
Pots à stylosqté 24

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Bureau

Étiquettes nominativesqté 250
Stylos à billeqté 150
Marqueurs permanentsqté 24
Blocs-notesqté 80
Papier A4qté 5
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 8
Trombonesqté 4
Enveloppesqté 100
Post-itqté 20
Listes d'inscriptionqté 10
Flyers du programmeqté 300
Plansqté 150
Formulaires d’évaluationqté 150
Braceletsqté 250
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Boîtes de punaisesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Extincteursqté 2

Conseils

Contacte les employeurs avant d’ouvrir les inscriptions : confirme leur présence, leurs besoins et le nombre de personnes sur chaque stand au moins 3 semaines avant le forum.
Prépare le plan des stands après avoir reçu les confirmations. Prévois une table et des chaises par employeur, puis vérifie que les prises, rallonges et multiprises atteignent bien les emplacements.
Publie le formulaire d’inscription avec les informations pratiques dès que la date et le lieu sont fixés. Demande aussi les besoins alimentaires afin de prévoir les quantités de boissons et d’en-cas.
Imprime les badges, la liste des employeurs, le programme et la signalétique 2 à 3 jours avant l’événement. Garde quelques exemplaires vierges et un marqueur pour corriger une inscription sur place.
La veille, rassemble les ordinateurs, câbles HDMI, clés USB, microphones et chargeurs dans une même caisse. Refroidis les boissons et teste le vidéoprojecteur, le Wi-Fi et le son avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum de l’emploi ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines. Les employeurs doivent être contactés et confirmés avant la publication des invitations, tandis que le plan des stands et le matériel se finalisent durant les 2 dernières semaines.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un forum de l’emploi ?: Ouvre les inscriptions dès que le lieu, les horaires et les principaux employeurs sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Fixe une date de clôture 3 à 5 jours avant le forum pour traiter les listes et les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour les stands des employeurs ?: Prévois au moins une table, des chaises, un badge et la signalétique pour chaque employeur. Ajoute les besoins techniques annoncés : ordinateur portable, alimentation, câble HDMI ou accès Wi-Fi, puis réserve quelques rallonges et multiprises de secours.
Quand préparer le matériel et les documents du forum ?: Rassemble le matériel la veille et vérifie les équipements audiovisuels avant l’ouverture. Imprime les badges, le programme, la liste des employeurs et les panneaux de direction 2 à 3 jours avant, avec quelques copies supplémentaires.

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