Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidar nada
Una feria de empleo necesita coordinación entre empresas, candidatos, salas y equipos técnicos. Empieza fijando la fecha, el horario y el lugar; después confirma a los empleadores y abre las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que preparar el plano de puestos, el programa, la información de aparcamiento y la señalización. Esta checklist reúne 69 tareas y 75 materiales para llegar al día del evento con cada detalle comprobado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y las horas
2 personas
Reservar el lugar y las salas
2 personas
Contactar a los empleadores
3 personas
Confirmar a los empleadores participantes
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar presentadores
2 personas
Comprobar las reservas
2 personas
Desarrollar el plano
2 personas
Enviar la información del empleador
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir señalización
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Imprimir lista de empleadores
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar los espacios
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar los stands de empleadores
6 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir al equipo de registro
2 personas
Evento
Recibir a los empleadores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Orientar a los visitantes
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar el micrófono
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Reponer los aperitivos aptos para dietas especiales
Apoyar a los empleadores
2 personas
Recoger objetos perdidos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los empleadores
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar los materiales del stand
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar espacios
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Guardar los restos aprovechables
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Archivar los datos de asistencia
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 120
- Mostrador de registro
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorcant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 10
- Cables HDMIcant. 4
- Memorias USBcant. 4
- Cables de cargacant. 8
- Repetidores de Wi‑Ficant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 100
- Vasos para aguacant. 100
- Platoscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 4
Decoración
- Banderascant. 8
- Globoscant. 150
- Bombas para globoscant. 3
- Mantelescant. 24
- Carteles de standcant. 24
- Portapapelescant. 30
- Portanombrescant. 30
- Portalápicescant. 24
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 6
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Oficina
- Pegatinas con nombrecant. 250
- Bolígrafoscant. 150
- Rotuladores permanentescant. 24
- Bloc de notascant. 80
- Papel A4cant. 5
- Cinta adhesivacant. 8
- Tijerascant. 8
- Grapadorascant. 4
- Grapascant. 8
- Clipscant. 4
- Sobrescant. 100
- Notas adhesivascant. 20
- Listas de registrocant. 10
- Folletos del programacant. 300
- Planoscant. 150
- Formularios de evaluacióncant. 150
- Pulserascant. 250
- Cuerdacant. 4
- Bridascant. 200
- Cubetas para chinchetascant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Linternascant. 4
- Chalecos reflectantescant. 8
- Extintorescant. 2
Consejos
- Confirma a las empresas participantes antes de cerrar el plano de puestos: cada cambio puede afectar a las mesas, las sillas, la señalización y la lista de empleadores.
- Publica el formulario de inscripción con tiempo suficiente para gestionar preferencias dietéticas y preparar las tarjetas de nombre. Haz una última revisión de las inscripciones antes de imprimir el material.
- Comprueba la parte técnica al menos un día antes: portátiles, proyector, pantallas, micrófonos inalámbricos, cables HDMI, regletas y conexión Wi‑Fi deben probarse en las salas donde se utilizarán.
- Imprime por separado el programa, la lista de empleadores y la señalización. Lleva algunas copias adicionales para cubrir cambios de última hora o asistentes que no hayan traído la información.
- Reserva tiempo para abrir el lugar antes de la llegada del público. Coloca el mostrador de registro, enfría las bebidas y prepara el café, el té y los aperitivos antes de que empiecen las presentaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo debo empezar a organizar una feria de empleo?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, contactar y confirmar a los empleadores, abrir las inscripciones y preparar el programa sin concentrar todo en los últimos días.
- ¿Cuándo hay que confirmar a las empresas participantes?
- Intenta cerrar la participación entre 4 y 6 semanas antes. Así podrás elaborar el plano de puestos, actualizar la lista de empleadores y enviar la información definitiva de aparcamiento y horarios.
- ¿Cuándo debo imprimir la señalización y los folletos?
- Imprímelos entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y el listado de empresas estén revisados. Guarda copias extra para cambios de última hora y coloca la señalización antes de abrir el lugar.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los asistentes. En ese tiempo puedes montar el registro, distribuir mesas y sillas, probar el equipo audiovisual, enfriar las bebidas y preparar los aperitivos.
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